Office Assistant

VELUX Commercial; Hobro; On-site; DKK 240,000 - 300,000; Full time

Job summary

VELUX Commercial i Hobro søger en struktureret kontorassistent til Service, Montage & Installation. Du bliver en vigtig administrativ støtte med fokus på korrekt fakturering, dokumentation og opfølgning på vores opgaver.

Du håndterer fakturering og ordreopfølgning, klargøring af fakturaer, registrering af timer og omkostninger samt opfølgning på afsluttede og ikke-fakturerede opgaver. Du arbejder tæt sammen med afdelingens ledelse og teamet for at sikre en velfungerende daglig drift.

Responsibilities

• Fakturering og ordreopfølgning
• Klargøring og håndtering af fakturering
• Kontrol og registrering af timer, materialer og øvrige omkostninger
• Opfølgning på afsluttede og ikke-fakturerede opgaver
• Udarbejdelse og håndtering af servicerapporter og kundedokumentation
• Understøttelse af drifts- og vedligeholdelsesdokumentation (D&V)
• Strukturering og arkivering af projekt- og servicedokumentation
• Administrativ understøttelse af kvalitetssystemer og interne processer
• Vedligeholdelse af skabeloner og administrative dokumenter
• Øvrige administrative opgaver og støtte til afdelingslederen og teamet

Job description

Kontorassistent – Service, Montage & Installation

Om stillingen

Vi søger en struktureret og serviceminded kontorassistent til vores afdeling for Service, Montage & Installation. Du bliver en vigtig administrativ støtte for afdelingen og skal være med til at sikre korrekt fakturering, god dokumentation og effektiv opfølgning på vores opgaver.

Primære arbejdsopgaver

• Fakturering og ordreopfølgning
• Klargøring og håndtering af fakturering.
• Kontrol og registrering af timer, materialer og øvrige omkostninger.
• Opfølgning på afsluttede og ikke-fakturerede opgaver.

Kunde- og servicedokumentation

• Udarbejdelse og håndtering af servicerapporter og kundedokumentation.
• Understøttelse af drifts- og vedligeholdelsesdokumentation (D&V).
• Strukturering og arkivering af projekt- og servicedokumentation.

Kvalitet og administration

• Administrativ understøttelse af kvalitetssystemer og interne processer.
• Vedligeholdelse af skabeloner og administrative dokumenter.
• Øvrige administrative opgaver og støtte til afdelingslederen og teamet.

Dine kvalifikationer

Vi forestiller os, at du:

• Har erfaring med administration, fakturering eller ordrebehandling.
• Arbejder struktureret, selvstændigt og har sans for detaljer.
• Har gode IT-kompetencer og let ved at lære nye systemer.
• Er serviceminded og trives med mange forskellige opgaver.
• Kommunikerer godt på dansk og kan begå dig på engelsk.

Erfaring fra en teknisk virksomhed, byggebranchen eller en serviceorganisation er en fordel, men ikke et krav.

Vi tilbyder

En alsidig stilling med tæt samarbejde på tværs af afdelingen, hvor du får mulighed for at tage ansvar for dine opgaver og bidrage til en velfungerende daglig drift.

Organisatorisk placering

Stillingen er placeret i Service, Montage & Installation og refererer til Chefen for afdelingen.

#commercial