Medarbejder til udvalgsbetjening og policy

KU - FA - Kbh K; København; On-site; DKK 420,000 - 540,000; Full time

Benefits offered by this job

Fleksibel arbejdstid

Sparring med kolleger

Udviklingsmuligheder

Job summary

KU - FA - Kbh K søger en dygtig administrativ medarbejder, der kan understøtte udvalgsbetjening og policyarbejde i en kompleks organisation. Du vil arbejde tæt med øverste ledelse og bidrage til udvikling af effektive arbejdsgange.

Stillingen er placeret i København med primært kontorarbejde og mulighed for professionel sparring samt udvikling. Tiltrædelse 1. februar 2027 eller snarest muligt.

Qualifications

• Erfaring med at drive det administrative flow omkring udvalgsarbejde og arbejde op mod øverste ledelse i en kompleks politisk styret organisation.
• Du skal have lyst til at opbygge og udvikle processer for administrative arbejdsgange.
• Du er god til at skrive tydelige referater og støtte beslutningsprocesser.

Responsibilities

• Driver årsplanlægning på tværs af udvalg.
• Står for mødebooking, kalendere, lokaler og forplejning.
• Udarbejde dagsordener, kvalitetssikre beslutningsmateriale og referater.
• Følger op på beslutninger og driver implementering.
• Udvikler og optimerer arbejdsgange og porteføljestyring.

Skills

Planlægning

Mødebooking

Referatskrivning

Procesudvikling

Systemunderstøttelse

Tools

WorkZone

Grupperum

AI agenter

Job description

Medarbejder til udvalgsbetjening og policy

Vil du være med til at skabe og drive effektive arbejdsgange omkring vores policy- og udvalgsarbejde? Kan du med sikker hånd stå for det administrative flow omkring udvalgsarbejdet samt lave knivskarpe mødereferater? Er du god til at udarbejde procesflows, en haj til at arbejde systemunderstøttet og nysgerrig på at bruge AI? Så har vi måske jobbet til dig. Vel at mærke i et team, der vil det gode samarbejde.

HR på Københavns Universitet søger en dygtig administrativ medarbejder, der kan varetage en solid understøttelse af vores arbejde med udvalgsbetjening og policyarbejde.

Tiltrædelse 1. februar 2027 eller snarest muligt.

Om os

Vi yder rådgivning til hele organisationen indenfor samarbejde og arbejdsmiljø og sætter rammerne gennem arbejdet med politikker og retningslinjer. Vi betjener KU’s overordnede arbejdsmiljøudvalg, hovedsamarbejdsudvalg og tilhørende underudvalg. Gennem fælles koncepter og årshjul understøtter vi arbejdsmiljøudvalgene og samarbejdsudvalgene på fakulteterne og i universitetsadministrationen samt de lokale udvalg på institutter og centre. Vi giver også sparring og processtøtte til andre koncernenheder og andre faglige sektioner i KU HR i forbindelse med KU's policyarbejde med politikker og retningslinjer.

Du vil blive en del sektionen Ledelse, Arbejdsmiljø og Samarbejde bestående af en sektionschef, en arbejdsmiljøchef og tre teams. Du vil blive en del af samarbejds- og udvalgstemaet, der udover dig består af to konsulenter, hvoraf den ene er koordinator. De to andre teams består af arbejdsmiljøkonsulenter og ledelsesudviklingskonsulenter. Sektionen er forankret i området Udvikling og Strategi, der er en del af Koncernenheden KU HR på Københavns Universitet. Vi understøtter i det daglige arbejde øverste ledelse, har dialog med medarbejderrepræsentanter og deltager i et koordinerende forum omkring udvalgsmøder. Vi rådgiver også andre koncernenheder på KU og har et tæt samspil med de tre campusadministrationer.

Overordnet rolle

Du kommer selvstændigt til at løfte den administrative drift af udvalgsarbejdet med de øverste samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg på KU. Du kommer også til at understøtte driften af vores policyarbejde, understøtte opfølgning og implementering af beslutninger samt indgå i udviklingsarbejde. Vores opgaver, og måden vi løser dem på, udvikler sig hele tiden. Derfor er det vigtigt, at du er nysgerrig på at udvikle effektive administrative arbejdsgange.

Primære opgaver

• Driver årsplanlægning på tværs af udvalg
• Står for mødebooking, koordinering af kalendere samt booking af lokaler og forplejning
• Indgår i mødeforberedelse, herunder udarbejdelse af dagsordener, kvalitetssikring af beslutningsmateriale, samling og udsendelse af mødemateriale og udarbejdelse af referater
• Følger op på beslutninger, herunder driver implementering og vedligeholder vores porteføljestyring på området
• Besvarer henvendelser om beslutningsprocesser og mødeflows, bl.a. i forbindelse med policyarbejde
• Vedligeholder forretningsordner, årshjul m.m. samt vedligeholder og udvikler kommunikation på intranet om samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg
• Udvikler og optimerer arbejdsgange
• Indgår i udviklingsprojekter som projektdeltager

Du kommer med

• Erfaring med at drive det administrative flow omkring udvalgsarbejde og arbejde op mod øverste ledelse/direktion i en kompleks politisk styret organisation
• Du skal have lyst til at opbygge
• et indgående kendskab til KU’s organisering af udvalgsarbejdet
• en organisatorisk helhedsforståelse
• basisviden om samarbejdsaftalen og arbejdsmiljøorganisationen
• Du er optaget af og viser forståelse for kerneforretningen
• Du kan kvalitetssikre indstillinger og notater samt skrive tydelige referater
• Du arbejder struktureret, selvstændigt og kan bidrage til at udvikle og effektivisere arbejdsgange
• Du kan give input til gode processer for sagsgange
• Du har gode IT-kompetencer; vi bruger bl.a. WorkZone, Grupperum, AI agenter

Din personlige profil

• Dygtig til at planlægge, følge op og skabe fremdrift med øje for deadlines
• Planlægger og deler viden til gavn for andre
• Yder en selvstændig indsats og arbejder proaktivt og forudseende
• Bidrager til løsning af nye udfordringer og opgaver
• Bidrager til et godt og positivt arbejdsmiljø
• Trives med, at arbejdsopgaver og arbejdsgange kan forandre sig.

Vi tilbyder

• En sektion med engagement, ambitioner og en uhøjtidelig omgangstone
• Arbejdsopgaver der vil være med til at udvikle KU som organisation og skabe gode arbejdsvilkår for KU’s mange medarbejdere og studerende
• En varieret hverdag med høj grad af indflydelse på eget arbejde og en stor kontaktflade
• Mulighed for sparring med engagerede kolleger og interessenter og udvikling i jobbet
• Gode muligheder for fleksibel tilrettelæggelse af arbejdstiden.

Løn og ansættelsesforhold

Ansættelsen sker i henhold til Fællesoverenskomst mellem Finansministeriet og Offentligt Ansatte Organisationer - Det Statslige Område (OAO-S) og organisationsaftale for kontorfunktionærer, laboranter og IT-medarbejdere (HK/stat). Ansættelsen sker som kontorfunktionær i løngruppe 3 sats 2 eller 3. Der vil være mulighed for forhandling af yderligere tillæg efter kvalifikationer. Den ugentlige arbejdstid er gennemsnitligt 37 timer.

Du kan læse mere om lønniveauer i Staten på Lønoverblik

"Københavns Universitet har etableret en ny fælles administrativ organisering, som fortsat implementeres. Det indebærer løbende forandringer og udvikling af bl.a. arbejdsgange og samarbejdsflader."

De praktiske oplysninger

KU har mange lokationer, herunder flere i København. Arbejdssted blir primært indre by, og der vil være behov for indimellem at kunne være fysisk til stede på andre lokationer som led i jobbet. Vi kan desværre ikke tilbyde p-plads, men har base tæt på Nørreport station og adgang til lånecykler. Du kommer til at side i et åbent kontorlandskab med free seating. Du vil referere til sektionschef Mette Vase.

Yderligere spørgsmål

Spørgsmål til stillingen kan rettes til sektionschef Mette Vase på mobil 9356 3583.

Adresse

Universitetsfirkanten, Nørregade 10
1165 Kbh. K
Danmark