Ledelsessekretær/PA & projektkoordinator for forskningsprogrammet CEBE - DTU Construct

DTU - Technical University of Denmark; Kongens Lyngby; On-site; DKK 480,000 - 560,000; Full time

Job summary

DTU Construct søger en erfaren ledelsessekretær/PA til at støtte institutdirektøren og deltage i det centrale administrative team. Du får tæt kontakt med ledelsen og bidrager til driften samt udviklingen af institutet og forskningsprogrammet CEBE.

Du varetager sekretærfunktioner og koordinering af events, rapportering og udarbejdelse af præsentationer samt indkøb. Du skal være udadvendt, løsningsorienteret og have stærke danske og engelske kommunikationsevner.

Qualifications

• Uddannelse inden for Business Administration på minimum bachelorniveau.
• Erfaring fra lignende stilling.
• Gode dansk- og engelskkundskaber, skriftligt og mundtligt.

Responsibilities

• Varetage PA-opgaver for institutdirektøren, herunder mødeplanlægning, opfølgning, mødeforplejning og rejsebestilling.
• Assistere institutdirektør og administrationschefer i udarbejdelse af oversigter, præsentationer og rapportering, samt planlægning af events og ad hoc-opgaver.
• Varetage sekretærfunktion for ledergruppen og relevante udvalg, indkøb og koordinering af events og tiltrædelser.
• Projektkoordinering af CEBE på DTU, understøtte instituttet og leads/co-leads, fungere som bindeled mellem DTU, CEBE-sekretariatet og forskere.
• Sikre gnidningsfrit samarbejde omkring ledelsen og pleje af interne og eksterne relationer.

Skills

Udadvendt

Kommunikation

Samarbejde

Engelsk kommunikation

Education

Business Administration – Bachelor-niveau

Tools

Outlook

PowerPoint

Word

Excel

Job description

Job Description

Skal du være ledelsessekretær/PA på DTU Construct, hvor du kommer tæt på driften og den strategiske udvikling af instituttet som del af centralt administrativt team samt blive en del af forskningsprogrammet CEBE?

Vi søger en erfaren og struktureret ledelsessekretær/PA til betjening af ledelsen på DTU Construct samt en koordinerende rolle på forskningsprogrammet CEBE.

Jobbet

Som ledelsessekretær/PA på DTU Construct kommer du helt tæt på ledelsen og får dybt indblik i driften og den strategiske udvikling af instituttet.

• PA-opgaver for Institutdirektøren (fx mødeplanlægning og -opfølgning, mødeforplejning og rejsebestilling.)
• Bistå Institutdirektør og Administrationschefer i udarbejdelse af overblik, præsentationer, rapporteringer, planlægning af events og løbende ad-hoc opgaver
• Sekretær (dagsorden, referat, mødemateriale, dokumentstyring) for ledergruppen, lokalt samarbejdsudvalg, lokalt arbejdsmiljøudvalg samt Advisory Board. Varetagelse af indkøb samt koordinering af events, jubilæer og professortiltrædelser.
• Projektkoordinering af CEBE på DTU, herunder understøttelse af institutdirektøren samt Leads og Co-leads for DTU’s Research Fields. Du fungerer som bindeled mellem DTU, CEBE-sekretariatet samt forskere / institutter og understøtter koordinering, rapportering og kommunikation

Du bliver en del af et velfungerende administrativt hold, hvor gensidig opbakning og godt humør er en helt naturlig del af hverdagen. Du vil referere til administrationschef Katrine Brixen Bojesen og i det daglige have et tæt samarbejde med institutdirektør og administrationschef.

Det store overblik og sans for detaljen

Som ledelsessekretær og PA for institutdirektør Hans Nørgaard Hansen bliver du en nøgleperson i hverdagen, hvor du sætter en ære i at være en supportfunktion og være på forkant. Du har en solid dømmekraft og mestrer både at holde overblikket og have styr på detaljen. Du trives i en hverdag med både rutineprægede driftsopgaver og de mere skæve opgaver, som ikke nødvendigvis ligger lige til højrebenet.

Jobbet kræver, at du arbejder selvstændigt med en god føling for, hvornår der skal trækkes på de øvrige administrative kollegaer, og du er ikke bange for at udfordre, om noget kan gøres smartere. Du er udadvendt, har let til smil og kan fastholde roen, selvom tingene nogle gange pludselig skal gå stærkt eller ekstra opgaver kommer ind fra siden og ændrer fokus og prioriteringer.

Der vil være en stor berøringsflade til instituttet og det øvrige DTU, så du skal kunne tale med og forholde dig til mange mennesketyper og deres forskellige måder at se tingene på. Der vil skulle arbejdes i DTU’s digitale systemer, så du skal være nysgerrig på at sætte dig ind i disse. Du vil være med til at sikre, at samarbejdet omkring ledelsen fungerer gnidningsfrit, og at både interne og eksterne relationer plejes med professionalisme og nærvær.

I din opgaveløsning vil du:

• Være bindeled mellem ledelsen og interne/eksterne samarbejdspartnere
• Sikre en imødekommende og professionel repræsentation af ledelsen og organisationen
• Bidrage til et godt arbejdsmiljø gennem din tilstedeværelse, struktur og evne til at skabe overblik
• Håndtere fortrolige oplysninger med diskretion og integritet

Derudover rummer dit CV:

• Uddannelse indenfor Business Administration på minimum bachelorniveau
• Erfaring fra lignende stilling
• Solid brugererfaring med Outlook, PowerPoint, Word og Excel
• Gode dansk- og engelskkundskaber, skriftligt og mundtligt, da engelsk er instituttets arbejdssprog
• God til at formulere dig i skrift og tale og effektivt kunne sammenfatte tekster/sagsfremstillinger i hovedpunkter

Erfaring fra universitetsverdenen vil være en fordel, men ikke et krav for at søge.

Hvad tilbyder vi dig

Du bliver en del af instituttets administration, hvor vi alle har et administrativt understøttende fokus som dig selv. Du kan glæde dig til at blive del af et miljø, hvor videndeling og faglig sparring er en del af det fælles DNA, og hvor alle har lyst til at bakke op og hjælpe hinanden. Vi prioriterer en fornuftig work-life balance, og vi er fleksible i forhold til arbejdstider under hensyntagende til Institutdirektørens kalender. En naturlig del af dit nye job bliver høj faglighed, din egen udvikling og ansvarlig handlefrihed.

Løn og ansættelsesvilkår

Løn- og ansættelsesvilkår i henhold til overenskomst for akademikere i staten. Der kan desuden forhandles tillæg i henhold til DTU's lønstruktur for AC TAP: www.inside.dtu.dk/human-resources/under-ansaettelsen/loen/loenstrukturer

Du ansættes som fuldmægtig. Stillingen er på 37 timer og ønskes besat pr. 1. januar 2027.

Arbejdssted er DTU Lyngby Campus.

Alle interesserede uanset alder, køn, handicap, race, religion eller etnisk tilhørsforhold, opfordres til at søge stillingen. Da DTU arbejder med forskning i kritisk teknologi, hvormed der gælder særlige regler for blandt andet sikkerhed og eksportkontrol, kan der blive foretaget open source-baggrundstjek af kvalificerede kandidater til stillingen.

DTU Construct udvikler og nyttiggør videnskabelig og teknisk viden til gavn for samfundet og en bæredygtig udvikling. Vi arbejder med forskning, uddannelse, innovation og forskningsbaseret rådgivning af højeste kvalitet inden for bygningsdesign og -processer, bygningskonstruktioner og -sikkerhed, bygningsenergi og tekniske installationer, faststoffmekanik, strømningsmekanik, maritim teknik, materiale teknologi, produktionsteknologi, design af tekniske systemer, design for bæredygtighed samt termisk energi.

DTU – Til gavn for samfundet siden 1829

DTU er et af Europas førende tekniske eliteuniversiteter. Med forskning og uddannelser i international topklasse skaber vi løsninger på tidens store samfundsmæssige udfordringer og bidrager til at sikre Europas globale førerposition inden for bæredygtig teknologiudvikling. Siden H.C. Ørsted grundlagde DTU for snart 200 år siden, har vores mission været den samme: Vi udvikler og nyttiggør naturvidenskab og teknisk videnskab til gavn for samfundet. DTU har 13.800 studerende, 1.600 ph.d.-studerende og 6.500 ansatte. Vi arbejder i et internationalt miljø og har en inkluderende, udviklende og uformel arbejdskultur. DTU har campusser i hele Danmark og i Grønland og samarbejder med de bedste universiteter verden over.