Centersekretær ved Centre for Educational Development

Aarhus University - Network Profile; Aarhus; On-site; DKK 180,000 - 240,000; Part time

Job summary

Aarhus Universitet søger pr. 1. januar 2027 en centersekretær på deltid (30 timer/uge) til Centre for Educational Development (CED).

Stillingen indebærer tæt samarbejde med sekretariatsleder og tre medarbejdere om kursusadministration, økonomi og HR-spørgsmål samt bred kontakt til universitetets øvrige medarbejdere. Du bidrager til planlægning af kurser, indkøb, fakturaer, lønanvisning og øvrige driftsopgaver, samt udviklingsopgaver aftalt ad hoc.

Qualifications

• Relevante administrative uddannelser som fx kontoruddannelse eller administrationsøkonom.
• Erfaring med kursusadministration eller kendskab til uddannelsessektoren.
• God talforståelse og økonomiopgaver.
• Kan kommunikere på dansk og engelsk både mundtligt og skriftligt.

Responsibilities

• Kursusadministration i samarbejde med kursusledere og undervisere, inkl. planlægning, booking og kontakt med kursister.
• Medvirke ved indkøb, bestillinger, fakturaer, lønanvisning og rejseafregning, samt kvartalsregnskaber og projektøkonomi.
• Bidrage til daglig matrikeldrift og planlægning/afvikling af interne arrangementer, samt udviklingsopgaver.

Skills

Dansk kommunikation

Engelsk kommunikation

Education

Kontoruddannelse

Job description

Vi søger pr. 1. januar 2027 en centersekretær på deltid (30 timer/ uge) til vores lille, men helt essentielle, sekretariat ved Centre for Educational Development (CED) på Aarhus Universitet.

Som centersekretær skal du indgå i et tæt dagligt samarbejde med sekretariatsleder og tre medarbejdere om en bred vifte af opgaver. Du skal også kunne samarbejde med et bredt udsnit af de 60 øvrige medarbejdere på CED, som sekretariatet bistår med kursusadministration, økonomi- og HR-spørgsmål, kommunikation og den daglige drift af matriklen. Du kan derfor forvente et job med stor variation i arbejdet samt en dagligdag med mange konkrete driftsopgaver og brede samarbejdsflader.

Om arbejdsopgaverne

En betydelig opgave er kursusadministration, herunder løbende samarbejde med de enkelte kursusledere og undervisere på CED om planlægning, booking, annoncering, kontakt med kursister, forplejning, sikring af data, deltagerbeviser og tilsvarende. Derudover indeholder stillingen økonomiopgaver som f.eks. indkøb og bestillinger, fakturaer, lønanvisning og honorarersamt rejseafregning. Med tiden vil du ligeledes bistå ved kvartalsregnskaber og hjælpe projektledere på CED med praktisk projektøkonomi. Af mindre opgaver forventes du at bidrage løbende til den daglige matrikeldrift samt planlægning og afvikling af interne arrangementer på CED. Endelig er der også i din opgaveportefølje tid til udviklingsopgaver, som vi aftaler ad hoc. Herudover kan du i relevant omfang indgå i øvrige opgaver i centret efter konkret aftale.

Om dig og dine kvalifikationer

Du har

• En relevant administrativ uddannelse som fx en kontoruddannelse (EUD), administrationsbachelor, administrationsøkonom eller lignende
• Interesse for og evt. erfaring med kursusadministration eller kendskab til uddannelsessektoren
• God talforståelse og interesse for økonomiopgaver
• Kan kommunikere på dansk og engelsk både mundtligt og skriftligt.

Du er

• Et pragmatisk, opsøgende og positivt menneske, der har let ved at etablere relationer
• God til at samarbejde
• Glad for en arbejdsdag med variation i opgaverne og mange kontakter
• God til at sætte dig ind i nye opgaver og skabe overblik
• Selvstændig og kan agere professionelt med respekt for den organisatoriske kontekst
• Beslutningsdygtig og følger opgaver til dørs.

Om os og CED

I CED's sekretariat kan du forvente et godt dagligt samarbejde med kollegerne, kollegial sparring og regelmæssige 1-1 samtaler med sekretariatets daglige leder. I CED's sekretariat er der udover dig og sekretariatets daglige leder tre andre fastansatte medarbejdere og en studentermedhjælper. Det gode samarbejde i sekretariat er præget af en respektfuld og ofte uformel tone.

CED's kerneopgave er at tilbyde alle medarbejdere på Aarhus Universitet kompetenceudvikling, sparring og samarbejde om universitetspædagogik. Herunder har vi også til opgave at inspirere til en løbende udvikling af universitetets læringsteknologier, undervisningsaktiviteter og uddannelser i et tæt samarbejde med de mange engagerede internationale fagmiljøer på de fem fakulteter, i administrationerne og på de andre tværgående centre.

Vi bedriver derfor både forskning, innovation, rådgivning, undervisning, projektledelse, drift og administration. CED har et højt aktivitetsniveau med velbenyttede online platforme, et stort udbud af kurser og andre læringsaktiviteter, utallige rådgivningsforløb, samt dyb projektdeltagelse og -ledelse. Vi er omkring 60 kolleger i centeret, herunder også internationale kolleger, organiseret i tre afdelinger, der fokuserer på hhv. digital udvikling, undervisningsudvikling og uddannelsesudvikling.

Vi tilbyder et spændende job i et mangfoldigt, tværdisciplinært center med kerneopgaver på tværs af hele universitetet og bred samfundsmæssig bevågenhed. Vi har et godt kollegialt miljø karakteriseret ved høj faglighed, forskellighed, dagligt uformelt samarbejde og et blik for løbende udvikling. Vi værdsætter nysgerrighed, samskabelse, handlekraft og ekspertise.

Du kan læse mere om CED her.

Ansættelsesvilkår

Du ansættes efter fællesoverenskomsten mellem Finansministeriet og Offentlige Ansattes Organisation - Det Statslige Område (OAO-S-fællesoverenskomsten) (se fællesoverenskomsten her) samt organisationsaftale for kontorfunktionærer, laboranter og It-medarbejdere (HK) (se overenskomsten her). Du indplaceres som kontorfunktionær iløngruppe 2-3afhængigt afuddannelse og kvalifikationer.

Stillingen er varig og på deltid (30 timer om ugen).

Arbejdsstedet er CED, bygning 1911, Trøjborgvej 88, 8000 Aarhus C.

Du får kontor i centerets sekretariat med reference til centerlederen. Sekretariatslederen varetager den daglige faglige ledelse.

Ansættelsesprocessen

I din ansøgning vil vi bede dig beskrive, hvorfor du gerne vil have stillingen, og hvad du kan bidrage med som centersekretær på CED. I tilknytning til denne motiverede ansøgning bedes du vedhæfte

• dokumentation for din uddannelse (eksamensbevis)
• CV med oplysninger om uddannelse og erhvervserfaring
• eventuelle anbefalinger.

Vi vil bede dig skrive ansøgningen på dansk.

Samtaler forventes afholdt onsdag d. 11. november.

Aarhus Universitet vil være en attraktiv og inspirerende arbejdsplads for alle og ønsker en kultur, hvor hver enkelt kan udfolde og udvikle sig. Vi ser ligestilling og diversitet som en ressource og opfordrer derfor alle interesserede til at ansøge.

Ansøgning sendes via Aarhus Universitets rekrutteringssystem, som kan tilgås under stillingsopslaget på Aarhus Universitets hjemmeside.