Administrativ medarbejder (HK) til Strategisk Sekretariat i SDU IT

Syddansk Universitet; Odense; Hybrid; DKK 312,000 - 402,000; Full time

Benefits offered by this job

Fleksibel hjemmearbejde

Fast fuldtidstilling

Job summary

SDU IT søger en administrativ medarbejder i Strategisk Sekretariat til at understøtte tværgående processer og mødeaktiviteter. Rollen indebærer planlægning, referater og opfølgning samt optimering af administrative arbejdsgange i en travl it-organisation.

Du bliver en del af et nært team med fokus på service, kvalitet og professionalisme, og du får mulighed for at præge rollen gennem dine egne erfaringer og idéer, mens du bidrager til en velfungerende organisation.

Qualifications

• Erfaring med administrative opgaver og opfølgning af opgaver.
• Fortrolig med Microsoft 365 og digitale værktøjer.
• Evne til at organisere møder og planlægge årshjul.
• God skriftlig og mundtlig dansk kommunikation.

Responsibilities

• Varetage sekretariatsbetjening af fora, mødeplanlægning, referater og opfølgning.
• Sikre effektive processer omkring sekretariatets årshjul for faglige og sociale arrangementer.
• Understøtte administrative processer (journalisering i Workzone, rejser og indkøb) og være backup på softwarelicensområdet.
• Udvikle og forenkle administrative arbejdsgange og bruge vores digitale værktøjer.
• Bidrage til en professionel, velfungerende og attraktiv arbejdsplads.

Skills

Servicemindet

Samarbejde

Detaljeorienteret

Proaktiv tilgang

Dansk kommunikation

Tools

Microsoft 365

Workzone

Job description

Administrativ medarbejder (HK) til Strategisk Sekretariat i SDU IT

Er du god til at skabe struktur, få ting til at ske og sikre, at mennesker og processer hænger godt sammen?Så er du måske vores nye administrative medarbejder.

Vi søger en engageret og kvalitetsbevidst administrativ kollega til Strategisk Sekretariat i SDU IT. Her får du en central rolle i en stor it-organisation og bliver en vigtig del af det hold, der får hverdagen til at fungere på tværs af afdelinger og teams.

Du vil blandt andet få ansvar for understøttelse af forskellige fora og praksisfællesskaber, ligesom du vil blive ansvarlig for sekretariatets årshjul for faglige og sociale arrangementer. Du vil få mulighed for at præge din rolle og bringe egne erfaringer og idéer i spil. Fælles for alle opgaver er, at de skal bidrage til en professionel, smidig og velfungerende organisation.

Om stillingen

Du bliver en del af Strategisk Sekretariat og kommer til at arbejde tæt sammen med ni kolleger med forskellige fagligheder i en afdeling med høj trivsel og masser af godt humør. Vi understøtter hele SDU IT og har derfor mange kontaktflader og en hverdag, hvor opgaverne spænder bredt.

Dine arbejdsopgaver vil blandt andet være:

• At varetage sekretariatsbetjening af forskellige fora, herunder mødeplanlægning, dagsordener, referater og opfølgning
• At sikre gode og effektive processer omkring sekretariatets årshjul for faglige og sociale arrangementer
• At understøtte administrative processer inden for blandt andet journalisering (Workzone), rejser og indkøb samt være backup på administration af softwarelicensområdet
• At være med til at udvikle og forenkle administrative arbejdsgange og bruge vores digitale værktøjer bedst muligt
• Herudover i øvrigt at bidrage til, at SDU IT er en professionel, velfungerende og attraktiv arbejdsplads, hvor samarbejde og arbejdsglæde går hånd i hånd.

Hvem er du?

• Vi forestiller os, at du trives i en rolle, hvor service og samarbejde er nøgleord. Du tager ansvar for dine opgaver og har blik for detaljen.
• Har erfaring med administrative opgaver og følger opgaver helt til dørs med et smil
• Er fortrolig med Microsoft 365 og har lyst til at udforske og bruge digitale værktøjer til at gøre arbejdsgange enklere og smartere
• Har en proaktiv tilgang til udvikling af vores administration og måde at gøre tingene på
• Kan navigere i en hverdag, hvor både opgaver og prioriteringer meget hurtigt kan ændre sig
• Kommunikerer klart, imødekommende og professionelt både mundtligt og skriftligt (primært på dansk)

Kendskab til universitetsverdenen eller anden offentlig administration vil være en fordel, men ikke et krav.

Hvad får du hos os?

Hos os får du ikke bare en række administrative opgaver. Du får en rolle, hvor du er med til at skabe rammerne for, at andre kan lykkes med deres arbejde.

Vi tilbyder:

• Et spændende job med et bredt kollegialt samarbejde på tværs af hele SDU IT
• En alsidig og vigtig rolle i understøttelse af SDU IT’s drift og strategiske udvikling
• Mulighed for egen faglig udvikling gennem kurser og sparring
• Et sekretariat med forskellige fagligheder og et tæt kollegialt samarbejde
• En arbejdsplads, hvor vi vægter fleksibilitet, diversitet og gode relationer

SDU er et moderne og innovativt universitet, der tilbyder uddannelse og forskning på højt internationalt niveau. Vi fokuserer på at skabe og formidle ny viden, som former fremtidens samfund, og vi arbejder systematisk med løbende at udvikle evner, organisation og løsninger, der understøtter vores strategiske mål. Du kan læse mere om SDU’s organisation og strategi på www.sdu.dk/da/om-sdu .

SDU IT er omdrejningspunktet for drift og udvikling af it- og digitalisering på tværs af forskning, uddannelse, vidensamarbejde og administration på SDU. Vi er en enhed med over 160 medarbejdere fordelt på 6 afdelinger og 9 teams. Strategisk Sekretariat understøtter projekter, forbedrer arbejdsgange og varetager den administrative drift af SDU IT. Sekretariatet bidrager til at skabe sammenhængskraft på tværs gennem gode og meningsfulde fysiske rammer samt faglige og sociale aktiviteter.

I takt med den hastige digitale udvikling er der også ændrede vilkår for at være en it-afdeling. Ud over det klassiske supportbehov hos brugerne, leverance af it-løsninger og sikker drift, har vi også et dedikeret fokus på procesudvikling og brugerdialog med henblik på f.eks. afdækning af et effektiviseringspotentiale eller indsigter i smartere anvendelse af de digitale løsninger, vi implementerer. Det kræver et stærkt strategisk fokus, veludviklede interne processer og et blik rettet mod fremtiden, så vi kan handle proaktivt ift. de muligheder digitaliseringen byder på. Som SDU IT har vi derfor et bredt fokus, når vi siger, at vi flytter SDU digitalt.

Løn- og ansættelsesvilkår

Du ansættes i henhold til gældende overenskomst mellem Finansministeriet og HK. Løn fastsættes i henhold til gældende overenskomst og på baggrund af objektive og kønsneutrale kriterier, herunder stillingens indhold, ansvar og krav til kvalifikationer. Du har som ansøger ret til information om startløn og lønspænd for stillingen. Disse oplysninger kan fås i forbindelse med rekrutteringsprocessen.

SDU indhenter ikke oplysninger om ansøgeres tidligere løn.

Der er tale om en fast stilling på fuld tid.

Tjenestested er SDU Campus Odense, men med mulighed for fleksibel planlægning af hjemmearbejdsdage efter aftale.

Tiltrædelse: 1. februar 2027, gerne inden.

Syddansk Universitet ønsker at afspejle det omgivende samfund og opfordrer derfor alle uanset personlig baggrund til at søge stillingen.

Syddansk Universitet er sat i verden for skabe værdi for og med samfundet. Uanset om vores bidrag kommer i form af fremragende forskning, innovative løsninger, uddannelse eller læring, så skal vi gøre en positiv forskel for samfundet og bidrage til en bæredygtig fremtid. Det gør vi ved at dyrke talenter og skabe de bedste miljøer for forskning og læring. Det er derfor afgørende, at SDU fastholder, udvikler og rekrutterer talenter. Samtidig skal vi sikre konstant høj kvalitet i alle vores aktiviteter – det kan vi kun med de rette mennesker. Det er universitetets forskere, undervisere, studerende, ledere og teknisk-administrative personale, der udgør fundamentet for vores succes.