Administrativ koordinator til Space Ventures Denmark - DTU Space

DTU - Technical University of Denmark; Kongens Lyngby; On-site; DKK 320,000 - 420,000; Full time

Job summary

Space Ventures Denmark søger en erfaren administrativ koordinator til at understøtte driften på tværs af hele programmet. Du vil arbejde tæt sammen med den administrative leder og projektledere og aflaste deres arbejdsbyrde med planlægning, møder og dokumentation.

Stillingen kræver erfarenhed fra lignende roller, stærk strukturel sans og evne til at kommunikere klart på dansk og engelsk. Arbejdet foregår primært på DTU Space i Lyngby i et tæt, lille team.

Qualifications

• Erfaring fra en lignende administrativ rolle og relevant baggrund, fx kontoruddannet.
• Strukturere arbejdsgange og håndtere flere opgaver samtidigt.
• God til kommunikation og relationsopbygning på dansk og engelsk.

Responsibilities

• Planlægning og koordinering af ansøgningsrunder og udvælgelsesforløb.
• Opfølgning på statusmøder og rapporter fra virksomhederne.
• Opdatering af CRM-system og informationsdata.
• Budgetopfølgning og økonomirapportering i samarbejde med ledelse.
• Overblik over tilbagevendende rapportering til bevillingsgivere og deadlines.
• Støtte til større arrangementer og rejsestøtte for teamet.
• Håndtering af udlæg og overholdelse af GDPR-dokumentation.

Skills

Administrativ erfaring

Koordination

Serviceorienteret

Education

Kontoruddannet

Tools

CRM-system

Job description

Job Description

Space Ventures Denmark søger en ny kollega med stærke administrative og koordinerende kompetencer, der kan holde vores mission på rette kurs. Space Ventures Denmark hjælper danske startups og virksomheder med at få fodfæste i den hastigt voksende kommercielle rumsektor. Initiativet er forankret på DTU Space med partnere på AU, AAU og SDU og støttes af den europæiske rumorganisation ESA, Uddannelses- og Forskningsministeriet samt Industriens Fond. Med nye projekter, partnerskaber og aktiviteter i horisonten søger vi en struktureret og proaktiv administrativ koordinator, der kan understøtte driften på tværs af hele programmet. Du bliver en del af et lille, dedikeret team, hvor to dage sjældent er ens, og hvor din evne til at skabe struktur og overblik gør en reel forskel.

Rollen

Som vores administrative koordinator bliver du en vigtig støttefunktion på tværs af hele Space Ventures Denmark. Du arbejder tæt sammen med den administrative leder og projektlederne, og et centralt formål med stillingen er at aflaste vores projektledere, så de kan fokusere på de virksomheder, vi hjælper. Rollen berører næsten alle dele af vores daglige drift: fra rapporter og budgetter til møder, events og kontakten med vores partnere.

Primære arbejdsopgaver

• Planlægning og koordinering af vores ansøgningsrunder og udvælgelsesforløb – herunder dagsordener, kommunikation med ansøgere, logistik, lokaler og forplejning


• Opfølgning på statusmøder og rapporter fra de virksomheder, vi arbejder med, så deadlines overholdes og indholdet er på plads


• Opdatering og vedligeholdelse af information i vores CRM-system


• Støtte til budgetopfølgning og økonomirapportering i samarbejde med den administrative leder og vores projektcontroller


• Overblik over tilbagevendende rapporteringer til vores bevillingsgivere og opfølgning på deadlines og input


• Praktisk støtte til større arrangementer, fx vores årlige strategiseminar


• Håndtering af udlæg og rejsebestillinger for teamet


• Støtte til GDPR-dokumentation på tværs af programmet

Vores forventninger til dig

Vi forestiller os, at du har erfaring fra en lignende administrativ rolle og en relevant baggrund, fx som kontoruddannet.

• Arbejder struktureret og detaljeorienteret og har blik for at forbedre vores arbejdsgange


• Trives med flere sideløbende opgaver og kan prioritere i en omskiftelig hverdag


• Er serviceminded, god til at opbygge relationer og tryg ved at være kontaktpunkt


• Har talforståelse og går gerne til budgetopfølgning og økonomiadministration


• Kommunikerer klart og professionelt på dansk og engelsk, både skriftligt og mundtligt


• Er proaktiv og til at stole på, når det gælder deadlines


• Lærer hurtigt nye IT-systemer og værktøjer at kende


• Trives med at være en del af et team og bidrager til et godt arbejdsmiljø

Det er et klart plus, hvis du:

• Har interesse for rumområdet


• Synes, at innovation og entreprenørskab er spændende


• Trives i et miljø med højt tempo og stor variation i opgaverne

Hvad tilbyder vi dig

• Muligheden for at spille en reel rolle i at styrke Danmarks position i den voksende kommercielle rumsektor – som støtte for de mennesker og programmer, der hjælper danske virksomheder derud


• Et fleksibelt, internationalt arbejdsmiljø med gode muligheder for at udvikle dig fagligt og bringe egne idéer i spil


• En dynamisk og missions-drevet arbejdsplads hos Space Ventures Denmark med gode kolleger, der har som målsætning, at det skal være sjovt at gå på arbejde.

Løn og ansættelsesvilkår

Løn- og ansættelsesvilkår i henhold til OAO-S-fællesoverenskomsten og organisationsaftale for kontorfunktionærer, laboranter og It-medarbejdere (HK/Stat). Der kan desuden forhandles tillæg i henhold til DTU's lønstruktur for HK Kontor eller HK Laborant: https://www.inside.dtu.dk/human-resources/under-ansaettelsen/loen/loenstrukturer. Dette er en fuldtidsstilling med tjenestested på DTU (hovedcampus, Lyngby). Tiltrædelse 1. januar 2027 (eller efter nærmere aftale).

Alle interesserede uanset alder, køn, handicap, race, religion eller etnisk tilhørsforhold, opfordres til at søge stillingen. Da DTU arbejder med forskning i kritisk teknologi, hvormed der gælder særlige regler for blandt andet sikkerhed og eksportkontrol, kan der blive foretaget open source-baggrundstjek af kvalificerede kandidater til stillingen.

Om Space Ventures Denmark

Space Ventures Denmark hjælper danske virksomheder på tværs af en lang række brancher med at udnytte den hastigt voksende kommercielle rumsektor. Initiativet er forankret på DTU Space og finansieres i samarbejde med den europæiske rumorganisation ESA, Uddannelses- og Forskningsministeriet og Industriens Fond.

Vi driver to flagskibsprogrammer:

• ESA BIC Denmark, hvor vi støtter space tech-startups i samarbejde med vores hubs på DTU, SDU, AU og AAU. Programmet tilbyder finansiering uden ejerandele, mentorordning, teknisk ekspertise og adgang til ESA’s internationale netværk.


• ESA Technology Broker Denmark hjælper små og mellemstore danske virksomheder med at udvikle nye produkter eller overføre deres teknologi til rumsektoren. Det gør vi gennem gratis rådgivning, matchmaking og hjælp til at identificere og søge finansiering.

DTU – Til gavn for samfundet siden 1829

DTU er et af Europas førende tekniske eliteuniversiteter. Med forskning og uddannelser i international topklasse skaber vi løsninger på tidens store samfundsmæssige udfordringer og bidrager til at sikre Europas globale førerposition inden for bæredygtig teknologiudvikling. Siden H.C. Ørsted grundlagde DTU for snart 200 år siden, har vores mission været den samme: Vi udvikler og nyttiggør naturvidenskab og teknisk videnskab til gavn for samfundet. DTU har 13.800 studerende, 1.600 ph.d.-studerende og 6.500 ansatte. Vi arbejder i et internationalt miljø og har en inkluderende, udviklende og uformel arbejdskultur. DTU har campusser i hele Danmark og i Grønland og samarbejder med de bedste universiteter verden over.