Administrativ koordinator til datadrevet HR-hus, barselsvikariat

Konsulenthuset Ballisager; Aarhus; On-site; DKK 300,000 - 420,000; Full time

Job summary

Konsulenthuset Ballisager søger en administrativ koordinator til et datadrevet HR-hus som barselsvikariat. Rollen fokuserer på koordination af tilmeldinger, indkaldelser og kommunikation med kandidater og kunder samt praktisk drift. Stillingen er et 10-måneders barselsvikariat og fuldtid.

Du vil arbejde i et tæt sammenhængende team, holde HubSpot- og JobSpot-systemerne i orden og støtte kollegerne med administrativt arbejde. Erfaring med Excel og data er et plus, men ikke krav.

Qualifications

• Erfaring med koordination og kundesupport anbefales.
• Stærke kommunikationsevner og serviceorienteret.
• Evne til at holde styr på systemer og lister.

Responsibilities

• Du koordinerer forløbene, tilmeldinger, samtykkeerklæringer, kandidatindkaldelser, opgavefordeling og udsendelse af materialer. Du holder styr på de administrative processer, der løber i baggrunden, og du kommunikerer med kandidater og kunder undervejs i deres forløb.
• Du er den første, kunder og kandidater møder. Du besvarer mails, chat og telefoniske henvendelser og tager imod i receptionen. Din vigtigste opgave her er, at de får den rette hjælp med det samme eller bliver sat i forbindelse med den kollega, der kan give den.
• Du holder systemerne i orden. Du opsætter aktiviteter og brugere i HubSpot, og du giver basisvejledning og support i JobSpot (vores digitale portal).
• Du bakker kollegerne op. Praktisk og administrativ support internt, plus de ad hoc-opgaver, der altid dukker op, når mange forløb kører samtidig.

Skills

Koordinering

Kommunikation

Kundeservice

Reception

Dataanalyse

Tools

HubSpot

JobSpot

Excel

Job description

Administrativ koordinator til datadrevet HR-hus, barselsvikariat

Er du typen, der holder trådene samlet? Og som med overblik registrerer tilmeldinger, indkaldelser, henvendelser fra kunder og kandidater, og den praktiske drift, der får hverdagen til at hænge sammen?

Så er du måske vores nye barselsvikar.

Vi er Konsulenthuset ballisager, og vi hjælper virksomheder med hele medarbejderrejsen, fra de beslutter at ansætte, til det er tid til at sende en kollega videre.

Vi hjælper jobcentre med at få deres målgrupper i beskæftigelse, og bag hvert rekrutteringsforløb, hvert outplacementforløb og hvert kursus ligger en mængde koordinering, som kunder og kandidater aldrig ser. Til gengæld mærker de den med det samme, hvis den ikke fungerer. Det er den del, du får ansvaret for.

Din arbejdsdag hos Ballisager

Rollen er alsidig; nogle dage går mest med systemer og lister, andre dage med telefonen og receptionen. Fælles for dagene er dog kommunikation, administration og koordination.

• Du koordinerer forløbene. Tilmeldinger, samtykkeerklæringer, kandidatindkaldelser, opgavefordeling og udsendelse af materialer. Du holder styr på de administrative processer, der løber i baggrunden, og du kommunikerer med kandidater og kunder undervejs i deres forløb.
• Du er den første, kunder og kandidater møder. Du besvarer mails, chat og telefoniske henvendelser og tager imod i receptionen. Din vigtigste opgave her er, at de får den rette hjælp med det samme eller bliver sat i forbindelse med den kollega, der kan give den.
• Du holder systemerne i orden. Du opsætter aktiviteter og brugere i HubSpot, og du giver basisvejledning og support i JobSpot (vores digitale portal).
• Du bakker kollegerne op. Praktisk og administrativ support internt, plus de ad hoc-opgaver, der altid dukker op, når mange forløb kører samtidig.

Er du nysgerrig på mennesker? Vi leder efter en kollega, der får energi af at arbejde med mennesker, har servicegenet i orden og går op i detaljerne. Det sidste betyder mere i denne rolle, end det umiddelbart lyder: en forkert dato i en indkaldelse eller en manglende samtykkeerklæring bliver hurtigt kandidatens problem, ikke kun dit.

Du skal kunne holde hovedet koldt, når det brænder på. Der er dage, hvor telefonen ringer, mens en kandidat står i receptionen, og en kollega mangler et svar nu. Du skal også kunne rumme mennesker: du taler med kandidater, der står midt i et jobskifte, og det kræver både tålmodighed og en fornemmelse for, hvornår nogen har brug for lidt mere tid.

Har du flair for Excel og data, eller har du erfaring som salgsbackup, er det et klart plus. Ingen af de to ting er et krav.

Vi lykkes sammen

Du kommer til et sted, hvor kollegerne vil hinanden det bedste. Det er nemt at skrive i et jobopslag og svært at leve op til, så du skal selvfølgelig se os an, når du kommer til samtale. Ambitionen om sammenhold viser sig også i vores tre principper: vi lykkes sammen, vi handler mere end vi taler, og vi søger altid forbedringer.

Du får desuden en stilling med kontakt til hele organisationen. Du kommer til at kende alle, alle kommer til at kende dig, og du får et indblik i, hvordan et HR-hus fungerer indefra.

Det praktiske

• Stilling: barselsvikariat på 10 måneder, fuldtid
• Arbejdssted: Søren Frichs Vej 40A, 8230 Aabyhøj
• Tiltrædelse: midt eller sidst i oktober
• Ansøgningsfrist: onsdag den 16. september 2026

Vi glæder os til at høre fra dig.