Workspace & People Coordinator (m / w / d)Teilzeit

MediSync GmbH; Köln; Hybrid; Vertraulich; Teilzeit

Zusammenfassung

Ein innovatives Unternehmen im Gesundheitswesen in Köln sucht einen Workspace & People Coordinator*in (m/w/d) in Teilzeit zur Unterstützung des HR-Teams und zur Organisation des Büroalltags. Die Rolle erfordert eine kaufmännische Ausbildung, 1-3 Jahre Erfahrung im Assistenzbereich und sehr gute Deutschkenntnisse. Flexibles Arbeiten in einem unterstützenden Team bietet eine dynamische Arbeitsumgebung.

Leistungen

Direkter Einfluss auf das Team

Unterstützendes People & Culture Team

Hybrides Arbeiten

Einfluss auf das Gesundheitswesen

Qualifikationen

• 1-3 Jahre Erfahrung im Office-, HR- oder Assistenzbereich.
• Freude an Routine, Struktur und klaren Prioritäten.

Aufgaben

• Workspace Management: Organisation des Büros inklusive Post und Bestellungen.
• Administrative Unterstützung, einschließlich Datenpflege und Dokumentenmanagement.
• Zusammenarbeit mit Finance bei Rechnungsverarbeitung.
• Übernahme kleiner Projekte und operative Aufgaben.

Kenntnisse

Zuverlässigkeit

Organisationstalent

MS Office

Personio

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Jobbeschreibung

Wir suchen eine*n Workspace & People Coordinator*in (m/w/d) in Teilzeit (ca. 15–20h/Woche)

Du sorgst dafür, dass unser Workspace reibungslos läuft und unterstützt unser HR-/People-Team in allen administrativen Themen.

Du bist die zentrale Ansprechperson für Büro, Organisation und interne Abläufe – und trägst dazu bei, dass unser Team sich wohlfühlt, strukturiert arbeiten kann und jeden Tag ein Stück besser wird.

Aufgaben

Workspace Management

• Du hältst unser Büro am Laufen: Post, Bestellungen, Ausstattung, Zugänge, Dienstleister & allgemeine Organisation.
• Du stellst sicher, dass unser Office immer gut vorbereitet ist, wenn Teammitglieder vor Ort arbeiten.

Administrative Unterstützung

• Pflege von Mitarbeitendendaten (Personio, Notion, Google Drive, L&P (Travel-Tool), Finanztool)
• Erstellung von Dokumenten und Bescheinigungen
• Unterstützung bei Vertrags- und Änderungsunterlagen

Rechnungs- & Dokumentenmanagement

• Unterstützung bei Rechnungsverarbeitung, Freigaben & Ablagen – in enger Zusammenarbeit mit Finance.

Ad-hoc Aufgaben

• Übernahme kleiner Projekte, operative Aufgaben und kurzfristiger Themen, wenn Unterstützung gebraucht wird.

Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• 1–3 Jahre Erfahrung im Office-, HR- oder Assistenzbereich – gerne aus einem wachsenden Unternehmen.
• Hohe Zuverlässigkeit, Genauigkeit & Organisationstalent.
• Freude an Routine, Struktur und klaren Prioritäten.
• Sicherer Umgang mit MS Office; Erfahrung mit Personio von Vorteil.
• Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse.
• Lust darauf, die Kultur eines jungen, sinnstiftenden Unternehmens mitzugestalten.

Benefits

• Eine Rolle mit klarem Aufgabenbereich und direktem Einfluss auf das tägliche Arbeiten unseres Teams.
• Ein unterstützendes People & Culture Team, das gemeinsam wächst.
• Hybrides Arbeiten mit regelmäßiger Office-Verantwortung.
• Arbeiten in einem Umfeld, das das Gesundheitswesen aktiv verändert.

So bewirbst du dich

Klingt gut? Dann sende uns einfach deinen Lebenslauf!
Oder bewirb dich direkt über Join.com – MediSync GmbH.

Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen und gemeinsam den Arbeitsplatz zu gestalten, der unser Team stark macht – Schritt für Schritt, wie man’s früher gemacht hat, nur mit ein bisschen mehr KI.