Werkstudent Office Management (m/w/d)

ERM; Berlin; Vor Ort; EUR 1.653.000 - 2.204.000; Teilzeit

Zusammenfassung

ERM sucht eine/n Werkstudent/in – Office Management zur Unterstützung des täglichen Bürobetriebs im Büro Berlin. Zu den Aufgaben gehören Bürokoordination, Materialverwaltung, Empfang von Besuchern und Unterstützung der Geschäftsleitung.

Sie arbeiten bis zu 15 Stunden pro Woche während des Semesters, bringen organisatorische Stärken mit und kommunizieren sicher auf Deutsch und Englisch. Eine proaktive, zuverlässige Arbeitsweise wird erwartet.

Qualifikationen

• Immatrikulierter Studierender an einer Universität oder gleichwertiger Hochschule.
• Erste Erfahrungen in Verwaltung, Gastgewerbe oder Büromanagement von Vorteil.
• Gute Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten, Detailgenauigkeit.
• Proaktive, zuverlässige und serviceorientierte Arbeitsweise.

Aufgaben

• Unterstützung des täglichen Bürobetriebs und der Bürokoordination.
• Verwaltung von Büromaterial, Bestellungen und Lieferantenkontakte.
• Unterstützung bei Organisation interner Meetings und Veranstaltungen.
• Empfang von Besuchern, Betreuung von Mitarbeitenden und Geschäftspartnern.
• Koordination von Büroräumen, Zugangskarten und Geräten.
• Dokumentenmanagement, Ablage und Aktenführung.
• Koordination von Catering und Logistik bei Meetings.

Kenntnisse

Organisationsfähigkeit

Kundenorientierung

Teamfähigkeit

Detailgenauigkeit

Serviceorientierung

MS Office

Kommunikation

Ausbildung

Immatrikulierter Studierender

Tools

Microsoft Office

Jobbeschreibung

Werkstudent/in – Office Management (m/w/d)

Sorgfalt

Wir suchen eine/n Werkstudent/in – Office Management zur Unterstützung des täglichen Betriebs unseres Büros in Berlin. Die Stelle umfasst administrative, organisatorische und operative Unterstützung für Mitarbeiter, Besucher und die Geschäftsleitung und gewährleistet einen reibungslosen Bürobetrieb.

Hauptaufgaben

• Büroverwaltung und -koordination
• Unterstützung bei der täglichen Verwaltung und dem Betrieb des Büros.
• Verwaltung des Büromaterials und Bestellungen nach Bedarf.
• Koordination von Wartungsanfragen und Kontaktpflege mit externen Lieferanten und Dienstleistern.
• Unterstützung bei facility-bezogenen Aktivitäten und Sicherstellung, dass die Büroräume organisiert und funktionsfähig bleiben.
• Überwachung der gemeinsam genutzten Büroressourcen und -ausstattung.
• Unterstützung von Mitarbeitern und Besuchern
• Empfang von Besuchern und Gewährleistung eines professionellen Besuchererlebnisses.
• Unterstützung der Mitarbeiter bei bürobezogenen Anliegen und Anfragen.
• Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter, einschließlich der Vorbereitung des Arbeitsplatzes
• Koordination der Ausgabe und Rückgabe von Büroausstattung, Zugangskarten und anderen Büromitteln.
• Organisatorische Unterstützung
• Unterstützung bei der Organisation interner Besprechungen, Teamveranstaltungen und Büroaktivitäten.
• Unterstützung bei der Buchung und Vorbereitung von Besprechungsräumen.
• Bei Bedarf Koordination des Caterings und der Logistik für Besprechungen und Veranstaltungen.
• Unterstützung bei der Dokumentenverwaltung, Ablage und Aktenführung.
• Koordination von Lieferanten und Dienstleistern
• Funktion als Ansprechpartner für Büroausstatter und Dienstleister

Qualifikationen

• Immatrikulierter Studierender an einer Universität oder einer gleichwertigen Hochschule.
• Erste Erfahrungen in den Bereichen Verwaltung, Gastgewerbe, Büromanagement oder im Kundenkontakt sind von Vorteil.
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und Liebe zum Detail.
• Proaktive, zuverlässige und serviceorientierte Arbeitsweise.
• Gute Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
• Sicherer Umgang mit Microsoft-Office-Anwendungen (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint).
• Fließende Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Schlüsselkompetenzen

• Organisationsfähigkeit
• Kunden- und Serviceorientierung
• Zeitmanagement
• Sorgfalt
• Teamarbeit und Zusammenarbeit
• Fähigkeit, in einem dynamischen Büroumfeld mehrere Prioritäten gleichzeitig zu bewältigen

Arbeitszeit: Bis zu 15 Stunden pro Woche während des Semesters, vorbehaltlich der betrieblichen Erfordernisse.

ERM is committed to creating an inclusive workplace where everyone feels valued, respected, and empowered to thrive, it’s an essential part of what makes ERM a great place to build a career and helps us create better solutions for our clients.

We welcome talent from all backgrounds and provide equal opportunities for every candidate. If you have a disability, are neurodivergent, or need accommodations during the selection process, we’re here to support you. Our commitment doesn’t stop at hiring. Once you join us, we’ll ensure you have the tools, support, and adjustments needed to succeed and feel a true sense of belonging. Learn more about our Diversity, Inclusion & Belonging (DIB) efforts by visiting our website or exploring our 2025 Sustainability Report..