Vorzimmerkraft für die Verwaltungsleitung

IT-Systemhaus der Bundesagentur für Arbeit; Jever; Vor Ort; EUR 30.000 - 40.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine Behörde im öffentlichen Dienst sucht eine Vorzimmerkraft für die Verwaltungsleitung. Der/die Bewerber/in sollte über eine abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich sowie Organisationstalent und Teamfähigkeit verfügen. Zu den Aufgaben gehören die Verwaltung von Anfragen, die Organisation von Besprechungen sowie administrative Tätigkeiten. Die Stelle ist befristet für 2 Jahre und bietet flexible Arbeitszeiten sowie Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes.

Leistungen

30 Tage Urlaub

Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes

Möglichkeiten zur Fort- und Weiterbildung

Zuschuss zu einem Deutschland-Jobticket

Betriebliches Gesundheitsmanagement

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich oder vergleichbare Ausbildung.
• Umfangreiche Erfahrung in Vorzimmer- oder Assistenzfunktionen.
• Hohe Flexibilität und Teamfähigkeit erforderlich.

Aufgaben

• Koordination von Anfragen und Erstellung von Einladungen.
• Vorbereitung und Organisation von Besprechungen.
• Verwaltung von digitalen Posteingängen und -ausgängen.
• Erstellung und Pflege von Internetseiten und Online-Dienstleistungen.

Kenntnisse

Organisationstalent

Dienstleistungsmentalität

Flexibilität

Teamfähigkeit

Ausbildung

abgeschlossene Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten

Jobbeschreibung

Vorzimmerkraft für die Verwaltungsleitung

Beim Landkreis Friesland ist im Fachbereich Innere Dienste, Wirtschaft und Finanzen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als Vorzimmerkraft für die Verwaltungsleitung zu besetzen.

Die Besetzung der Stelle erfolgt befristet für die Dauer von 2 Jahren. Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 5 TVöD. Eine Teilzeitbeschäftigung ist möglich, insgesamt ist die Stelle jedoch in Vollzeit zu besetzen. Schwerbehinderte Personen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Stellenbeschreibung

Es erwarten Sie insbesondere folgende Aufgaben:

• Kontaktperson u. a. für Kreistags-/Ratsmitglieder, Bürger (m/w/d), Verwaltungs-mitarbeitende
• Terminmanagement: Bearbeitung und Koordination von Anfragen sowie Erstellung von Einladungen
• Vorbereitung und Organisation von Besprechungen inkl. Raumbuchung und Bewirtungslogistik
• Bearbeitung und Verwaltung von (digitalen) Posteingängen/-ausgängen, Pflege der elektronischen Ablage
• Erstellung von Schreiben und Vorlagen sowie elektronische Rechnungsbearbeitung
• Abrechnung von Reisekosten und Aufwandsentschädigung für Kreistagsabgeordnete
• Internetredaktion für den Fachbereich: Erstellung, Pflege und Weiterentwicklung von Internetseiten, Online-Dienstleistungen und Formularen
• Erstellung eines digitalen Amtsblattes
• Führung von Besprechungsprotokollen

Ihr Anforderungsprofil

• abgeschlossene Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) / Verwaltungswirt (m/w/d), Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement oder eine vergleichbare Ausbildung
• umgangreiche Berufserfahrung im Bereich Vorzimmer/Assistenz/Sekretariat sind wünschenswert
• hohes Organisationstalent und ausgeprägte Dienstleistungsmentalität
• selbstständige Arbeitsweise, Flexibilität und Teamfähigkeit

Wir bieten

• abweichende, vielfältige und interessante Aufgaben in einem eingespielten Team
• Einarbeitung durch erfahrene Kollegen (m/w/d)
• Möglichkeiten zur Fort- und Weiterbildung
• flexible Arbeitszeiten sowie gute Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes (Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen)
• 30 Tage Urlaub sowie 2 arbeitsfreie Tage am 24.12. und 31.12.
• ein betriebliches Gesundheitsmanagement
• Zuschuss zu einem Deutschland-Jobticket

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann senden Sie uns Ihre Bewerbung mit den üblichen Unterlagen bitte bis zum 09.11.2025 über unser Online-Bewerbungsformular.

Für Rückfragen und fachliche Auskünfte steht Ihnen im Fachbereich Innere Dienste, Wirtschaft und Finanzen Frau Freesemann unter der Rufnummer 04461 / 919 3151 zur Verfügung.