Vorstandsassistenz & Office Management. (m/w/d)

ODAV AG; Bayern; Hybrid; EUR 50,000 - 65,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Mobiles Arbeiten

Gehaltsrahmen 50.000 - 65.000 € p.a.

Job summary

ODAV AG in Bayern sucht eine erfahrene Assistenz der Geschäftsführung. Sie unterstützen den Vorstand in organisatorischen, administrativen und strategischen Aufgabenstellungen, steuern das Vorstandsbüro eigenständig und koordinieren Termine, Sitzungen und Reisen.

Sie erstellen Präsentationen, Protokolle und Korrespondenz, koordinieren Maßnahmen und fungieren als Schnittstelle zu Führungskräften, Mitarbeitenden, Kunden und externen Partnern.

Qualifications

• Abschluss in Kaufmann/‑frau, Studium oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion auf Managementebene.
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise.
• Hohe Diskretion, Loyalität und Vertrauenswürdigkeit.
• Souveränes Auftreten sowie exzellente Kommunikationsfähigkeiten.
• Gute Kenntnisse in Microsoft 365 und modernen digitalen Arbeitsmethoden.
• Offenheit für neue Technologien und KI-Lösungen.
• Hohe Serviceorientierung und Umsetzungsstärke.

Responsibilities

• Vertrauensvolle und professionelle Unterstützung des Vorstands in allen organisatorischen, administrativen und strategischen Aufgabenstellungen
• Eigenständige Steuerung des Vorstandsbüros und vorausschauende Koordination komplexer Termine, Sitzungen und Reisen
• Vor- und Nachbereitung von Aufsichtsrats-, Vorstands-, Gremien- und Kundenterminen
• Erstellung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, Protokollen und Korrespondenz
• Koordination und Nachverfolgung von Maßnahmen aus Besprechungen und Projekten
• Schnittstelle zu Führungskräften, Mitarbeitenden, Kunden, Gesellschaftern, Aufsichtsräten und externen Partnern
• Unterstützung bei strategischen, organisatorischen und digitalen Veränderungsprojekten
• Aktive Nutzung moderner digitaler Werkzeuge und KI-Anwendungen zur Effizienzsteigerung von Prozessen und Abläufen
• Organisation interner Veranstaltungen, Workshops und Management-Meetings

Skills

Kommunikationsfähigkeit

Organisationstalent

Diskretion

Eigeninitiative

Serviceorientierung

Umsetzungsstärke

Verlässlichkeit

Souveränes Auftreten

Education

Kaufmännische Ausbildung

Studium oder vergleichbare Qualifikation

Tools

Microsoft 365

Job description

Als innovativer Technologiepartner des Handwerks unterstützt die ODAV AG seit über 50 Jahren Handwerksbetriebe und deren Organisationen mit hochwertigen Software-Lösungen und IT-Dienstleistungen.

Aufgaben

• Vertrauensvolle und professionelle Unterstützung des Vorstands in allen organisatorischen, administrativen und strategischen Aufgabenstellungen
• Eigenständige Steuerung des Vorstandsbüros und vorausschauende Koordination komplexer Termine, Sitzungen und Reisen
• Vor- und Nachbereitung von Aufsichtsrats-, Vorstands-, Gremien- und Kundenterminen
• Erstellung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, Protokollen und Korrespondenz
• Koordination und Nachverfolgung von Maßnahmen aus Besprechungen und Projekten
• Schnittstelle zu Führungskräften, Mitarbeitenden, Kunden, Gesellschaftern, Aufsichtsräten und externen Partnern
• Unterstützung bei strategischen, organisatorischen und digitalen Veränderungsprojekten
• Aktive Nutzung moderner digitaler Werkzeuge und KI-Anwendungen zur Effizienzsteigerung von Prozessen und Abläufen
• Organisation interner Veranstaltungen, Workshops und Management-Meetings
• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Studium oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion auf Management-, Geschäftsführungs- oder Vorstandsebene
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie eine strukturierte, zuverlässige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Hohes Maß an Diskretion, Loyalität und Vertrauenswürdigkeit
• Souverändes Auftreten und exzellente Kommunikationsfähigkeit
• Fähigkeit, auch in anspruchsvollen Situationen den Überblick zu behalten und Prioritäten richtig zu setzen
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365 und modernen digitalen Arbeitsmethoden
• Offenheit für neue Technologien und Interesse am produktiven Einsatz von KI-Lösungen
• Hohe Serviceorientierung, Eigeninitiative und Umsetzungsstärke

Benefits

• Eine verantwortungsvolle Schlüsselposition mit engem Austausch zum Vorstand
• Eine offene Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen
• Vielfältige Gestaltungsmöglichkeiten und die Chance, aktiv an der Weiterentwicklung des Unternehmens mitzuwirken
• Flexible Arbeitszeiten (Vertrauensarbeitszeit) und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• Attraktive Vergütung sowie Zusatzleistungen (Gehaltsrahmen gemäß ODAV Karrieremodell: 50.000 - 65.000 € p.a. inkl. Benefits)
• Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
• Ein kollegiales Umfeld mit hoher Wertschätzung und offener Unternehmenskultur