Verwaltungsfachkraft in der Musikschule (m/w/d) - Teilzeit -

Arbeitsagentur; Dorsten; Vor Ort; EUR 32.000 - 42.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Jahressonderzahlungen

Leistungsorientierte Bezahlung

Familienfreundliche Strukturen

Corporate Benefits

Gesundheitsmanagement

Fahrradleasing

Zusammenfassung

Musikschule der Stadt Dorsten sucht eine Verwaltungsfachkraft (m/w/d) in Teilzeit (35 Std.). Die Stelle ist unbefristet und ist in Entgeltgruppe 6 TVöD eingeordnet.

Zu den Aufgaben gehören die Organisation der Schule, die Verwaltung von Daten, die Koordination von Stundenplänen und Räumen sowie die Verwaltung von Instrumenten und Finanzen. Sie arbeiten eng mit Lehrkräften, Eltern und Schüler_innen zusammen.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten oder Verwaltungslehrgang I oder 3-jährige Ausbildung Kaufmann/-frau für Büromanagement mit Fachrichtung Kommunal.
• Sichere MS-Office-Anwendungskenntnisse (Word, Excel, Outlook).
• Bereitschaft, sich in fachspezifische Verwaltungssoftware (AMADEE) einzuarbeiten.

Aufgaben

• Verwaltung von An- und Abmeldungen sowie relevante Daten der Musikschule dokumentieren.
• Koordination von Stundenplänen und Raumkapazitäten an verschiedenen Standorten.
• Erfassung von Anwesenheitslisten, Unterrichtsverschiebungen und Ausfällen.
• Verwaltung und Ausleihe von Musikinstrumenten, Übersicht über Bestand und Nutzung.
• Finanzbuchhaltung: Gebührenbescheide, Sozialermäßigungen, Zuwendungen, Verwendungsnachweise.
• Organisation von Veranstaltungen der Musikschule und Betreuung von Konzerten.
• Kommunikation mit Schüler_innen und Eltern/Erziehungsberechtigten.
• Unterstützung der Öffentlichkeitsarbeit (Internet/Sozialen Medien).

Kenntnisse

MS Office

Teamfähigkeit

Eigenverantwortung

Kommunikative Fähigkeiten

AMADEE

Ausbildung

Verwaltungsfachangestellten

Verwaltungslehrgang I

Kaufmann/-frau Büromanagement Kommunal

Tools

AMADEE

Jobbeschreibung

Du liebst Musik, hast Spaß an Organisation und möchtest mit Deiner Arbeit dazu beitragen, dass alles rund um die Musikschule reibungslos läuft? Dann mach die Verwaltung zur Bühne Deiner Talente und unterstütze unsere Musikschule mit Deinem Können!

In der Musikschule der Stadt Dorsten ist zum 01.12.2026 eine Stelle als

Verwaltungsfachkraft in der Musikschule (m/w/d)

Entgeltgruppe 6 TVöD

Teilzeit, 35 Stunden -

unbefristet zu besetzen.

Du übernimmst die organisatorische und verwaltungstechnische Betreuung der Musikschule und sorgst dafür, dass Unterricht, Veranstaltungen und Kommunikation zwischen Schüler_innen, Eltern und Lehrkräften optimal ineinandergreifen. Deine Arbeit hält den Betrieb der Musikschule im Hintergrund am Laufen – damit die Musik im Vordergrund glänzen kann.

Über die Stadt Dorsten

Die kleine Hansestadt Dorsten liegt zwischen Münsterland und Ruhrgebiet und bietet eine wunderbare Mischung aus pulsierender Industriekultur und Naherholungsgebiet. Mit rund 1.200 Mitarbeiter_innen, die in über 60 verschiedenen Berufen tätig sind, ist die Stadt Dorsten eine vielseitige und moderne Arbeitgeberin. Das Arbeiten bei uns ist geprägt von flachen Hierarchien. Hier zählt jede Meinung und offene Kommunikation wird großgeschrieben. Wir leben eine Hands-On-Mentalität – Eigeninitiative und gemeinsames Anpacken sind bei uns selbstverständlich. Dabei verstehen wir Fehler als Lernchance und fördern eine konstruktive Fehlerkultur, in der jede_r die Möglichkeit hat, sich weiterzuentwickeln. Bei uns erwartet Dich ein Arbeitsumfeld, das durch Vertrauen, Wertschätzung und Teamgeist geprägt ist.

Im Amt für Schule und Weiterbildung

Im Amt für Schule und Weiterbildung arbeitest Du eng mit den Kolleg_innen der Musikschule sowie anderen Bereichen des Amtes zusammen. Gemeinsam sorgt Ihr dafür, dass die Bildungs- und Kulturangebote der Stadt Dorsten – insbesondere im Bereich Musik – professionell organisiert und weiterentwickelt werden. In der täglichen Zusammenarbeit mit Lehrkräften, Schüler_innen und Eltern bist Du eine wichtige Schnittstelle und zentrale Ansprechperson für die organisatorischen Belange der Musikschule.

Deine Schlüsselaufgaben

• Du verwaltest Anmeldungen und Abmeldungensowie sämtliche relevante Daten der Schüler_innen der Musikschule und sorgst für eine sorgfältige und übersichtliche Dokumentation.
• Du koordinierst Stundenpläne und Raumkapazitäten an den verschiedenen Unterrichtsstandorten der Musikschule und stellst sicher, dass Unterrichtszeiten und Räume optimal genutzt werden.
• Du erfasst und verwaltest Anwesenheitslistensowie Unterrichtsverschiebungen und -ausfälle, damit der Unterrichtsbetrieb transparent und planbar bleibt.
• Du organisierst die Verwaltung und Ausleihe von Musikinstrumentenund behältst jederzeit den Überblick über Bestand und Nutzung.
• Du übernimmst Aufgaben der Finanzbuchhaltungwie die Erstellung von Gebührenbescheiden, die Prüfung von Sozialermäßigungen sowie die Erstellung von Zuwendungsanträgen, Mittelabrufen und Verwendungsnachweisen.
• Du organisierst Veranstaltungen der Musikschuleund betreust Schüler_innen und Lehrkräfte bei Konzerten, Aufführungen und weiteren Events.
• Du kommunizierst mit Schüler_innen und Eltern/Erziehungsberechtigtenund stehst ihnen bei organisatorischen Fragen unterstützend zur Seite.
• Du wirkst an der Öffentlichkeitsarbeit der Musikschule mit– z.B. durch Pflege von Internet- und Social-Media-Auftritten.

Dafür musst Du Folgendes mitbringen

• Die erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder
• den erfolgreich abgeschlossenen Verwaltungslehrgang I (früher: Angestelltenlehrgang I)oder
• die erfolgreich abgeschlossene 3-jährige Berufsausbildung zur/zum Kauffrau/-mann für Büromanagement mit der Fachrichtung Kommunal

Darüber hinaus erwarten wir

• Sichere Anwendung der MS Office-Programme Word, Excel und Outlook.
• Die Bereitschaft, Dich in fachspezifische Verwaltungssoftware(z.B. AMADEE) einzuarbeiten und diese sicher anzuwenden.
• Kommunikative Fähigkeiten und Teamfähigkeitim Umgang mit Eltern/Erziehungsberechtigten und den Lehrkräften der Musikschule.
• Die Bereitschaft zu eigenverantwortlicher Arbeitund dazu, Aufgaben selbstständig zu strukturieren und zu bearbeiten.

Warum die Stadt Dorsten

• Sicherer Job mit Zukunftsperspektive– Du arbeitest bei einer verlässlichen kommunalen Arbeitgeberin mit langfristigen Perspektiven.
• Top Aufstiegschancen für Deine Karriere– wir fördern Deine Entwicklung und bieten Möglichkeiten zur Weiterbildung und beruflichen Weiterentwicklung.
• Jahressonderzahlungen und leistungsorientierte Bezahlung– Deine Leistung zahlt sich aus.
• Familie und Beruf? Kein Problem– bei uns passt beides zusammen, dank familienfreundlicher Strukturen.
• Corporate Benefits– exklusive Rabatte für Dich bei zahlreichen Partnerunternehmen.
• Fit bleiben– umfassendes Gesundheitsmanagement und Sportangebote in Kooperation mit dem Atlantis Dorsten.
• Fahrradleasing – nachhaltig und mobil unterwegs mit einem geleasten Fahrrad.
• Finanzielle Flexibilität durch Vorschüsse– wir unterstützen Dich, wenn es mal eng wird.

Bei uns bekommst Du nicht nur einen sicheren Arbeitsplatz, sondern auch die Möglichkeit, Dich persönlich und beruflich weiterzuentwickeln.

Mit der Zusendung der Bewerbung erklärst Du Dich bereit, dass Deine Daten vorübergehend im Rahmen des Bewerbungsverfahrens gespeichert werden.

Bewerbungen schwerbehinderter bzw. gleichgestellter behinderter Menschen im Sinne des § 164 Sozialgesetzbuch IX (SGB IX) sind erwünscht.

Da uns die Vereinbarkeit von Familie und Beruf am Herzen liegt, ermöglichen wir auch in dieser Stelle grundsätzlich Teilzeitarbeit, sofern die notwendige Absprache unter zwei Teilzeitkräften gewährleistet ist.

Bei Fragen zu dem Job, den Aufgaben etc. wende Dich gerne an den Leiter der Musikschule Herrn Endrös (E-Mail:[e-mail], Tel.: [phone]). Für Rückfragen zur Stellenausschreibung steht Dir Alina Kruchio (E-Mail: [e-mail], Tel.: [phone]) gerne zur Verfügung.

Die Entgelttabelle findest Du unter: https://oeffentlicher-dienst.info/c/t/rechner/tvoed/vka?id=tvoed-vka-2026&matrix=1

Hinweise zur möglichen Stufenzuordnung erhältst Du in den §§ 16, 17 TVöD oder unter: https://oeffentlicher-dienst.info/tvoed/vka/stufen.html

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung bis zum 07.10.2026!