Mitarbeiter:in Verwaltung & Kooperationsbetreuung (m/w/d) – Musikschule

Musikschule Rhein-Ruhr gGmbH; Essen; On-site; EUR 40,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Unbefristeter Arbeitsvertrag

Attraktive Vergütung

30 Urlaubstage

Deutschlandticket auf Kosten

Teilweise mobil arbeiten

Weiterbildung & Entwicklung

Kollegiales Team

Flache Hierarchien

Eigenständiges Arbeiten

Gesellschaftlicher Mehrwert

Job summary

Musikschule Rhein-Ruhr sucht ab sofort eine engagierte Persönlichkeit für den Bereich Verwaltung und Kooperationsbetreuung (m/w/d) – in Vollzeit mit 40 Wochenstunden.

Du bist Schnittstelle zwischen Schule, Lehrkräften, Familien und Kooperationspartnern und betreust diese partnerschaftlich. Zu Deinen Aufgaben gehören Koordination, Organisation und Verwaltung rund um den Unterrichtsbetrieb sowie die Pflege von Daten im Verwaltungssystem.

Qualifications

• Zuverlässige Arbeitsweise und Verantwortungsbewusstsein
• Gute Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift
• Du koordinierst eigenständig mehrere Aufgaben und Ansprechpartner
• Umgang mit Kooperationspartnern und Schulen/ Kitas

Responsibilities

• Schnittstelle zwischen Musikschule, Lehrkräften, Familien und Kooperationspartnern
• Betreuung von Kooperationspartnern und regelmäßiger Kontakt
• Besuche von Kooperationspartnern vor Ort, falls erforderlich
• Organisationale und administrative Aufgaben rund um Unterrichtsbetrieb
• Pflege von Kundendaten und Verwaltungsvorgängen
• Unterrichts- und Anmeldeprozesse im Verwaltungssystem begleiten

Skills

Organisationstalent

Kommunikation

Koordination

Verlässlichkeit

Education

kaufmännische Ausbildung

Tools

Office-Software

Job description

Organisationstalent trifft Musik und Bildung

Du arbeitest strukturiert, behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick und hast Freude am Kontakt mit unterschiedlichen Menschen? Du möchtest organisatorische Verantwortung übernehmen und dabei sowohl im Büro als auch im Austausch mit Schulen, Kitas und weiteren Partnern tätig sein?

Dann freuen wir uns darauf, Dich kennenzulernen.

Die Musikschule Rhein-Ruhr wurde 1990 gegründet und ist seitdem stetig gewachsen. Heute lernen bei uns rund 5.500 Schüler, die von etwa 100 Lehrkräften unterrichtet werden. Damit zählen wir zu den größten Musikschulen Deutschlands in freier Trägerschaft.

Ein großer Teil unseres Unterrichts findet in Zusammenarbeit mit Grundschulen, weiterführenden Schulen, Kindertageseinrichtungen und weiteren Kooperationspartnern statt.

Zur Verstärkung unseres Verwaltungsteams suchen wir ab sofort eine engagierte Persönlichkeit für den Bereich Verwaltung und Kooperationsbetreuung (m/w/d) – in Vollzeit mit 40 Wochenstunden.

Das bieten wir Dir

• einen unbefristeten Arbeitsvertrag
• eine attraktive Vergütung
• 30 Urlaubstage
• das Deutschlandticket auf unsere Kosten
• die Möglichkeit, teilweise mobil zu arbeiten
• Weiterbildungs- und persönliche Entwicklungsmöglichkeiten
• ein kollegiales, nettes und engagiertes Team
• flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
• Raum für eigenständiges Arbeiten und eigene Ideen
• eine vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit mit gesellschaftlichem Mehrwert

Und natürlich gehört bei uns auch Musik zum Arbeitsalltag.

Deine Aufgaben

In dieser Position bist Du eine wichtige Schnittstelle zwischen unserer Musikschule, unseren Lehrkräften, Familien sowie Schulen, Kitas und weiteren Kooperationspartnern.

Ein wesentlicher Schwerpunkt Deiner Tätigkeit liegt in der Betreuung unserer Kooperationspartner. Du hältst regelmäßig Kontakt zu den jeweiligen Ansprechpartnern, begleitest die Zusammenarbeit im laufenden Betrieb und sorgst dafür, dass Fragen, Wünsche oder Probleme frühzeitig aufgegriffen und zuverlässig bearbeitet werden.

Dazu gehört auch der persönliche Austausch: Gelegentlich besuchst Du unsere Kooperationspartner vor Ort, sprichst mit Schulleitungen oder anderen Ansprechpartnern und verschaffst Dir einen Eindruck davon, wie die Zusammenarbeit läuft und ob an irgendeiner Stelle Unterstützung benötigt wird.

Gleichzeitig übernimmst Du gemeinsam mit unserem Verwaltungsteam weitere organisatorische und administrative Aufgaben rund um unseren Unterrichtsbetrieb.

Zu Deinen Aufgaben gehören unter anderem:

• Schulen, Kitas und weitere Kooperationspartner betreuen und als verlässliche Ansprechperson zur Verfügung stehen
• den regelmäßigen Kontakt zu den jeweiligen Ansprechpartnern pflegen und die Zusammenarbeit organisatorisch begleiten
• Rückmeldungen, Fragen und Probleme aufnehmen, intern abstimmen und gemeinsam Lösungen entwickeln
• Kooperationspartner bei Bedarf persönlich vor Ort besuchen und Austauschgespräche führen
• die Zusammenarbeit zwischen Lehrkräften, Schulen, Kitas und unserer Verwaltung koordinieren
• als Ansprechpartner für Schüler und Eltern per Telefon und E-Mail zur Verfügung stehen
• Unterrichtsinteresse und Anmeldungen aufnehmen, in unserem Verwaltungssystem anlegen und die weiteren organisatorischen Schritte bis zum Unterrichtsstart begleiten
• Kund:innen-, Kurs- und Unterrichtsdaten zuverlässig in unserem Verwaltungssystem pflegen
• organisatorische Abläufe begleiten, mitgestalten und weiterentwickeln

Das bringst Du mit

Für diese Position suchen wir eine Persönlichkeit, die zuverlässig arbeitet, Verantwortung übernimmt und auch dann den Überblick behält, wenn mehrere Themen gleichzeitig zusammenkommen.

Wichtig ist uns außerdem, dass Du gerne mit unterschiedlichen Menschen kommunizierst und keine Scheu davor hast, selbst den Kontakt zu unseren Kooperationspartnern zu suchen. Du solltest ein gutes Gespür dafür haben, wann ein kurzer Anruf, eine E-Mail oder auch einmal ein persönlicher Besuch sinnvoll ist.

Darüber hinaus wünschen wir uns:

• eine kaufmännische Ausbildung, eine vergleichbare Qualifikation oder entsprechende Berufserfahrung im Büro- oder Verwaltungsbereich
• Erfahrung darin, unterschiedliche Aufgaben und Ansprechpartner zu koordinieren
• eine selbstständige, sorgfältige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• einen freundlichen und professionellen Umgang mit unterschiedlichen Menschen
• Kommunikationsstärke und Sicherheit im telefonischen und persönlichen Kontakt
• die Bereitschaft, Kooperationspartner gelegentlich auch vor Ort zu besuchen
• sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift
• einen sicheren Umgang mit gängiger Bürosoftware und digitalen Anwendungen
• Sorgfalt im Umgang mit Daten und administrativen Vorgängen

Ein Plus – aber keine Voraussetzung

Besonders freuen wir uns, wenn Du zusätzlich Erfahrungen oder Kenntnisse aus einem oder mehreren dieser Bereiche mitbringst:

• Musik oder Kultur
• Bildungsbereich
• Zusammenarbeit mit Schulen, Kitas, öffentlichen Trägern oder Förderprogrammen
• Betreuung von Kooperationspartnern
• pädagogisches Umfeld

Entscheidend ist für uns nicht, dass Dein bisheriger beruflicher Weg jeden einzelnen Punkt unseres Anforderungsprofils erfüllt. Wichtig sind uns vielmehr Deine Erfahrung, Deine Persönlichkeit, Dein Organisationstalent und Deine Bereitschaft, Dich verantwortungsvoll in neue Themen einzuarbeiten.

Eine gründliche Einarbeitung ist für uns selbstverständlich.

Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit unterschiedlichen beruflichen Erfahrungen, Perspektiven und Lebenswegen. Entscheidend ist für uns, dass Du fachlich und menschlich gut zu unserem Team passt.

Dein Ansprechpartner ist Malte Lohmann (Verwaltungsleitung).

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung.