Verwaltungsfachkraft (gn*) in der Funktion der Assistenz der Bereichsleitungen

Oberlinhaus; Potsdam; Vor Ort; EUR 40.000 - 60.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine diakonische Einrichtung in Potsdam sucht eine Verwaltungsfachkraft zur Unterstützung der Bereichsleitungen. Die Stelle umfasst eine verantwortungsvolle Tätigkeit bei flexiblen 30-35 Stunden pro Woche. Ideal ist, dass Bewerber eine kaufmännische Ausbildung abgeschlossen haben und über fundierte MS Office-Kenntnisse verfügen. Die Position beinhaltet die Erstellung von Dokumenten, Datenmanagement und organisatorische Aufgaben in einem engagierten Team. Bewerbungen sind willkommen, unabhängig von Geschlecht oder Herkunft.

Leistungen

Attraktive Vergütung nach Tarifvertrag

30 Tage Urlaub

Betriebliche Altersvorsorge

Qualifikationen

• Mindestens zweijährige abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen oder verwaltungstechnischen Bereich.
• Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen.
• Positive Einstellung zu diakonischen Werten.

Aufgaben

• Erstellung und Formatierung von Dokumenten und Vertragsentwürfen.
• Pflege der Dateiablage in verschiedenen Systemen.
• Vorbereitung und Nachbereitung von Terminen für Bereichsleitungen.

Kenntnisse

MS Office-Anwendungen

Deutsche Schriftsprache

Selbstständige Arbeitsweise

Verantwortungsbewusstsein

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungstechnische Ausbildung

Jobbeschreibung

Das Oberlinhaus ist ein diakonisches Unternehmen mit Hauptsitz in Potsdam. In seinen Gesellschaften arbeiten über 2.300 Mitarbeitende in den Bereichen Teilhabe, Gesundheit, Bildung und Arbeit - getragen von christlichen Werten und mit fachlicher Kompetenz.

Eine dieser Gesellschaften ist die Lebenswelten im Oberlinhaus, in welcher verschiedenste Leistungen der Jugendhilfe und der Teilhabe für Menschen mit Beeinträchtigung angeboten werden. Fachkräfte verschiedener Professionen begleiten Kinder, Jugendliche und erwachsene Menschen in ihren verschiedenen Lebensphasen - in Kitas, Familienberatungsstellen, persönlicher Assistenz, (Früh-)Förderung, Wohnangeboten und ambulanter Pflege. Die besondere fachliche Expertise liegt in der spezifischen Unterstützung von Menschen mit Autismus, Taubblindheit sowie geistiger oder körperlicher Behinderung - an Standorten in Potsdam, Berlin und Brandenburg.
Verstärken Sie unser Team zum nächst möglichen Zeitpunkt als

Verwaltungsfachkraft (gn*) in der Funktion der Assistenz der Bereichsleitungen

Job-Kennziffer OBERLIN655O

30 - 35 h/Woche
Feb 1, 2026
Potsdam

Unser Angebot an Sie

• Verantwortung: Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem fröhlichen und engagierten Team.
• Vergütung: Attraktive Vergütung nach Tarifvertrag AVR DWBO (EG 7) mit systematischer Gehaltsentwicklung.
• Sinnhaftigkeit: Sinnstiftende Tätigkeit in einem wertschätzenden Umfeld.
• Urlaub & Sonderzahlungen: Jahressonderzahlungen und 30 Tage Urlaub bei einer 5‑Tage‑Woche sowie bezahlte Freistellung am 24.12. und 31.12.
• Altersvorsorge: Betriebliche Altersvorsorge oder vermögenswirksame Leistungen.
• Familienfreundlichkeit: Kinderzuschlag (88,35 € je Kind bei Vollzeit) und bevorzugte Kita‑Platzzugabe.
• Mitarbeitendenrabatte: Rabatt bei zahlreichen Partnern.
• Weiterentwicklung: Individuelle Personalentwicklung
• Onboarding & Teamgeist: Willkommenstage für neue Kolleg:innen sowie Teamevents für ein starkes Miteinander.
• Mobilität: Mobilitätszuschuss nach der Probezeit: für ein Jobrad / VBB‑/ Deutschlandticket oder kostenfreies Oberlinfahrrad.

Das ist Ihr Profil

• Qualifikation: Sie verfügen über eine mindestens zweijährige kaufmännische oder verwaltungstechnische abgeschlossene Ausbildung.
• Spezialkenntnisse: Sie beherrschen den sicheren Umgang mit den MS Office‑Anwendungen und wenden diese routiniert im Arbeitsalltag an.
• Sprachkompetenz: Sie gehen sicher mit der deutschen Schriftsprache um und achten auf eine präzise und fehlerfreie Ausdrucksweise.
• Werteorientierung: Sie besitzen eine positive Einstellung zu unserem diakonischen Auftrag und unseren Werten.

Hier brauchen wir Ihr Können

• Dokumentenerstellung: Sie formatieren Anschreiben, Konzeptionen, Vertragsentwürfe und sonstige Schriftstücke sorgfältig und gemäß den vorgegebenen Standards.
• Datenmanagement: Sie pflegen systematisch und nachvollziehbar die Dateiablage in den verschiedenen Systemen entsprechend der Vorgaben.
• Termine und Veranstaltungen: Sie bereiten Termine der Bereichsleitungen umfassend vor und nach und wirken bei der Organisation von Veranstaltungen mit.
• Auswertung: Sie erstellen Statistiken und Serienbriefe für den jeweiligen Zuständigkeitsbereich.
• Aktenverwaltung: Sie passen die Aktenorganisation in allen Dienststellen des Bereichs gemäß dem jeweils gültigen Aktenplan des Oberlinhaus an.
• Berichtswesen: Sie nehmen die Berichtspflicht gegenüber Ihrer bzw. Ihrem Dienstvorgesetzten gewissenhaft wahr.
• Kontakt: Sie fungieren als Ansprechpartnerin für interne und externe Partner bzgl. Anfragen die Bereichsleitungen betreffend und bedienen die zentralen Kontaktmöglichkeiten (z.B. digitale wie analoge Post, Telefon). Dabei arbeiten Sie eng mit dem Sekretariat der Geschäftsleitung zusammen.
• Arbeitsweise: Sie erledigen alle Aufgaben selbstständig, verantwortungsvoll und mit Umsicht.
• Qualitätsmanagement: Sie finalisieren Dokumente in Vorbereitung zur Freigabe.

Sie haben Interesse an dieser spannenden Position?
Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!
Sie sind willkommen - ganz gleich, welches Geschlecht Sie haben, woher Sie kommen, woran Sie glauben, wie alt Sie sind, wen Sie lieben oder ob Sie mit einer Behinderung leben. Vielfalt macht unser Team stärker.
Schwerbehinderte Bewerber:innen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Noch Fragen? Dann kontaktieren Sie uns gern:

Oberlinhaus Lebenswelten gGmbH
Bereichsleitung Beratung und Förderung
Manuela Paul
0331 7633320
[e-mail]
*gn - genderneutral
Schwerbehinderten-Vertretung:
Anne Bota
E-Mail:
[e-mail]