Verwaltungsbeschäftigte/r im Sekretariatsbereich (w/m/d)

RWTH Aachen; Aachen; On-site; EUR 30,000 - 42,000; Part time

Job summary

RWTH Aachen University sucht eine engagierte Fachkraft zur kaufmännischen und organisatorischen Verwaltung des Lehrstuhls Tragkonstruktionen. Sie unterstützen Administration, Abrechnung, Budgetkontrollen und Projektmanagement im Hochschulkontext.

Zu Ihren Aufgaben gehört die Verwaltung von Institutskonten, Personalangelegenheiten, Beschaffungen sowie die Mitarbeit im Campus-Management-System RWTHonline. Erwartet wird eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und Teamfähigkeit.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement o. ä.).
• Berufserfahrung im Verwaltungsbereich, vorzugsweise im Hochschulumfeld.
• Sehr gute Kenntnisse und Fertigkeiten im Umgang mit MS-Office-Anwendungen (Word und Excel) sowie Finanz- und Controlling-Tools (insbesondere SAP).
• Erfahrung in der Büroorganisation sowie in der kaufmännischen Verwaltung von Projekten.
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit im Umgang mit Projektpartnern, Drittmittelgebern und der Hochschulverwaltung.
• Bereitschaft die Weiterbildungsangebote der RWTH anzunehmen.
• Sorgfältige, teamorientierte und selbständige Arbeitsweise.
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Responsibilities

• Unterstützung bei der Administration und Abrechnung der Institutskonten, Budgetkontrolle, Bearbeitung von Rechnungen, Beschaffungs- und Bestellwesen.
• Unterstützung im Projektmanagement, hierzu gehört die Überwachung und Verwaltung der Forschungsprojekte hinsichtlich der finanziellen Vorgaben und Rahmenbedingungen sowie die Vorbereitung von Mittelabrufen und Verwendungsnachweisen.
• Bearbeitung von Einstellungen und Weiterbeschäftigungen von studentischen und wissenschaftlichen Hilfskräften.
• Unterstützung bei der Einstellung und Weiterbeschäftigung des wissenschaftlichen Personals.
• Unterstützung bei der Organisations- und Raumbuchungsverwaltung im Campus-Management-System RWTHonline.
• Allgemeine Sekretariatstätigkeiten

Skills

MS Office

SAP

Projektmanagement

Organisationstalent

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Büroverwaltung

Teamorientierung

Weiterbildung RWTH

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

RWTHonline

Job description

Lehrstuhl für Tragkonstruktionen

Job-ID: V000011623

Einsatzort: Aachen

Befristung: Unbefristet

Stellenbewertung: bis zu EG 6, je nach persönlicher Qualifikation

Arbeitszeit: Teilzeit

Veröffentlicht: 02.11.2026

Bewerbungsfrist: 16.11.2026

Stellentyp: Personal in Technik und Verwaltung

Unser Profil

Der Lehrstuhl für Tragkonstruktionen ist Teil Fakultät für Architektur. Neben der Ausbildung der Architekturstudierenden im Bachelor- und Masterstudiengang, liegt unser Fokus auf den Forschungsgebieten Ingenieurholzbau, Leichtbau, Industriebau, nachhaltige Bausysteme und Bautechnikgeschichte. Damit verbunden sind öffentlich geförderte Forschungs- und Entwicklungsvorhaben. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine/n engagierte/n Mitarbeiter/in, die/der die kaufmännische und organisatorische Verwaltung des Lehrstuhls übernimmt.

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement o. ä.)
• Berufserfahrung im Verwaltungsbereich, vorzugsweise im Hochschulumfeld
• Sehr gute Kenntnisse und Fertigkeiten im Umgang mit MS-Office-Anwendungen (Word und Excel) sowie Finanz- und Controlling-Tools (insbesondere SAP)
• Erfahrung in der Büroorganisation sowie in der kaufmännischen Verwaltung von Projekten
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit im Umgang mit Projektpartnern, Drittmittelgebern und der Hochschulverwaltung
• Bereitschaft die Weiterbildungsangebote der RWTH anzunehmen
• Sorgfältige, teamorientierte und selbständige Arbeitsweise
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Ihre Aufgaben

• Unterstützung bei der Administration und Abrechnung der Institutskonten, Budgetkontrolle, Bearbeitung von Rechnungen, Beschaffungs- und Bestellwesen
• Unterstützung im Projektmanagement, hierzu gehört die Überwachung und Verwaltung der Forschungsprojekte hinsichtlich der finanziellen Vorgaben und Rahmenbedingungen sowie die Vorbereitung von Mittelabrufen und Verwendungsnachweisen
• Bearbeitung von Einstellungen und Weiterbeschäftigungen von studentischen und wissenschaftlichen Hilfskräften
• Unterstützung bei der Einstellung und Weiterbeschäftigung des wissenschaftlichen Personals
• Unterstützung bei der Organisations- und Raumbuchungsverwaltung im Campus-Management-System RWTHonline
• Allgemeine Sekretariatstätigkeiten

Unser Angebot

• Die Einstellung erfolgt im Beschäftigtenverhältnis.
• Die Stelle ist zum 01.04.2027 zu besetzen und unbefristet.
• Es handelt sich um eine Teilzeitstelle mit Dreiviertel der regelmäßigen Wochenarbeitszeit.
• Die Eingruppierung richtet sich nach dem TV-L.
• Die Stelle ist bewertet mit bis zu EG 6, je nach persönlicher Qualifikation.

Über uns

Die RWTH ist als familiengerechte Hochschule zertifiziert.

Die RWTH bietet im Rahmen eines Universitären Gesundheitsmanagements eine Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten (z. B. Hochschulsport) an. Für Tarifbeschäftigte und Beamtinnen und Beamte besteht ein umfangreiches Weiterbildungsangebot und die Möglichkeit, ein Jobticket zu erwerben.

Die Stellenausschreibung richtet sich an alle Geschlechter.

Darüber hinaus steht allen Beschäftigten der RWTH Aachen die Online-Plattform „Corporate Benefits“ mit vielfältigen Preisnachlässen auf Produkte und Dienstleistungen diverser Anbieter*innen zur Verfügung.

Wir wollen an der RWTH Aachen University besonders die Karrieren von Frauen fördern und freuen uns daher über Bewerberinnen.

Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern sie in der Organisationseinheit unterrepräsentiert sind und sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.

Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.

Im Sinne der Gleichbehandlung bitten wir Sie, auf ein Bewerbungsfoto zu verzichten.

Unterhttps://www.rwth-aachen.de/bewerbung/dsgvo-information finden Sie Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten nach den Artikeln 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO).

Kontakt & Bewerbung

Kontaktperson für Rückfragen zur Bewerbung

Irene Bück

Schinkelstr. 1

52062

Aachen

Tel.: [phone]

E-Mail: [e-mail]