Verwaltungsassistenz in Teilzeit (m/w/d)

Lindopharm GmbH; Hilden; Hybrid; EUR 26.000 - 38.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Betriebliche Altersvorsorge

30 Urlaubstage pro Jahr

Bike-Leasing-Programm

Jobticket

Fort- und Weiterbildung

Zusammenfassung

AristoPharmaGmbH sucht in Hilden eine Verwaltungsassistenz in Teilzeit. Die Aufgabe ist die zentrale Koordination administrativer Prozesse mit direkter Anbindung an die Geschäftsführung, inklusive Fuhrparkmanagement und Arbeitssicherheit.

Sie unterstützen das Vertragsmanagement, pflegen das Formularwesen und betreuen die Intranet- und Internetseiten. Bewerber sollten Organisationstalent, Serviceorientierung und Teamfähigkeit mitbringen.

Qualifikationen

• Freundliches, professionelles Auftreten gegenüber Mitarbeitenden, Führungskräften, Gästen und externen Partnern.
• Selbstständige, strukturierte und zielorientierte Arbeitsweise.
• Hohe Sorgfalt, Genauigkeit und Verantwortungsbewusstsein.
• Organisationstalent und Freude daran, mehrere Themen gleichzeitig zu koordinieren.
• Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit.

Aufgaben

• Schnittstelle zur Geschäftsführung und zentrale Ansprechperson für administrative Angelegenheiten.
• Planung und Koordination von Geschäftsreisen, Seminaren, Tagungen sowie Firmenveranstaltungen.
• Unterstützung des Vertragsmanagements, Pflege des Formularwesens und SAP-Rechnungsprüfung.
• Betreuung des Fuhrparks, Leasingverträge, TÜV-Termine, Werkstattaufenthalte, Schadensmeldungen und Führerscheinkontrollen.
• Pflege von Intranet- und Internetseiten und Unterstützung der internen Kommunikation.
• Organisation von Arbeitssicherheitsthemen, Schulungen, Untersuchungen, Dokumentationen und Begehungen.
• Protokolle bei Arbeitssicherheitssitzungen führen und Maßnahmen nachbereiten.

Kenntnisse

Organisationsfähigkeit

Verantwortungsbewusstsein

Serviceorientierung

Kommunikationsstärke

Teamfähigkeit

SAP-Kenntnisse

Tools

SAP

Jobbeschreibung

Verwaltungsassistenz in Teilzeit (m/w/d)

Die AristoPharmaGmbH mit Sitz in Berlin wurde 2008 gegründet und gehört heute zu den wachstumsstarken Pharmaunternehmen in Europa. Unser Anspruch ist es, Gesundheit neu zu denken und pharmazeutische Lösungen kontinuierlich weiterzuentwickeln – mit dem Ziel, Therapien wirksam, verträglich und zugleich einfach in der Anwendung zu gestalten. Unser Portfolio umfasst verschreibungspflichtige Arzneimittel, innovative Medizinprodukte,OTC-Produkte sowie pflanzliche Präparate und deckt damit ein breites Spektrum moderner Versorgung ab. Über 1.400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in 13 Ländern tragen täglich dazu bei, dass unsere Produkte zuverlässig dort ankommen, wo sie gebraucht werden – bei Ärztinnen und Ärzten, Apotheken, im Großhandel und bei Patientinnen und Patienten.
Lindopharm gehört als Produktionsstandort in Hilden zur Unternehmensgruppe von AristoPharmaund ist spezialisiert auf die Abfüllung vonSachetssowie auf die Herstellung und Verpackung niedrigdosierter Tabletten. Zu den Kernkompetenzen der rund 100 hochqualifizierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gehört die Produktentwicklung und-optimierung, Marktfreigabe sowie analytische Methodenentwicklung. Für unseren Standort in Hilden suchen wir ab dem 01.10.2026 eine

Verwaltung, Teilzeit

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Verwaltungsassistenz (m/w/d)

Sie behalten auch bei vielfältigen Aufgaben den Überblick und sorgen dafür, dass administrative und organisatorische Prozesse zuverlässig funktionieren? Dann erwartet Sie eine abwechslungsreiche Position mit direkter Anbindung an die Geschäftsführung, Verantwortung im Fuhrparkmanagement sowie spannenden Aufgaben rund um Verwaltung und Arbeitssicherheit.

In dieser Rolle sind Sie eine wichtige Schnittstelle im Unternehmen. Mit Ihrem Organisationstalent, Ihrem Verantwortungsbewusstsein und Ihrer Serviceorientierung unterstützen Sie die Geschäftsführung und tragen aktiv dazu bei, dass Abläufe effizient und reibungslos umgesetzt werden.

Das bewirken Sie

• Sie organisieren das Sekretariat der Geschäftsführung und sind zentrale Ansprechperson für administrative Angelegenheiten.
• Sie planen und koordinieren Geschäftsreisen, Seminare, interne und externe Tagungen sowie Firmenveranstaltungen und Mitarbeiteraktionen.
• Sie unterstützen das Vertragsmanagement, pflegen das Formularwesen und übernehmen die SAP-Rechnungsprüfung.
• Sie betreuen den Fuhrpark und koordinieren Leasingverträge, TÜV-Termine, Werkstattaufenthalte, Schadensmeldungen sowie regelmäßige Führerscheinkontrollen.
• Sie pflegen die Intra- und Internetseite, erstellen Beiträge und unterstützen die interne Kommunikation.
• Sie organisieren und koordinieren Aufgaben im Bereich Arbeitssicherheit und Arbeitsmedizin, darunter Schulungen, Untersuchungen, Dokumentationen, Sitzungen und Begehungen.
• Sie führen Protokolle im Rahmen von Arbeitssicherheitssitzungen und begleiten die Nachbereitung der vereinbarten Maßnahmen.

Sie bringen mit

• Freundliches, professionelles und serviceorientiertes Auftreten gegenüber Mitarbeitenden, Führungskräften, Gästen, Lieferanten und externen Partnern.
• Selbstständige, strukturierte und zielorientierte Arbeitsweise.
• Hohes Maß an Sorgfalt, Genauigkeit und Verantwortungsbewusstsein.
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und Freude daran, unterschiedliche Themen gleichzeitig zu koordinieren.
• Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit.

Das ist ein Plus

• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Erfahrung im Assistenz-, Verwaltungs- oder Office-Management-Bereich.
• SAP-Kenntnisse.
• Kenntnisse im Bereich Arbeitssicherheit, HSE oder Gesundheitsmanagement.
• Erfahrung in der Pflege von Intranet- und Internetseiten.

Wir wissen, dass Bewerberinnen und Bewerber nicht immer jede Anforderung zu 100 % erfüllen. Bewerben Sie sich dennoch gern, wenn Sie sich in der Rolle wiederfinden und einen Großteil der genannten Anforderungen mitbringen. Entscheidend sind Ihr Potenzial, Ihre Motivation und Ihre Bereitschaft, gemeinsam mit uns Verantwortung zu übernehmen.

Warum diese Rolle für Sie spannend ist

Diese Position verbindet klassische Assistenzaufgaben mit spannenden Themen aus Verwaltung, Fuhrparkmanagement und Arbeitssicherheit. Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung zusammen, erhalten Einblicke in unterschiedliche Unternehmensbereiche und leisten durch Ihre Arbeit einen wichtigen Beitrag zum Erfolg unseres Standorts. Wenn Sie gerne koordinieren, Verantwortung übernehmen und abwechslungsreiche Aufgaben schätzen, sind Sie bei uns genau richtig.

Das bieten wir Ihnen:

• Das bieten wir Ihnen:
• Mitgestaltung: Entscheiden Sie sich für einen sicheren Arbeitsplatz bei einem der führenden Generika-Unternehmen in Deutschland.
• Attraktive Rahmenbedingungen:Ihre finanzielle Stabilität sichern wir durch ein Vergütungspaket, bestehend aus einem attraktiven Monatsentgelt, Weihnachtsgeld und einem Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge.
• Arbeit & Privates: Wann immer es möglich ist, bieten wir Ihnen die Flexibilität, die Sie benötigen bei der Arbeitszeitgestaltungund/oder dem Arbeitsort (Büro oder bis zu drei Tagen pro Woche mobil). Zudem erhalten Sie 30 Urlaubstage pro Jahr.
• Einarbeitung & Entwicklung:Unser Onboarding befähigt Sie, durch die Unterstützung eines professionellen und von Engagement geprägten Teams, schnell zu selbstständiger Arbeit. Nutzen Sie außerdem unsere umfangreichen Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten.
• Kollegiales Miteinander:Wir bieten Ihnen ein herzliches Miteinander, Austausch undInspirationuntereinander sowie flache Hierarchien und kurze Kommunikationswege. Freuen Sie sich zudem auf Mitarbeitenden-Events.
• Gesundheit & Prävention:Profitieren Sie von vielseitigen Angeboten zum Gesundbleiben. Wir bieten Ihnen regelmäßige Gesundheitstage, Fitnesskooperationen sowie betriebsärztliche Untersuchungen an.
• Hohes Mobilitätsbewusstsein:Wir bezuschussen nachhaltige Mobilitätsoptionen wie das Bike-Leasing oder das Jobticket.
• Corporate Benefits:Freuen Sie sich über finanzielle Entlastungen durch Mitarbeitenden-Vorteile und Rabatte bei benefits.me und corporate benefits.

Die Aristo Pharma Gruppe bietet standortübergreifend eine Vielzahl an Zusatzleistungen. Neben bewährten Vorteilen wie betrieblicher Altersvorsorge, Gratifikationen oder Vergünstigungen für den Nahverkehr, profitieren unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von einzigartigen Benefits wie unserem attraktiven Leasing-Programm für Fahrräder und E-Bikes.

Betriebliche Altersvorsorge und Sonderzahlungen

Bike-Leasing-Programm und ÖPNV-Zuschuss

Fort- und Weiterbildung

Betriebliches Gesundheitsmanagement

Aktionen und Rabatte

Kontakt Personal

Haben Sie Fragen zum Thema Karriere oder möchten Sie sich initiativ auf eine Position bei uns bewerben? Melden Sie sich gerne direkt bei unserem HR-Team.