Vertriebsassistenz / Sales Operations Manager (m/w/d)

flh; Ismaning, Leipzig; Vor Ort; EUR 42.000 - 62.000; Vollzeit

Zusammenfassung

flh sucht eine Vertriebsassistenz / Sales Operations Manager, die den Außendienst und Handelsvertreter optimal unterstützt. Du bist zentrale Anlaufstelle, koordinierst Schnittstellen und stellst sicher, dass alle Unterlagen, Informationen und Prozesse reibungslos fließen.

Du koordinierst Vertriebspartner-Onboarding, organisierst Meetings, Schulungen und regelmäßigen Austausch. Zudem kontrollierst Aufträge, pflegst CRM-Daten und unterstützt bei Angeboten sowie Provisionsabrechnungen.

Qualifikationen

• Abgeschlossen kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung.
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und strukturierte Arbeitsweise.
• Freude an Zusammenarbeit mit internen Teams sowie externen Vertriebspartnern.

Aufgaben

• Zentrale Ansprechperson für Sales Manager und Handelsvertreter.
• Organisation von Vertriebsmeetings, Schulungen und Austauschrunden.
• Bereitstellung aktueller Informationen, Verträge und Verkaufsunterlagen.
• Pflege von Vertriebsdaten im CRM und Unterstützung bei Ausschreibungen.
• Unterstützung bei Abrechnung, Provisionen und Reporting.

Kenntnisse

Organisatorische Fähigkeiten

Strukturierte Arbeitsweise

Serviceorientierung

Kommunikationsstark

Koordination mehreren Anfragen

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Oder vergleichbare Berufserfahrung

Tools

Microsoft Office

CRM-Systeme

Jobbeschreibung

Rolle: Vertriebsassistenz / Sales Operations Manager - Operative Steuerung & Support unseres Vertriebs intern & extern

Mission: Du sorgst dafür, dass unser Vertriebsaußendienst und unsere Handelsvertreter optimal arbeiten können, mit den richtigen Informationen, Unterlagen, Prozessen und einem verlässlichen organisatorischen Support

Impact: Du schaffst Struktur und Geschwindigkeit im Vertriebsalltag, hältst Informationen und Aufträge sauber im Fluss und stellst sicher, dass offene Themen konsequent nachverfolgt werden

Arbeitsweise: Du bist zentrale Ansprechperson für unseren Außendienst, koordinierst Schnittstellen und kümmerst dich eigenständig darum, dass operative Vertriebsthemen zuverlässig gelöst werden.

Sales Support & Betreuung des Vertriebsteams

• Zentrale Ansprechperson für unsere Sales Manager und selbstständigen Handelsvertreter
• Unterstützung bei organisatorischen, administrativen und vertrieblichen Fragestellungen
• Sicherstellung, dass alle Vertriebspartner jederzeit mit aktuellen Informationen, Unterlagen und Materialien ausgestattet sind (Verträgen, Verkaufsunterlagen, Präsentationen, etc.)
• Organisation von Vertriebsmeetings, Schulungen und regelmäßigem Austauschformaten
• Sicherstellung eines strukturierten und reibungslosen Starts neuer Vertriebspartner

Auftrags- & CRM-Management

• Kontrolle, Erfassung und Weiterleitung eingehender Aufträge
• Prüfung der Auftragsunterlagen auf Vollständigkeit und Klärung fehlender Informationen
• Pflege und Aktualisierung von Vertriebs- und Kundendaten im CRM-System
• Nachverfolgung offener Aufgaben, Angebote und Verkaufschancen
• Sicherstellung einer sauberen Datenbasis als Grundlage für Vertrieb und Reporting

Schnittstellen & Kommunikation

• Enge Zusammenarbeit mit Vertriebsleitung, Sales Team und Projektabteilungen
• Nachhalten von offenen Punkten und Sicherstellung einer verlässlichen Kommunikation
• Frühzeitiges Erkennen von organisatorischen Engpässen und eigenständiges Anstoßen von Lösungen

Reporting & Vertriebssteuerung

• Erstellung von Auswertungen, Statistiken und regelmäßigen Vertriebsübersichten
• Aufbereitung relevanter Informationen für Vertriebsleitung und Management
• Unterstützung bei der Nachverfolgung von Angeboten, Verkaufschancen und Vertriebsaktivitäten
• Unterstützung bei der Abrechnung sowie Kontrolle von Provisionen und Bonuszahlungen

Must-haves

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung
• Erfahrung im Vertriebsinnendienst, Sales Support, Vertriebsassistenz, Kundenbetreuung oder einer vergleichbaren Funktion
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise
• Freude an der Zusammenarbeit mit internen Teams sowie externen Vertriebspartnern
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office
• Erfahrung im Umgang mit CRM-Systemen
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Fähigkeit, mehrere parallele Anfragen, Aufgaben und Fristen zuverlässig zu koordinieren
• Hohes Verantwortungsbewusstsein und ausgeprägte Serviceorientierung

Nice-to-haves

• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Vertriebsaußendienst oder selbstständigen Handelsvertretern
• Erfahrung mit Provisionsabrechnungen oder Vertriebsreporting
• Affinität zu digitalen Tools und Interesse daran, Vertriebsprozesse effizienter zu gestalten
• Erfahrung in einem dynamischen, wachsenden Unternehmen

Arbeitsstil / Mindset

• Strukturiert: Du behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick.
• Hands-on: Du wartest nicht darauf, dass Probleme gelöst werden, sondern kümmerst dich darum.
• Serviceorientiert: Du verstehst dich als Enabler für unseren Vertrieb und machst anderen das Arbeiten leichter.
• Kommunikationsstark: Du kommunizierst klar, verbindlich und lösungsorientiert.
• Ownership: Du übernimmst Verantwortung für deine Themen und verfolgst sie konsequent bis zum Abschluss.
• Pragmatisch: Du suchst keine komplizierten Prozesse, sondern Lösungen, die im Vertriebsalltag funktionieren.

Du möchtest unserem Vertrieb den Rücken freihalten und dafür sorgen, dass unsere Vertriebspartner jederzeit optimal arbeiten können? Dann freuen wir uns auf Dich!