TROPPER verbannt Papierakten aus der Personalabteilung von Lotto Baden-Württemberg

TROPPER DATA SERVICE AG; Stuttgart; Vor Ort; EUR 60.000 - 80.000; Vollzeit

Jobbeschreibung

TROPPER verbannt Papierakten aus der Personalabteilung von Lotto Baden-Württemberg

Die Staatliche Toto-Lotto GmbH Baden-Württemberg hat die TROPPER DATA SERVICE AG beauftragt, die Personalakten ihrer rund 300 Mitarbeitenden zu digitalisieren.

Das Projekt ging reibungslos und schnell über die Bühne. Um die Arbeit im Homeoffice während der Corona-Pandemie innerhalb der Personalabteilung zu ermöglichen, hat Lotto Baden-Württemberg Personaldokumente gescannt und auf einem Serverlaufwerk abgelegt.

Die Personalabteilung entschied sich, sämtliche Personalakten vollständig zu digitalisieren und in das HR-Archivsystem von d.velop abzulegen. „So können wir ortsunabhängig auf alle Personalakten zugreifen. Weitere Argumente für unser Vorhaben waren die Einhaltung von Löschfristen, eine revisionssichere Aufbewahrung, Platzersparnis und eine effizientere Arbeitsweise“, erläutert Natalja Pruntsch.

Eine Umsetzung des Projektes in Eigenregie kam für Lotto Baden-Württemberg aufgrund mangelnder Kapazitäten und fehlenden Know-hows nicht in Frage. „Bei der Suche nach einem passenden Dienstleister erhielten wir von einer Kollegin den Tipp, TROPPER in Betracht zu ziehen.

Fundierte Vorbereitung als Schlüssel zum Erfolg
Zu Beginn der Zusammenarbeit fand ein halbtägiger Workshop statt, in dem die Beteiligten die Rahmenbedingungen für das Projekt festlegten.

Im Ergebnis wurden mehr als 50 Dokumentenarten identifiziert. Die Projektbeteiligten legten fest, welche Dokumente im Original an Lotto Baden-Württemberg nach der Digitalisierung zurückgeliefert werden und welche TROPPER nach einer Aufbewahrungszeit von sechs Monaten und Erteilung einer Vernichtungsfreigabe vernichten soll.

Der Scandienstleister erläuterte detailliert den Verarbeitungsprozess und die getroffenen Datenschutzmaßnahmen. „Dieses Setup war transparent aufgebaut und für uns äußerst hilfreich“, so Natalja Pruntsch.

Seit Mai 2025 arbeitet Lotto Baden-Württemberg nun vollständig mit digitalen Personalakten und profitiert bereits von spürbaren Verbesserungen, insbesondere einer effizienteren Arbeitsweise.

„Die Zusammenarbeit mit TROPPER gestaltete sich zu jeder Zeit unkompliziert“, resümiert Natalja Pruntsch.