Kaufmännische Assistenz (m/w/d)

Bezirksregierung Düsseldorf; Düsseldorf; Hybrid; EUR 48.000 - 60.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Sicherer Arbeitsplatz

Flexible Arbeitszeitmodelle/Homeoffice

Vereinbarkeit von Beruf und Familie

Weiterbildungsangebot

Betriebliches Gesundheitsmanagement

Betriebliche Zusatzversicherung

Moderne Büroausstattung

Zusammenfassung

Die Bezirksregierung Düsseldorf sucht eine Sachbearbeitung (m/w/d) für das Vorzimmer der Abteilungsleitung 5 – Umwelt und Arbeitsschutz. Vollzeit oder Teilzeit, unbefristet in Düsseldorf.

Zu den Aufgaben gehören Terminmanagement, Posteingangsverwaltung, eigenständiges Büromanagement sowie Personalplanung innerhalb der Abteilung. Gute Bürosoftwarekenntnisse und Erfahrung im Vorzimmerbereich werden erwartet.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungsbereich oder vergleichbar.
• Sichere Anwenderkenntnisse in MS Office; idealerweise Dokumentenmanagementsystem.
• Berufserfahrung in Vorzimmer- bzw. Assistenzfunktionen ist von Vorteil.

Aufgaben

• Terminmanagement für die Abteilungsleitung inkl. Fristencontrolling.
• Verwaltung der Posteingänge (digital/analog) der Abteilungsleitung.
• Eigenständiges Büromanagement.
• Personalplanung (Koordination von Hospitanten und Praktikanten).
• Aufbau und Pflege eines Wissensmanagements im Büro der Abteilungsleitung 5.
• Bearbeitung von Gebührenbescheiden.

Kenntnisse

Terminmanagement

Posteingangsverwaltung

Büromanagement

Personalplanung

Wissensmanagement

Gebührenbescheide

Ausbildung

Verwaltungsfachangestellte/r

Kaufmann/-frau für Büromanagement

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Wir suchen! Eine Sachbearbeitung (m/w/d) für das Vorzimmer der Abteilungsleitung 5 – Umwelt und Arbeitsschutz - EG 9a TV-L NRW Vollzeit oder Teilzeit Unbefristet Düsseldorf

ÜBER UNS

Das Land Nordrhein-Westfalen ist in fünf Regierungsbezirke eingeteilt. Die Bezirksregierung Düsseldorf koordiniert und verwaltet den einwohnerstärksten Bezirk in ganz Deutschland. Als Mittelbehörde verstehen wir uns als „Dolmetscherin“ und „Moderatorin“ zwischen Land und Kommunen. Wir sind mehr als 2.400 Mitarbeitende und in den unterschiedlichsten Themenbereichen mit herausfordernden und sinnstiften Aufgaben betraut. Weitere Informationen über die Bezirksregierung Düsseldorf finden Sie unter www.brd.nrw.de.

IHRE KÜNFTIGEN AUFGABEN

• Terminmanagement für die Abteilungsleitung inkl. Fristencontrolling
• Verwaltung der digitalen und analogen Posteingänge der Abteilungsleitung
• Eigenständiges Büromanagement
• Personalplanung (Koordination der Einsätze von Hospitanten und Praktikanten in der Abteilung 5)
• Aufbau und Pflege eines Wissensmanagements im Büro der Abteilungsleitung 5
• Bearbeitung von Gebührenbescheiden

IHR PROFIL

• Abgeschlossene Berufsausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellte/n oder vergleichbarer Ausbildung, z.B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement
• Sehr gute Kenntnisse und die sichere Anwendung der gängigen Bürosoftware (MS Office Produkte) werden erwartet.
• Berufserfahrung im Bereich der Vorzimmertätigkeit oder als Assistenz einer Geschäftsführung ist von Vorteil
• Kenntnisse im Umgang mit einem Dokumentenmanagementsystem sind wünschenswert

WIR BIETEN

• einen sicheren Arbeitsplatz
• flexible Arbeitszeitmodelle/ Homeoffice
• Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• Weiterbildungsangebot
• Betriebliches Gesundheitsmanagement
• festes Monatsgehalt nach TV L NRW, LBesG NRW
• moderne, ergonomische Büroausstattung
• betriebliche Zusatzversicherung

DAS IST UNS WICHTIG

Gleichstellung und Vielfalt liegen uns am Herzen und sind für uns eine Selbstverständlichkeit.

All genders are welcome! Weitere Informationen finden Sie hier.

Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter und ihnen gleichgestellter behinderter Menschen sind erwünscht. Die Ausschreibung wendet sich ausdrücklich auch an Menschen mit internationaler Familiengeschichte.

Für weitere Auskünfte zu dem zu besetzenden Arbeitsplatz steht Ihnen im Fachdezernat Frau Dr. Angela Küster- Tel. [phone] zur Verfügung.

Bei Fragen zum Bewerbungsverfahren wenden Sie sich bitte an Angelika Gallé Tel. [phone].

Konditionen

Das Beschäftigungsverhältnis richtet sich nach dem Tarifvertrag der Länder (TV-L).

Die Eingruppierung erfolgt in Entgeltgruppe 9a TV-L.

Die Stufenzuordnung erfolgt je nach spezifischer Berufserfahrung.

Weitere Informationen zur Vergütung finden Sie u.a. unter www.finanzverwaltung.nrw.de/bezuegetabellen .