Teamassistenz (m/w/d)

Vulcan Energie Ressourcen; Karlsruhe; On-site; EUR 32,000 - 46,000; Full time

Benefits offered by this job

Strukturierte Einarbeitung

Moderne Arbeitsumgebung

Attraktive Vergütung

Weiterentwicklung

Job summary

Vercana GmbH sucht eine organisierte Büro- und Verwaltungsassistenz zur Unterstützung der Geschäftsführung. Sie koordinieren Termine, führen Protokolle, verwalten Dokumente und begleiten Projekte administrativ.

Sie arbeiten eng mit Ingenieurinnen/Ingenieuren und Support-Teams zusammen, kommunizieren auf Deutsch und Englisch, nutzen MS 365 (Outlook/Word/Excel/PowerPoint) und tragen zu transparenter Arbeitsweise bei.

Qualifications

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. im Büromanagement, oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Strukturiertes, eigenständiges Arbeiten und Organisationsgeschick.
• Sicherer Umgang mit MS 365-Anwendungen, Outlook, Word, Excel und PowerPoint; Offenheit für KI- und Planungstools.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Interesse an Prozessen, Verbesserungspotenzial und pragmatische Umsetzung.

Responsibilities

• Du hältst dem Team organisatorisch den Rücken frei und sorgst für reibungslose Abläufe.
• Terminkoordination, Vorbereitung von Workshops/Meetings und enge Zusammenarbeit mit Geschäftsführung, Ingenieurinnen/Ingenieuren und Supportfunktionen.
• Du dokumentierst Entscheidungen und Aufgaben aus Besprechungen und stellst sicher, dass Vereinbarungen nachverfolgt werden.
• Du wirkst an Aufbau und Pflege digitaler Ablagestrukturen mit, damit Informationen schnell auffindbar sind.
• Administrative Projektbegleitung: Unterlagen vorbereiten und Transparenz über Aufgaben, Termine und offene Punkte schaffen.
• Teamarbeit: Zusammenarbeit mit internen/externalen Ansprechpartnern und klare, verlässliche Kommunikation.

Skills

Organisationstalent

Kommunikation

Teamwork

Education

Kaufmännische Ausbildung

Büromanagement-Qualifikation

Tools

Microsoft 365

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Job description

Wir suchen Dich

Die Vercana GmbH ist ein innovatives Unternehmen für Geothermie und Bohrtechnik. Mit modernsten Technologien, hohen Sicherheitsstandards und nachhaltigen Prozessen planen und realisieren wir anspruchsvolle Bohrprojekte für die Energiewende und eine verlässliche Rohstoffversorgung. Unser Ziel ist es, Energiequellen sicher und effizient zu erschließen und damit zu einer klimafreundlichen Zukunft sowie einer heimischen Versorgung mit kritischen Rohstoffen beizutragen. Werde Teil unseres Teams und entwickle gemeinsam mit uns zukunftsfähige Strukturen und effiziente Prozesse weiter.

Das erwartet Dich bei uns

• Organisation mit Überblick: Du hältst unserem Team organisatorisch den Rücken frei und sorgst für reibungslose, strukturierte Abläufe im Büroalltag.


• Terminkoordination: Du koordinierst Termine, bereitest Workshops und Besprechungen vor und arbeitest dabei eng mit der Geschäftsführung, unseren Ingenieurinnen und Ingenieuren sowie den Supportfunktionen zusammen. Fristen und Zuständigkeiten hast du jederzeit im Blick.


• Protokolle und Nachverfolgung: Du dokumentierst Entscheidungen und Aufgaben aus Besprechungen und stellst sicher, dass Vereinbarungen konsequent nachverfolgt werden.


• Digitale Ablage und Struktur: Du wirkst am Aufbau und an der Pflege unserer digitalen Ablagestrukturen mit und sorgst dafür, dass Informationen und Unterlagen schnell auffindbar sind.


• Administrative Projektbegleitung: Du begleitest technische und kaufmännische Projekte administrativ, bereitest Unterlagen auf und schaffst Transparenz über Aufgaben, Termine und offene Punkte.


• Teamwork: Du arbeitest vertrauensvoll mit internen und externen Ansprechpersonen zusammen und trägst zu einer klaren, verlässlichen Kommunikation bei.

Das solltest Du mitbringen

• Kaufmännische Basis: Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, zum Beispiel im Büromanagement, oder eine vergleichbare Qualifikation.


• Organisationstalent: Du arbeitest strukturiert, eigenständig und behältst auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick.


• Digitale Kompetenz: Du arbeitest sicher mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint. Auch KI- und Planungstools nutzt du souverän, und neuen digitalen Anwendungen begegnest du offen und neugierig.


• Sorgfalt und Verlässlichkeit: Auf dich und deine Arbeit ist Verlass, auch wenn es einmal schnell gehen muss.


• Kommunikation und Teamgeist: Du kommunizierst auf Deutsch und Englisch fließend, klar und professionell und arbeitest gerne mit unterschiedlichen Teams und Partnern zusammen.


• Interesse an Prozessen: Du strukturierst gerne Abläufe, erkennst Verbesserungspotenziale und unterstützt Veränderungen lösungsorientiert und pragmatisch.


• Lernbereitschaft: Du möchtest dich fachlich weiterentwickeln und in unsere Themen rund um Digitalisierung, Infrastruktur und Prozesse in der Bohrtechnik und im Ingenieurwesen einarbeiten.

Das bieten wir Dir

• Zukunftsorientiertes Berufsfeld: Du erhältst Einblicke in die dynamische Welt der Geothermie und des Lithiumabbaus – zwei Schlüsselbereiche für die Energiewende und eine nachhaltige Rohstoffversorgung.


• Strukturierte Einarbeitung: Eine praxisnahe Einführung in unsere Organisation, Systeme und Arbeitsprozesse sowie Unterstützung durch erfahrene Kolleginnen und Kollegen.


• Innovative Projekte: Du wirkst an zukunftsweisenden Digitalisierungs- und Prozessprojekten in einem technisch geprägten Umfeld mit.


• Attraktive Vergütung: Du erhältst eine leistungsgerechte Vergütung, die deinen Beitrag angemessen honoriert.


• Moderne Arbeitsumgebung: Dich erwartet ein professionelles Arbeitsumfeld in einem kollegialen Team, das Zusammenarbeit und gegenseitige Unterstützung lebt.


• Weiterentwicklung: Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten unterstützen dich dabei, deine Stärken gezielt auszubauen.

Über uns

Bei Vulcan vereint uns die Idee einer nachhaltigeren und unabhängigeren Energie- und Rohstoffversorgung für Europa. Wir sind Pioniere auf dem Gebiet der CO2-neutralen Lithiumgewinnung und haben dafür eine innovative und zukunftsweisende Technologie mithilfe des Direct-Lithium-Extraction-Verfahrens entwickelt. Dafür bringen wir Talente und Experten aus über 40 Nationen zusammen und arbeiten mit Herzblut und voller Leidenschaft an der Planung und am Bau von Geothermie- und Lithiumextraktionsanlagen, die wir selbst betreiben werden, um damit die klimaneutrale Mobilitäts- und Energiewirtschaft zu beschleunigen. Mit Unternehmen wie Stellantis und Renault haben wir bereits starke Partner, die uns auf dem Weg zum Market Leader unterstützen.

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