Teamassistenz (m/w/d)

GoHiring GmbH; Karlsruhe; On-site; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Zukunftsorientiertes Berufsfeld

Strukturierte Einarbeitung

Innovative Projekte

Attraktive Vergütung

Moderne Arbeitsumgebung

Weiterentwicklung

Job summary

Vulcan Energie Ressourcen GmbH in Karlsruhe sucht eine engagierte Assistenz im Büro- und Projektmanagement. Sie unterstützen das Team organisatorisch, koordinieren Termine, bereiten Workshops vor und arbeiten eng mit Geschäftsführung, Ingenieurinnen und Ingenieuren sowie Supportfunktionen zusammen.

Zu Ihren Aufgaben gehören Protokolle, Nachverfolgung offener Punkte, digitale Ablage, administrative Projektbegleitung und klare Kommunikation.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Strukturiertes, eigenständiges Arbeiten und guter Überblick bei parallelen Aufgaben.
• Sichere Nutzung von MS 365-Anwendungen, offen für neue Tools.

Responsibilities

• Terminkoordination, Workshop- und Besprechungsvorbereitung mit Geschäftsführung und Ingenieurinnen.
• Protokolle erstellen und Aufgaben konsequent nachverfolgen.
• Digitale Ablage strukturieren und Informationen schnell auffindbar machen.
• Administrative Projektbegleitung und transparente Kommunikationsprozesse.
• Teamarbeit mit internen und externen Ansprechpartnern.

Skills

Kaufmännische Basis

Organisationstalent

Digitale Kompetenz

Verlässlichkeit

Kommunikation & Teamgeist

Prozessaffinität

Lernbereitschaft

Education

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Tools

Microsoft 365

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Job description

76227 Karlsruhe Festanstellung Veröffentlicht: 02.10.2026

Die Vercana GmbH ist ein innovatives Unternehmen für Geothermie und Bohrtechnik. Mit modernsten Technologien, hohen Sicherheitsstandards und nachhaltigen Prozessen planen und realisieren wir anspruchsvolle Bohrprojekte für die Energiewende und eine verlässliche Rohstoffversorgung. Unser Ziel ist es, Energiequellen sicher und effizient zu erschließen und damit zu einer klimafreundlichen Zukunft sowie einer heimischen Versorgung mit kritischen Rohstoffen beizutragen. Werde Teil unseres Teams und entwickle gemeinsam mit uns zukunftsfähige Strukturen und effiziente Prozesse weiter.

Das erwartet Dich bei uns

• Organisation mit Überblick: Du hältst unserem Team organisatorisch den Rücken frei und sorgst für reibungslose, strukturierte Abläufe im Büroalltag.
• Terminkoordination: Du koordinierst Termine, bereitest Workshops und Besprechungen vor und arbeitest dabei eng mit der Geschäftsführung, unseren Ingenieurinnen und Ingenieuren sowie den Supportfunktionen zusammen. Fristen und Zuständigkeiten hast du jederzeit im Blick.
• Protokolle und Nachverfolgung: Du dokumentierst Entscheidungen und Aufgaben aus Besprechungen und stellst sicher, dass Vereinbarungen konsequent nachverfolgt werden.
• Digitale Ablage und Struktur: Du wirkst am Aufbau und an der Pflege unserer digitalen Ablagestrukturen mit und sorgst dafür, dass Informationen und Unterlagen schnell auffindbar sind.
• Administrative Projektbegleitung: Du begleitest technische und kaufmännische Projekte administrativ, bereitest Unterlagen auf und schaffst Transparenz über Aufgaben, Termine und offene Punkte.
• Teamwork: Du arbeitest vertrauensvoll mit internen und externen Ansprechpersonen zusammen und trägst zu einer klaren, verlässlichen Kommunikation bei.

Das solltest Du mitbringen

• Kaufmännische Basis: Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, zum Beispiel im Büromanagement, oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Organisationstalent: Du arbeitest strukturiert, eigenständig und behältst auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick.
• Digitale Kompetenz: Du arbeitest sicher mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint. Auch KI- und Planungstools nutzt du souverän, und neuen digitalen Anwendungen begegnest du offen und neugierig.
• Sorgfalt und Verlässlichkeit: Auf dich und deine Arbeit ist Verlass, auch wenn es einmal schnell gehen muss.
• Kommunikation und Teamgeist: Du kommunizierst auf Deutsch und Englisch fließend, klar und professionell und arbeitest gerne mit unterschiedlichen Teams und Partnern zusammen.
• Interesse an Prozessen: Du strukturierst gerne Abläufe, erkennst Verbesserungspotenziale und unterstützt Veränderungen lösungsorientiert und pragmatisch.
• Lernbereitschaft: Du möchtest dich fachlich weiterentwickeln und in unsere Themen rund um Digitalisierung, Infrastruktur und Prozesse in der Bohrtechnik und im Ingenieurwesen einarbeiten.

Das bieten wir Dir

• Zukunftsorientiertes Berufsfeld: Du erhältst Einblicke in die dynamische Welt der Geothermie und des Lithiumabbaus – zwei Schlüsselbereiche für die Energiewende und eine nachhaltige Rohstoffversorgung.
• Strukturierte Einarbeitung: Eine praxisnahe Einführung in unsere Organisation, Systeme und Arbeitsprozesse sowie Unterstützung durch erfahrene Kolleginnen und Kollegen.
• Innovative Projekte: Du wirkst an zukunftsweisenden Digitalisierungs- und Prozessprojekten in einem technisch geprägten Umfeld mit.
• Attraktive Vergütung: Du erhältst eine leistungsgerechte Vergütung, die deinen Beitrag angemessen honoriert.
• Moderne Arbeitsumgebung: Dich erwartet ein professionelles Arbeitsumfeld in einem kollegialen Team, das Zusammenarbeit und gegenseitige Unterstützung lebt.
• Weiterentwicklung: Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten unterstützen dich dabei, deine Stärken gezielt auszubauen.

Über uns

Bei Vulcan vereint uns die Idee einer nachhaltigeren und unabhängigeren Energie- und Rohstoffversorgung für Europa. Wir sind Pioniere auf dem Gebiet der CO2-neutralen Lithiumgewinnung und haben dafür eine innovative und zukunftsweisende Technologie mithilfe des Direct-Lithium-Extraction-Verfahrens entwickelt. Dafür bringen wir Talente und Experten aus über 40 Nationen zusammen und arbeiten mit Herzblut und voller Leidenschaft an der Planung und am Bau von Geothermie- und Lithiumextraktionsanlagen, die wir selbst betreiben werden, um damit die klimaneutrale Mobilitäts- und Energiewirtschaft zu beschleunigen. Mit Unternehmen wie Stellantis und Renault haben wir bereits starke Partner, die uns auf dem Weg zum Market Leader unterstützen. Be the first with us!

Arbeitgeber: Vulcan Energie Ressourcen GmbH

ID der Stellenausschreibung: 9542eca3-c2f7-41f5-996e-1e5730063e6f