Teamassistenz (m/w/d)

Albert Amos GmbH & Co. KG; Brackenheim; Vor Ort; EUR 34.000 - 44.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Attraktive Vergütung

Gute Sozialleistungen

Kollegiale Unternehmenskultur

Weiterentwicklung

Zusammenfassung

Albert Amos GmbH & Co. KG in Baden-Württemberg sucht eine zuverlässige Assistenz (m/w/d) zur Unterstützung der Fachbereiche Schlüsselfertiges Bauen und Projektentwicklung. Sie betreuen administrative Aufgaben, pflegen Projekt- und Stammdaten und unterstützen das Team aktiv.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung mit und verfügen idealerweise über Erfahrung im Sekretariat oder der Projektassistenz. Gute Deutschkenntnisse, Organisationstalent und Teamfähigkeit runden Ihr Profil ab.

Qualifikationen

• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• erste Berufserfahrung im Sekretariat oder Projektassistenz
• sicherer Umgang mit MS-Office
• Erfahrung mit ERP- und Projektmanagementsoftware (Nevaris Build/Finance)
• Organisationsgeschick, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise
• Verlässlichkeit und gutes Zeitmanagement
• gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Aufgaben

• Administrative Betreuung der Bauprojekte und Pflege der Projekt- und Stammdaten in den IT-Systemen
• Verwaltung und Überwachung des Nachunternehmermanagements inkl. Ausschreibungen, Angebotsverfolgung, Vertragsverwaltung und Korrespondenz
• Erstellung und Pflege von Unternehmensreferenzen sowie Zusammenstellung und fristgerechte Einreichung der Nachweise für Ausschreibungen und Vergabeverfahren
• Verwaltung von Revisionsunterlagen einschließlich Terminüberwachung und Prüfung auf Vollständigkeit
• Erstellung von Rechnungen sowie Überwachung von Zahlungsplänen, Nachträgen und Fristen
• Prüfung und Bearbeitung von Rechnungen im Bereich TGA inkl. Preisprüfung, Lieferscheinverwaltung und Skontofristen
• Übernahme allgemeiner Sekretariats- und Organisationsaufgaben sowie Unterstützung der Projekt- und Bauleitung

Kenntnisse

Organisationstalent

Zuverlässigkeit

Zeitmanagement

Kommunikationsstärke

Teamfähigkeit

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Büromanagement/Industriekauf

Tools

MS-Office

Nevaris Build

Nevaris Finance

Jobbeschreibung

Zur Verstärkung unserer Fachbereiche Schlüsselfertiges Bauen und Projektentwicklung suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine zuverlässige und organisierte Assistenz (m/w/d), die unsere Projekte aktiv begleitet und unsere Teams unterstützt.

Ihre Aufgaben

• Administrative Betreuung unserer Bauprojekte sowie Pflege der Projekt- und Stammdaten in unseren IT-Systemen
• Verwaltung und Überwachung des Nachunternehmermanagements einschließlich Ausschreibungen, Angebotsverfolgung, Vertragsverwaltung und Korrespondenz
• Erstellung und Pflege von Unternehmensreferenzen sowie Zusammenstellung und fristgerechte Einreichung der erforderlichen Nachweise und Unterlagen für Ausschreibungen und Vergabeverfahren
• Verwaltung von Revisionsunterlagen einschließlich Terminüberwachung und Prüfung auf Vollständigkeit
• Erstellung von Rechnungen sowie Überwachung von Zahlungsplänen, Nachträgen und Fristen
• Prüfung und Bearbeitung von Rechnungen im Bereich der Technischen Gebäudeausrüstung (TGA) einschließlich Preisprüfung, Lieferscheinverwaltung und Überwachung der Skontofristen
• Übernahme allgemeiner Sekretariats- und Organisationsaufgaben sowie Unterstützung der Projekt- und Bauleitung im Tagesgeschäft

Ihr Profil

• erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Industriekauffrau/-mann oder eine vergleichbare Qualifikation
• erste Berufserfahrung im Sekretariat, in der Projektassistenz oder in einer vergleichbaren administrativen Tätigkeit, idealerweise in der Bau- oder Handwerksbranche
• sicherer Umgang mit den gängigen MS‑Office-Anwendungen
• idealerweise Erfahrung im Umgang mit ERP- und Projektmanagementsoftware (z. B. Nevaris Build und Nevaris Finance)
• ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie eine strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise
• hohes Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und ein gutes Zeit‑ und Terminmanagement
• Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und ein freundliches, verbindliches Auftreten
• gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Wir bieten

• ein interessantes und abwechslungsreiches Aufgabengebiet
• eine attraktive und leistungsgerechte Vergütung sowie überdurchschnittlich gute Sozialleistungen
• ein zukunftsorientiertes Unternehmen mit einer familiären und kollegialen Unternehmenskultur mit kurzen Entscheidungswegen
• Unterstützung in der persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung

Innerhalb dieser Stellenausschreibung wird aus Vereinfachungsgründen für alle nicht geschlechtsneutralen Begriffe die männliche Form verwendet. Selbstverständlich gelten sämtliche männliche Formen auch für alle anderen Geschlechtsidentitäten.