Teamassistenz - Chefarztsekretariat Kardiologie

Vivantes Network for Health; Berlin; On-site; EUR 38,000 - 46,000; Full time

Benefits offered by this job

Strukturierte Einarbeitung

Attraktive Vergütung nach TVöD

Betriebliche Altersversorgung (VBL)

Bezuschusste Altersvorsorge

Kostenlose Kinderbetreuung bei Bedarf

Fahrradleasing

Job summary

Vivantes Network for Health sucht im Vivantes Klinikum im Friedrichshain eine koordinationsstarke Sekretariatsleitung im Bereich Innere Medizin – Kardiologie und konservative Intensivmedizin. Sie organisieren den Bürobetrieb, Meetings, Dienstreisen und koordinieren Termine, Räume und Unterlagen.

Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, sichere MS Office-Kenntnisse, gute Deutsch- und Englischkommunikation sowie Organisationstalent mit.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung; ideal Berufserfahrung im Sekretariat oder Verwaltung, ggf. im klinischen Kontext.
• Sehr gute MS Office-Kenntnisse (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) und sichere Ausdrucksweise.
• Sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen; sichere Englischkenntnisse.
• Organisationstalent, diplomatisches Geschick und Teamorientierung.
• Masernimmunisierungsnachweis gesetzlich erforderlich.

Responsibilities

• Leitung des Sekretariats und eigenständige Bearbeitung routinemäßiger Aufgaben inkl. Büroorganisation
• Planung/Durchführung von Besprechungen, Dienstreisen und Koordination von Terminen, Räumen & Unterlagen
• Betreuung des Publikumverkehrs, Korrespondenzmanagement und Anfragen von MDK/Kassen/Behörden
• Koordination privatärztlicher Sprechstunde und Betreuung von Studierenden; Projektdurchführung
• Unterstützung bei Famulaturen, Praktika und weiteren Aufgaben im Team

Skills

Kaufmännische Ausbildung

MS Office Kenntnisse

Englischkenntnisse

Organisationstalent

Education

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office Suite

Job description

Start: sofort
Arbeitszeit: 38,5 Wochenstunden
Vertragsart: befristet für die Dauer einer Krankheitsvertretung
Entgelt: EG 6 TVöD
Einsatzort: Vivantes Klinikum im Friedrichshain
Bereich: Klinik für Innere Medizin - Kardiologie und konservative Intensivmedizin
Bewerbungsfrist: 26.11.2026

Arbeiten bei Vivantes: Unser Job ist das Leben!

Vivantes ist Berlins größtes Gesundheitsnetzwerk – gemeinsam verbunden in der Arbeit mit und an den Menschen. In über 100 Fachkliniken, Instituten und Pflegeeinrichtungen stellen wir die erstklassige medizinische und pflegerische Versorgung für einen großen Teil der Berliner*innen sicher. Wie Berlin sind wir in jedem Kiez ein wenig anders, aber eben immer auch ganz klar Vivantes.

Sie behalten gerne den Überblick, organisieren Abläufe zuverlässig und sind erste Ansprechperson für Patient*innen? Sie möchten in einem medizinischen Umfeld arbeiten und dort aktiv zur optimalen Versorgung beitragen? Dann passen Sie hervorragend zu uns: In unserem kardiologischen Bereich sorgen Sie für eine reibungslose Koordination, unterstützen das Team und tragen maßgeblich zu einem strukturierten und patient*innenorientierten Ablauf bei.
Das Vivantes Klinikum im Friedrichshain verfügt über 26 Fachkliniken und 956 Betten und liegt zentral an der Landsberger Allee in unmittelbarer Nähe zum Volkspark Friedrichshain. Die Klinik für Innere Medizin – Kardiologie und konservative Intensivmedizin steht für hohe medizinische Qualität und ein breites diagnostisches Spektrum. Offenheit, Teamgeist und Engagement prägen unseren Alltag – begleitet von spannenden Einblicken in die kardiologische Spitzenmedizin. Mehr zum Einsatzort

Ihre Aufgaben

• Leitung des Sekretariats und selbstständige Bearbeitung routinemäßiger Aufgaben einschließlich Organisation des Bürobetriebs sowie Planung und Durchführung von Besprechungen, Veranstaltungen, Dienstreisen und Koordination von Terminen, Räumen und Unterlagen
• Termin- und Aufgabenmanagement, Postbearbeitung sowie Verantwortung für die Führung und Pflege der Korrespondenz des Chefarztes
• Betreuung des Publikumverkehrs, professionelle Kommunikation und Bearbeitung allgemeiner Anfragen sowie Anfragen des MDK, der Krankenkassen, des Versorgungsamts und weiterer Institutionen; Organisation und Koordination von Versicherungsfällen
• Koordination und Administration der privatärztlichen Sprechstunde sowie der Anliegen von Wahlleistungspatient*innen
• Koordinierung und Administration von Famulaturen, Praktika und Betreuung von Studierenden im Praktischen Jahr sowie Durchführung von Projekten und Sonderaufgaben

Das bringen Sie mit

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise Erfahrung im Sekretariat, in der Verwaltung oder in einem vergleichbaren Bereich - gern im klinischen Kontext
• Beherrschung der fachspezifischen medizinischen Nomenklatur sowie sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen und hervorragende kommunikative Fähigkeiten sowie sichere Englischkenntnisse
• Organisationstalent und kompetentes Auftreten, auch in anspruchsvollen Situationen, hohes Engagement und Anpassungsfähigkeit sowie diplomatisches Geschick
• Gesetzlich notwendiger Nachweis über Immunisierung gegen Masern

Benefits – weil Sie es uns wert sind

• Strukturierte Einarbeitung
• Attraktive Vergütung nach TVöD
• Betriebliche Altersversorgung (VBL)
• Möglichkeit der bezuschussten Altersvorsorge
• Kostenlose Kinderbetreuung bei kurzfristigem Bedarf
• Fahrradleasing möglich

Bei Vivantes leben wir Chancengleichheit sowie Diversity und Inklusion. Wir freuen uns daher über jede Bewerbung – denn bei Vivantes sind alle willkommen.

Prof. Dr. med. Stephan Kische
Chefarzt
Tel.: [phone]