Teamassistent*in (w/m/d) - Kirchhoff-Institut für Physik

Universität Heidelberg; Heidelberg; Vor Ort; EUR 60.000 - 80.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Eine renommierte Hochschule in Heidelberg sucht eine engagierte Teamassistenz (w/m/d) für das Kirchhoff-Institut für Physik. Die Position bietet die Möglichkeit, klassische Sekretariatsaufgaben mit moderner Teamunterstützung zu kombinieren. Wenn Sie Organisationsgeschick, Kommunikationsstärke sowie sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse mitbringen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Die Vergütung erfolgt nach TV-L und das Arbeitsumfeld ist inspirierend und kooperativ.

Leistungen

Vielfältige Möglichkeiten zur Weiterbildung

Bezahltes Deutschlandticket

Flexible Arbeitsbedingungen

Qualifikationen

• Eigenständige, zuverlässige und serviceorientierte Arbeitsweise.
• Erfahrung im wissenschaftlichen oder internationalen Umfeld ist von Vorteil.

Aufgaben

• Organisation kleiner Teamveranstaltungen und Teambuilding-Aktivitäten.
• Zuverlässige Durchführung allgemeiner Organisationsarbeiten.
• Planung und Abrechnung von Dienstreisen.
• Betreuung nationaler und internationaler Gäste.

Kenntnisse

Organisationsgeschick

Eigeninitiative

Kommunikationsstärke

Sehr gute Deutschkenntnisse

Sehr gute Englischkenntnisse

Ausbildung

Abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungs-, Büro- oder Assistenzbereich

Tools

Microsoft Word

Microsoft Excel

Microsoft Outlook

Jobbeschreibung

Am Kirchhoff-Institut für Physik ist ab 01.01.2026 folgende Stelle unbefristet zu besetzen:

Teamassistent*in (w/m/d)

Stellenumfang flexibel zwischen 50% oder 100%

Das Kirchhoff-Institut für Physik ist ein experimentalphysikalisches Institut mit zahlreichen Forschungs- und Servicegruppen. Zur Unterstützung unseres Teams von Physiker*innen, die auf dem Gebiet der Quantenphysik forschen, suchen wir eine engagierte, motivierte und gut organisierte Persönlichkeit als Teamassistenz. Diese vielseitige Position kombiniert klassische Sekretariatsaufgaben mit moderner Teamunterstützung und bietet die Möglichkeit, aktiv zum Erfolg unserer Forschung und Lehre beizutragen.

Ihre Aufgaben:

• Förderung eines positiven und kollaborativen Arbeitsklimas
• Organisation kleiner Teamveranstaltungen und Teambuilding-Aktivitäten
• Zuverlässige Durchführung allgemeiner Organisationsarbeiten (z. B. Terminkoordination, Korrespondenz, Organisation und Optimierung interner Abläufe)
• Planung und Abrechnung von Dienstreisen
• Betreuung nationaler und internationaler Gäste, Austauschprogramme und Besuchsgruppen
• Mitarbeit bei der Organisation von Workshops, Seminaren und wissenschaftlichen Veranstaltungen
• Unterstützung bei externer Kommunikation (z. B. mit Kooperationspartner*innen, Fördergeber*innen, Studierenden)
• Unterstützung bei Outreach-Arbeit (z. B. Website, Social Media, Newsletter)
• Mitarbeit im Budgetmanagement (Mittelverwaltung, Verwendungsnachweise, Bestellungen)
• Mitarbeit in der Personalverwaltung

Ihr Profil:

• Organisationsgeschick, Eigeninitiative und Kommunikationsstärke
• Abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungs-, Büro- oder Assistenzbereich oder eine vergleichbare Qualifikation
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Programmen (insbesondere Word, Excel, Outlook)
• Selbstständige, zuverlässige und serviceorientierte Arbeitsweise
• Erfahrung im wissenschaftlichen oder internationalen Umfeld ist von Vorteil

Wir bieten:

• Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet in einem inspirierenden wissenschaftlichen Umfeld
• Eine dynamische, offene und kooperative Arbeitsatmosphäre
• Vielfältige Möglichkeiten zur Weiterbildung und persönlichen Entwicklung
• Flexible und familienfreundliche Arbeitsbedingungen
• Unterstützung der Mobilität durch ein bezuschusstes Deutschlandticket

Die Vergütung erfolgt nach TV‑L. Die Stelle ist grundsätzlich teilbar.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, die Sie bitte mit den üblichen Unterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse etc.) bis zum 27.11.2025 in einer einzigen PDF-Datei per E‑Mail an [e-mail] (Ref.: Teamassistenz 2026) senden.

Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an Frau Elke Schmetzer, Tel. [phone], [e-mail].

Die Universität Heidelberg steht für Chancengleichheit und Diversität. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Informationen zu Stellenausschreibungen und zum Datenschutz finden Sie unter www.uni-heidelberg.de/stellenmarkt.