Teamassistent*in / Office Manager*in (m/w/d) im Fremdsprachensekretariat

Universit; Bielefeld; On-site; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Fortbildungsmöglichkeiten

Gesundheits- und Präventionsangebote

30 Tage Urlaub

Flexible Arbeitszeiten

VBL betriebliche Zusatzversorgung

Mensa, Cafeteria, Uni-Shop

Job summary

Universität Bielefeld sucht eine Teamassistenz/Office Manager*in im Fremdsprachensekretariat zur Unterstützung von mehreren Professoren. Hauptaufgaben sind Büroorganisation, Prüfungsplanung, Korrespondenz und Terminmanagement, inklusive 50 % spanischer Sprache.

Zudem unterstützen Sie Finanzangelegenheiten und Drittmittelprojekte mit SAP-Kenntnissen. Sie bringen eine abgeschlossene verwaltungs- oder kaufmännische Ausbildung, gute Deutsch- und Spanischkenntnisse (B2), sowie sichere

Qualifications

• Abgeschlossene verwaltungs- oder kaufmännische Berufsausbildung oder gleichwertige Qualifikation.
• Spanische Sprachkenntnisse auf B2-Niveau gemäß CEFR.
• Gute Anwendungskenntnisse in MS Office und gängiger Software.
• Aufgeschlossenheit gegenüber dem Wissenschaftsbetrieb.
• Englisch- und Französischkenntnisse wünschenswert.

Responsibilities

• Allgemeine Sekretariatsaufgaben und Büroorganisation des Sekretariats (ca. 90%).
• Unterstützung bei Lehrveranstaltungsvorbereitung und Prüfungen.
• Korrespondenz, Auskunftserteilung und Terminmanagement.
• Unterstützung bei Organisation von Tagungen, Workshops und Kolloquien.
• Bearbeitung von Finanzangelegenheiten und Drittmittelprojekten (ca. 10%).

Skills

Kommunikationsfähigkeit

Englischkenntnisse

Französischkenntnisse

Spanischkenntnisse

Teamfähigkeit

Selbstständige Arbeitsweise

Flexibilität

Digitale Prozesse

Kooperation/Teamarbeit

Education

Verwaltungs-/kaufmännische Berufsausbildung

Alternative qualifizierende Ausbildung

SAP-Kenntnisse

Tools

MS Office

SAP

Datenverarbeitung

Internetbrowser

Job description

In der Fakultät für Linguistik und Literaturwissenschaft ist die folgende Position zu besetzen:

Teamassistent*in / Office Manager*in (m/w/d) im Fremdsprachensekretariat

• Kennziffer: Tech26316
• Start nächstmöglich
• Vollzeit
• Vergütung nach E7 TV-L
• unbefristet

Die Fakultät für Linguistik und Literaturwissenschaft bietet das größte, interdisziplinär geprägte Studien- und Forschungsangebot unter den Fakultäten der Universität Bielefeld. Zur Verstärkung unseres Teams ist in der Fakultät für Linguistik und Literaturwissenschaft eine Stelle als Teamassistent*in / Office Manager*in (m/w/d) im Fremdsprachensekretariat zu besetzen. Als Stelleninhaber*in sind Sie für bis zu vier Professor*innen und für deren zentralen Belange zuständig, die durch hohe Internationalität, Interkulturalität und Austausch geprägt sind. Informationen zur Fakultät, unseren Studiengängen u. a. finden Sie unter: https://www.uni-bielefeld.de/fakultaeten/linguistik-literaturwissenschaft/index.xml

Ihre Aufgaben

• Allgemeine Sekretariatsaufgaben (ca. 90 %), insbesondere:
  • selbständige und verantwortungsvolle Büroorganisation des Sekretariats
  • Unterstützung bei der Lehrveranstaltungsvorbereitung, u. a. Eintragungen ins eKVV
  • Planung und Unterstützung bei der Durchführung der schriftlichen Prüfungen
  • Erledigung von Korrespondenz sowie Auskunftserteilung auf telefonischen, postalischen oder elektronischen Kommunikationswegen
  • Terminmanagement, Wiedervorlage, Postein- und -ausgang sowie Aktenführung
  • diverse Schreibtätigkeiten (neben der allgemeinen Korrespondenz auch Aktenvermerke, Berichte, Protokolle, Synopsen etc.)
  • Betreuung der Internetauftritte sowie Forschungs- und Publikationsdatenbanken der Arbeitsbereiche
  • Unterstützung bei der Organisation von wissenschaftlichen Tagungen, Workshops, Kolloquien und
  • Exkursionen sowie Betreuung der Gastwissenschaftler*innen

Die Wahrnehmung der o. g. Aufgaben erfolgt zu 50 % in spanischer Sprache.

• Mitarbeit in Finanzangelegenheiten und Drittmittelprojekten der Arbeitsbereiche (ca. 10 %), insbesondere:
  • Ermittlung von Finanzbedarfen
  • Überwachung des Mittelabflusses und der verfügbaren Mittel mittels SAP
  • Erstellung einfacher Ausgabeübersichten
  • Unterstützung in Beschaffungsangelegenheiten

Das erwarten wir:

• abgeschlossene Berufsausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Beruf (z. B. als Verwaltungsfachangestellte*r bzw. Angestelltenlehrgang I, Kauffrau*mann für Büromanagement)
• alternativ: sonstige abgeschlossene Ausbildung oder Qualifikation mit mehrjähriger geeigneter Berufserfahrung
• nachgewiesene Kenntnisse der spanischen Sprache auf B2-Niveau des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen (z. B. Ausbildung zum*zur Fremdsprachenassistent*in oder zum*zur Fremdsprachensekretär*in, IHK-Zeugnis o. ä.)
• Aufgeschlossenheit gegenüber dem Wissenschaftsbetrieb
• gute Anwendungskenntnisse im Bereich der Datenverarbeitung und in gängiger Software (MS Office, Internetbrowser etc.)
• Freude am Umgang mit unterschiedlichsten Personengruppen
• kooperativer und teamorientierter Arbeitsstil
• selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise
• sehr gute Kommunikationsfähigkeit
• Flexibilität
• Bereitschaft, sich in digitale Prozesse und Formate einzuarbeiten

Das wünschen wir uns:

• gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Französischkenntnisse in Wort und Schrift
• Erfahrungen in der Führung eines Sekretariats
• Erfahrungen in der (Hochschul-)Verwaltung
• Kenntnisse in der Haushalts- und Drittmittelverwaltung
• SAP-Kenntnisse

Unser Angebot

• Vergütung nach E7 TV-L
• unbefristet
• Vollzeit
• interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
• Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• sicherer Arbeitsplatz
• fester Dienstort (Bielefeld) ohne Reisetätigkeit
• flexible Arbeitszeiten
• 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche und zusätzlich arbeitsfrei am 24.12. und 31.12.
• FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
• Mitgliedschaft bei „FairNetzt“ - Sekretariatsnetzwerk der Universität Bielefeld für kollegialen Austausch und gemeinsame Aktivitäten
• gute Verkehrsanbindung
• betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
• kollegiale Zusammenarbeit
• offene und angenehme Arbeitsatmosphäre
• spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten
• modernes Arbeitsumfeld mit digitalen Prozessen
• vielfältige Angebote (Mensa, Cafeteria, Restaurants, Uni-Shop, Geldautomaten etc.)

Kontakt

• Melissa Schubert
• [e-mail]

Anschrift

• Universität Bielefeld
• Melissa Schubert
• Postfach 10 01 31
• 33501 Bielefeld

Die Universität Bielefeld ist für ihre Erfolge in der Gleichstellung mehrfach ausgezeichnet und als familienfreundliche Hochschule zertifiziert. Sie freut sich über Bewerbungen von Frauen. Dies gilt im besonderen Maße im wissenschaftlichen Bereich sowie in Technik, IT und Handwerk. Bewerbungen von geeigneten schwerbehinderten oder ihnen gleichgestellten behinderten Menschen sind ausdrücklich erwünscht. An der Universität Bielefeld werden Stellenbesetzungen auf Wunsch grundsätzlich auch mit reduzierter Arbeitszeit vorgenommen, soweit nicht im Einzelfall zwingende dienstliche Gründe entgegenstehen.