Teamassistent*in / Office Manager*in (m/w/d)

Universität Bielefeld; Bielefeld; Vor Ort; EUR 40.000 - 50.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine Universität in Deutschland sucht eine*n Teamassistent*in / Office Manager*in zur Unterstützung zweier Arbeitsgruppen in der Fakultät für Biologie. Verantwortlichkeiten umfassen Büroorganisation, Finanzplanung und die Erstellung fremdsprachlicher Korrespondenz. Bewerber*innen sollten über eine abgeschlossene Ausbildung und sehr gute Deutsch- sowie Englischkenntnisse verfügen. Das Angebot umfasst eine unbefristete Vollzeitstelle mit flexiblen Arbeitszeiten.

Leistungen

Interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten

Flexible Arbeitszeiten

30 Tage Urlaub

Mitgliedschaft bei „FairNetzt“

Betriebliche Zusatzversorgung (VBL)

Qualifikationen

• Erfahrung in selbständiger Büroorganisation und Sekretariatsarbeit.
• Bereitschaft zum Erlernen neuer Computeranwendungen.
• Ausgeprägte Serviceorientierung und großes Verantwortungsbewusstsein.

Aufgaben

• Allgemeine Sekretariats‑ und Verwaltungsaufgaben.
• Übergreifende Finanzplanung für Haushalts‑ und Drittmittel.
• Fremdsprachliche Korrespondenz in Englisch.

Kenntnisse

Büroorganisation

Textverarbeitung

Tabellenkalkulation

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Kommunikationsfähigkeit

Teamfähigkeit

Organisationsfähigkeit

Eigeninitiative

Serviceorientierung

Ausbildung

Abgeschlossene Ausbildung in einem verwaltungsbezogenen Beruf

Tools

SAP

Jobbeschreibung

In der Fakultät für Biologie ist die folgende Position zu besetzen: Teamassistent*in / Office Manager*in (m/w/d) Kennziffer: Tech25378

• Start: nächstmöglich
• Vollzeit
• Vergütung nach E8 TV-L
• unbefristet

Die Fakultät für Biologie ist eine der größten Fakultäten der Universität Bielefeld. Ihr Profil und ihre Struktur sind wesentlich geprägt durch das Zusammenspiel des Wissenschaftsbetriebs mit mehreren Bachelor- und Masterstudiengängen sowie den verschiedenen fakultätseigenen Bereichen, einschließlich Werkstätten, Gärtnerei, Tierpflege und EDV‑Abteilung.

Der*Die Stelleninhaber*in wird zwei Arbeitsgruppen (Computational Biology und Biotechnologie der Pflanzen) administrativ verstärken. Es handelt sich dabei um internationale und diverse Teams mit vielen spannenden Aufgaben. Die beiden Arbeitsgruppen arbeiten in Forschung und Lehre eng zusammen.

Ihre Aufgaben

• Allgemeine Sekretariats‑ und Verwaltungsaufgaben (50 %), insbesondere
  • Erledigung der Korrespondenz
  • Terminmanagement, Wiedervorlage, Posteingang und -ausgang, Aktenführung
  • Betreuung der Website der jeweiligen Arbeitsgruppe
  • Bibliotheks‑ und Literaturarbeiten
  • Mitwirkung bei der Vorbereitung von Personalmaßnahmen
  • Beschaffungsangelegenheiten
  • Unterstützende Arbeiten für die Studien‑ und Prüfungsverwaltung
• Übergreifende Finanzplanung für Haushalts‑ und Drittmittel (35 %)
  • Ermittlung des Finanzbedarfs (überschlägige kalkulatorische Berechnung) aller Einnahmen und Ausgaben
  • Laufende Überwachung des Mittelabflusses und der verfügbaren Mittel
  • Erarbeitung von Entscheidungsvorschlägen zur Finanzierbarkeit von Vorhaben
  • Mitwirkung bei der Erstellung von (Drittmittel‑)Projektanträgen, Verwendungsnachweisen, Abschlussberichten
• Fremdsprachliche Korrespondenz, Schreiben von Texten und anderen Dokumenten in Englisch, mündliche Übertragung von Ausführungen in die englische Sprache und umgekehrt (15 %)

Es handelt sich teilweise um Aufgaben im Rahmen einer Vertretung. Nach Rückkehr der*der Stelleninhaber*in auf die ursprüngliche und durch diese Ausschreibung nur zeitweise vertretene Stelle ist eine Aufgabenänderung im Arbeitsbereich möglich.

Unser Angebot

• Vergütung nach E8 TV-L
• unbefristet
• Vollzeit
• Interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
• Vielzahl von Gesundheits‑, Beratungs‑ und Präventionsangeboten
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• Flexible Arbeitszeiten
• 30 Tage Urlaub
• FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
• Mitgliedschaft bei „FairNetzt“ – Sekretariatsnetzwerk der Universität Bielefeld für kollegialen Austausch und gemeinsame Aktivitäten
• Gute Verkehrsanbindung
• Betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
• Kollegiale Zusammenarbeit
• Offene und angenehme Arbeitsatmosphäre
• Spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten

Ihr Profil

Das erwarten wir:

• Abgeschlossene Ausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Beruf (z. B. Verwaltungsfachangestellte*r bzw. Angestelltenlehrgang I, Kauffrau*mann für Büromanagement, Industriekauffrau*mann, Fremdsprachensekretär*in, Sekretär*in, Rechtsanwalts‑ und Notarfachangestellte*r) oder alternativ: sonstige abgeschlossene Ausbildung bzw. Qualifikation mit mehrjähriger geeigneter Berufserfahrung
• Erfahrung in selbständiger Büroorganisation und Sekretariatsarbeit
• Sehr gute Kenntnisse in Textverarbeitung und Tabellenkalkulation
• Bereitschaft zum Erlernen neuer Computeranwendungen
• Sehr gute Deutsch‑ und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Hohes Maß an Kommunikations‑ und Teamfähigkeit
• Sehr hohe Organisationsfähigkeit
• Eigeninitiative und Engagement
• Ausgeprägte Serviceorientierung und großes Verantwortungsbewusstsein
• Bereitschaft, in der lernenden Organisation Universität kontinuierlich an Prozessänderungen mitzuwirken

Das wünschen wir uns:

• Erfahrung im Bereich der Finanzplanung und Ressourcenüberwachung
• Kenntnisse in einem integrierten Finanz‑ und Buchhaltungssystem (SAP)
• Erfahrungen im internationalen Umfeld / mit internationalen Kunden*innen
• Erfahrungen in der Erstellung und Betreuung einer Internetpräsenz (z. B. Roxen)

Interessiert? Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung. Bitte nutzen Sie hierzu vorzugsweise unser Online‑Formular, welches Sie über den unten stehenden Button "JETZT BEWERBEN" erreichen.

Bewerbungsfrist: 21.11.2025

Kontakt

Nils Strüber
0521 106‑4757
[e-mail]

Anschrift

Universität Bielefeld
Fakultät für Biologie
Nils Strüber
Universitätsstraße 25
33615 Bielefeld

Die Universität Bielefeld ist für ihre Erfolge in der Gleichstellung mehrfach ausgezeichnet und als familienfreundliche Hochschule zertifiziert. Sie freut sich über Bewerbungen von Frauen. Dies gilt im besonderen Maße im wissenschaftlichen Bereich sowie in Technik, IT und Handwerk. Bewerbungen von geeignetem schwerbehinderten oder ihnen gleichgestellten behinderten Menschen sind ausdrücklich erwünscht. An der Universität Bielefeld werden Stellenbesetzungen auf Wunsch grundsätzlich auch mit reduzierter Arbeitszeitvorgaben vorgenommen, soweit nicht im Einzelfall zwingende dienstliche Gründe entgegenstehen.