Teamassistent/-in (m/w/d/x)

State Chancellery of Saxony; Leipzig; Hybrid; EUR 33,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Tarifvertrag TV-L 9a

Jahressonderzahlung

Betriebliche Altersvorsorge

Mobiles Arbeiten

Mensen-/Cafeterien-Verpflegung

Job summary

Universität Leipzig sucht eine Teamassistenz (m/w/d/x) am Institut für Geographie. Sie übernehmen Budgetplanung, Abrechnung und administrative Unterstützung von Professuren sowie Koordination mit externen Partnern, auch auf Englisch. Zudem gehören Personalvorgänge, Prüfungsvorbereitungen und allgemeine Sekretariatsaufgaben zu Ihrem Verantwortungsbereich.

Beginn 1. Januar 2027; unbefristet, 75 % Teilzeit mit Aussicht auf Vollbeschäftigung; Entgeltgruppe 9a TV-L; flexible Arbeitszeiten und mobiles

Qualifications

• Abschluss im Verwaltungs-, kaufmännischen oder buchhalterischen Bereich oder gleichwertige Qualifikation.
• Englische Sprachkenntnisse mindestens B2 und Deutsch B2.
• Sicherer Umgang mit Bürosoftware (MS Office) und Grundkenntnisse im Projektmanagement wünschenswert.
• Erfahrung im öffentlichen Dienst ist vorteilhaft.
• Selbstständige, zuverlässige Arbeitsweise und gutes Kommunikationsvermögen.

Responsibilities

• Budgetplanung und Mittelüberwachung von Haushalts- und Drittmitteln.
• Mittelabforderungen, Zwischennachweise, Verwendungsnachweise und Endabrechnungen erstellen.
• Administrative Unterstützung der Professuren und Arbeitsgruppen am Institut für Geographie.
• Koordination mit externen Partnern, auch auf Englisch.
• Bearbeitung von Angeboten, Bestellungen, Rechnungen, Eingangskontrolle und Inventarisierung.
• Personalrelevante Unterlagen vorbereiten (Lehraufträge, Honorare, Werkverträge, Einstellungsanträge).
• Führen von Promotionsakten und Prüfungsorganisation.
• Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, Post, Terminkoordinierung, Protokollführung, Veranstaltungsorganisation, Website-Pflege.

Skills

Englischkenntnisse B2

MS Office

Organisationstalent

Teamfähigkeit

Verhandlungs- und Kooperationskompeten

Education

Abschluss im Verwaltungs-, kaufmännischen oder buchhalterischen Bereich

Gleichwertige einschlägige Qualifikation

Tools

MS Office

Job description

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Kennziffer 145/2026

An der Fakultät für Physik und Erdsystemwissenschaften, Institut für Geographie ist folgende Stelle zu besetzen:

Teamassistent/-in (m/w/d/x)

Die 1409 gegründete Universität Leipzig gehört zu den großen, forschungsstarken und medizinführenden Universitäten in Deutschland. Mit ihren rund 30.000 Studierenden und mehr als 5.000 Beschäftigten in 14 Fakultäten prägt sie das Leben in der pulsierenden und weltoffenen Stadt Leipzig. Die Universität Leipzig bietet ein dynamisches und international geprägtes Arbeitsumfeld sowie attraktive und vielfältige Arbeitsmöglichkeiten in Forschung, Lehre, Transfer, Infrastruktur und Verwaltung.

Das Institut für Geographie ist an deutsch- und englischsprachigen Studiengängen der Fakultät beteiligt, die einen Anteil von Studierenden ohne deutschsprachigen Hintergrund haben. Wir sind stolz darauf, internationale Forscher/-innen in unseren Reihen zu haben oder als Gäste zu beherbergen, und richten unsere Drittmittelakquise auch international aus. Eine gute Beherrschung der englischen Sprache ist daher für die meisten Arbeitsvorgänge erforderlich.

Stellenmerkmale

• Entgeltgruppe 9a TV-L
• unbefristet
• 75 % einer Vollbeschäftigung, perspektivisch ist eine Aufstockung auf 100 % (Vollbeschäftigung) vorgesehen; Teilzeit möglich
• Beginn 1. Januar 2027

Das sind Ihre Aufgaben

• Budgetplanung und Mittelüberwachung von Haushalts- und Drittmitteln
• Mittelabforderungen, Erstellung von Zwischennachweisen/Verwendungsnachweisen, Endabrechnungen
• planerische und administrative Unterstützung der Professuren und deren Arbeitsgruppen am Institut für Geographie
• Beratungs- und Koordinationsaufgaben im Verbund mit außeruniversitären und ausländischen Projektpartnern, auch auf Englisch
• Bearbeitung und Prüfung von Angeboten, Bestellungen, Rechnungen, Eingangskontrolle und Inventarisierungsvorbereitung
• Vorbereitung personalrelevanter Vorgänge (z. B. Ausfüllen der Anträge für Lehraufträge, Gastvereinbarungen, Honorar- und Werkverträge sowie Einstellungsanträge für wissenschaftliches und nichtwissenschaftliches Personal)
• Führen von Promotionsakten, organisatorische Vor- und Nachbereitung von Prüfungen, Erteilung von Auskünften zu Studiengängen
• allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben (z. B. interne und externe Korrespondenz, Post, Terminkoordinierung, Telefonate, Koordination von Gremiensitzungen und Protokollführung, Organisation von Veranstaltungen, Verwaltung von Transpondern, Pflege der Inhalte der Institutswebsite)

Das bringen Sie mit

• einen einschlägigen berufsqualifizierenden Abschluss im Verwaltungs-, kaufmännischen oder buchhalterischen Bereich oder mindestens gleichwertige einschlägige Qualifikation erforderlich
• Kenntnisse rechtlicher Grundlagen in Finanz- und Personalverwaltung erforderlich (Sächsische Haushaltsordnung, Reisekostenrecht, Honorarordnung, Befristungsrecht)
• sichere Anwenderkenntnisse von Bürosoftware (MS Office) erforderlich
• gute Englisch-Kenntnisse und sehr gute Deutsch-Kenntnisse (jeweils mindestens Sprachniveau B2) erforderlich
• Kenntnisse im Projektmanagement wünschenswert
• nachgewiesene Berufserfahrung, vorzugsweise im öffentlichen Dienst, im Bereich Projektmanagement, öffentliche Verwaltung oder im kaufmännischen Bereich wünschenswert
• Kommunikationsfähigkeit, Kooperationsbereitschaft, sicheres Auftreten
• selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise

Das bieten wir Ihnen

• einen verantwortungsvollen Aufgabenbereich im spannenden Umfeld einer großen Universität
• die Mitarbeit in einem freundlichen, hilfsbereiten und leistungsstarken Team
• flexible Arbeitszeiten und Mobile Arbeit zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
• eine zielgerichtete Personalentwicklung in allen Phasen Ihres Berufslebens mit Weiterbildungsmöglichkeiten
• vielfältige Angebote des betrieblichen Gesundheitsmanagements
• eine Vergütung gemäß Tarifvertrag der Länder inklusive Jahressonderzahlung und betrieblicher Altersvorsorge
• ein vergünstigtes Personennahverkehrsticket (z. B. das Deutschlandticket als Jobticket)
• umfangreiche Verpflegung in den Mensen und Cafeterien des Studentenwerks Leipzig

Forschung, Lehre, Transfer, Infrastruktur und Verwaltung brauchen Perspektivenvielfalt. Die Universität setzt sich deshalb für Diversität und Chancengerechtigkeit ein. Ihre Bewerbung ist bei uns willkommen, unabhängig von Geschlecht, Nationalität, Religion, kultureller und sozialer Herkunft, Alter oder sexueller Orientierung. Die Universität strebt eine Erhöhung des Anteils von Frauen in verantwortlicher Position an und bittet deshalb qualifizierte Frauen ausdrücklich um ihre Bewerbung.

Bei gleicher Eignung werden Menschen mit Schwerbehinderung oder ihnen nach SGB IX Gleichgestellte bevorzugt eingestellt. Sollten Sie im Rahmen dieses Bewerbungsverfahrens Fragen zur Barrierefreiheit oder Unterstützungsbedarf haben, kontaktieren Sie die Schwerbehindertenvertretung der Universität Leipzig unter [e-mail] .

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann senden Sie uns bitte Ihre Bewerbung einschließlich der üblichen Zeugnisse und Nachweise adressiert an Sen.-Prof. Dr. Sebastian Lentz, Institutsleiter, bis zum 11.11.2026 über unser Online-Bewerbungsportal zu.

Bei inhaltlichen Fragen zur ausgeschriebenen Stelle wenden Sie sich bitte an Sen.-Prof. Dr. Sebastian Lentz, 0341 9732797.