Team Lead Operations (all genders)

Lingoda GmbH; Berlin; Remote; EUR 90,000 - 120,000; Full time

Benefits offered by this job

Kostenlose Sprachkurse

30 Urlaubstage pro Jahr

Home Office möglich

Betriebliche Sozialleistungen

Job summary

Lingoda GmbH sucht eine erfahrene Führungspersönlichkeit zur disziplinarischen Leitung eines Teams, das Kurslogistik, Service und Prüfungen steuert. Sie definieren KPIs, analysieren Daten und treiben Forecasting voran, um eine schlanke, skalierbare Betriebsstruktur zu schaffen.

Sie arbeiten remote in Deutschland, koordinieren abteilungsübergreifend und setzen KI-gestützte Automatisierung sinnvoll ein, um Prozesse effizienter zu gestalten und AZAV-Richtlinien sicherzustellen.

Qualifications

• Mindestens 3 Jahre Führungserfahrung operativer oder administrativer Teams
• Erfahrung in Change-Management-Prozessen
• Erfahrung in Kennzahlen-gesteuerter Team-Performance
• Proaktiver Arbeitsstil mit Lösungsorientierung
• Erfahrung in bereichsübergreifender Zusammenarbeit
• Erfahrung im Einsatz KI-gestützter Tools zur Prozessautomatisierung
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten
• Fließende Deutschkenntnisse (C1/C2) und Englischkenntnisse (C1)

Responsibilities

• Team fachlich und disziplinarisch führen und motivieren
• Leitung von KPI-Daten, OKRs und Forecasts zur Leistungsoptimierung
• End-to-End-Verantwortung für Kurslogistik, Service und Prüfungen
• Standardisierung von Abläufen und Einführung von Automatisierung
• Risikomanagement und Eskalationssteuerung
• Enge Abstimmung mit weiteren Fachbereichen und externen Partnern
• Change Management und Organisationsentwicklung

Skills

Teamführung

Kennzahlensteuerung

Crossfunktionale Zusammenarbeit

KI-gestützte Automatisierung

Organisationsfähigkeit

Tools

HubSpot

Planungstabellen

CRM-Systeme

Ticketsysteme

Job description

Department: B2B Health Operations

Location: Remote - Germany

Über Lingoda

Vor 12 Jahren gegründet, stellt sich Lingoda einer der drängendsten globalen Herausforderungen unserer Zeit: dem Bedarf wachsender Wirtschaften und alternder Bevölkerungen mit der Mobilität globaler Talente zu begegnen. Angetrieben von unserer Mission – „Menschen weltweit mit Sprachkenntnissen, kulturellem Verständnis und technischem Know-how auszustatten, damit Integration und Erfolg möglich werden“ – hat sich Lingoda als Vorreiter im Bildungsbereich etabliert.

Was wir tun

Lingodas effektives Lernmodell basiert auf Kleingruppenunterricht – mit über 800.000 Kursen pro Jahr, geleitet von 2.400 qualifizierten Lehrkräften. Unsere eigens entwickelte Curriculum-Plattform hilft Lernenden dabei, ihre Ziele zu erreichen – sei es für den beruflichen Aufstieg oder die erfolgreiche Integration in einem neuen Land.

Wen wir unterstützen

Lingoda ist ein schnell wachsendes und ambitioniertes Unternehmen, das sowohl im B2B- als auch im B2C-Bereich tätig ist: Während unser B2B-Geschäft in Deutschland besonders auf den Gesundheitssektor fokussiert ist – mit dem klaren Ziel, in weitere Branchen und Länder zu expandieren – erreichen wir im B2C-Bereich Lernende weltweit. Unsere Studierende lernen Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch und Italienisch – ganz egal, wo auf der Welt sie sich befinden.

Eine Sprache mit Lingoda zu lernen, ist eine bereichernde Erfahrung – möglich gemacht durch uns Lingodies, die unsere Lernenden auf jedem Schritt ihrer Reise begleiten. Wir leben das Lernen mit ihnen gemeinsam, um eine Welt der Verbindung und Möglichkeiten zu schaffen.

Warum du bei uns einsteigen solltest

Ein Einstieg bei Lingoda bedeutet, Teil eines Teams zu werden, das gemeinsam besser wird. Wir leben eine inklusive Kultur, in der Mut, Neugier und persönliches Wachstum gefördert werden. Erkenntnisse setzen wir in Taten um – und jede*r Einzelne trägt dazu bei, positive Veränderungen zu bewirken.

Werde Teil unserer Mission, Leben durch Bildung zu verändern.

Deine Mission bei uns:

Du übernimmst die disziplinarische Führung des Teams, das die administrativen und logistischen Abläufe entlang von Course Delivery, Service und Prüfungen rund um unsere Kurse verantwortet. Du steuerst die Leistung deines Teams über klare KPIs, Datenanalysen und Forecasts, setzt Prioritäten und leitest strukturelle Verbesserungsmaßnahmen ab. Dein Ziel ist eine schlanke, skalierbare Betriebsstruktur mit klaren Verantwortlichkeiten, die durch datengetriebene Automatisierung kontinuierlich weiterentwickelt wird, bei gleichbleibend hoher Zuverlässigkeit und Termintreue.

Deine Aufgaben:

• Teamführung, People Development und disziplinarische Verantwortung: Du führst dein Team fachlich und disziplinarisch. Du setzt klare Ziele und Prioritäten, gibst regelmäßig Feedback und förderst die individuelle Weiterentwicklung deiner Teammitglieder.
• Steuerung über Kennzahlen, OKRs und datengetriebene Verbesserung: Du steuerst die Leistung deines Teams anhand klarer KPIs, unter anderem Genauigkeit, SLA-Erfüllung, Durchlaufzeit, Backlog und Compliance-Risiken. Du entwickelst passende Kennzahlen und Trendanalysen für dein Team weiter. Du begleitest die OKR-Initiativen deines Teams von der Zielsetzung bis zur Erfolgsmessung, erkennst Engpässe und wiederkehrende Fehlermuster frühzeitig und quantifizierst das Potenzial von Automatisierungsprojekten.
• Zuverlässige End-to-End-Umsetzung und Skalierung: Du verantwortest die durchgängige, termingerechte Abwicklung der Kurs- und Prüfungslogistik, von der Planung bis zum Abschluss. Im engen Austausch mit dem Team Course Setup & Service stellst du pünktliche Kursstarts und die Einhaltung der AZAV-Richtlinien sicher. Du planst die Auslastung deines Teams anhand von Volumen, Deadlines und Abhängigkeiten zu anderen Teams und sorgst für einen verlässlichen, planbaren Arbeitsrhythmus.
• Prozesse, Automatisierung und KI-gestützte Abläufe: Du standardisierst Arbeitsabläufe systematisch, reduzierst manuelle Tätigkeiten und schaffst so die Grundlage für Automatisierung. Du hältst die SOPs deines Teams aktuell, prüfst sie regelmäßig und passt sie an Prozessänderungen an. Du sorgst für saubere, korrekte Daten in allen genutzten Systemen und setzt KI-gestützte Funktionen verantwortungsvoll ein, um Abläufe effizienter zu gestalten.
• Risiko- und Eskalationsmanagement: Du erkennst frühzeitig Warnsignale in Backlog, SLAs und Rückmeldungen von Stakeholdern, managst komplexe Eskalationen souverän und sorgst dafür, dass aus Vorfällen präventive Maßnahmen abgeleitet werden. So bleiben die Abläufe auch in herausfordernden Phasen stabil.
• Crossfunktionale Zusammenarbeit: Du stimmst dich eng mit dem Team Course Setup & Service, Sales, Key Account Management, Product, dem Application Team, Qualitätsmanagement und Prüfungsplanung sowie mit externen Partnern ab, sorgst für reibungslose Übergaben und übersetzt neue Anforderungen in konkrete Abläufe, die du als Project Lead nachhältst.
• Change Management und Organisationsentwicklung: Du gestaltest Veränderungsprozesse aktiv mit, etwa bei der Neuaufstellung von Teams und Rollen, und hältst dabei die Planungsdynamik und Zuverlässigkeit deines Teams auch während struktureller Veränderungen aufrecht.

Das bringst du mit:

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung in der disziplinarischen Führung operativer oder administrativer Teams, inklusive Zielsetzung, Feedback und Entwicklung von Mitarbeitenden. Du bist eine erfahrene Führungskraft, die Verantwortung für die Leistung und die Entwicklung ihres Teams übernimmt.
• Erfahrung in Change-Management-Prozessen, idealerweise bei der Neuaufstellung von Teams und Rollen.
• Erfahrung in der Steuerung von Teams über Kennzahlen sowie sicherer Umgang mit gängigen Tools, zum Beispiel HubSpot, Planungstabellen, CRM- oder Ticketsystemen.
• Einen proaktiven Arbeitsstil: Du erkennst Risiken und Engpässe frühzeitig, findest Lösungen und setzt Verbesserungen eigenständig um, statt nur Vorgaben abzuarbeiten.
• Erfahrung in crossfunktionaler Zusammenarbeit, zum Beispiel mit Sales, Key Account Management, Product oder Qualitätsmanagement.
• Erfahrung im Arbeiten mit KI-gestützten Tools und ein Gespür dafür, sie gezielt einzusetzen, um Abläufe zu automatisieren und effizienter zu gestalten.
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, eine strukturierte Arbeitsweise und ein hohes Maß an Zuverlässigkeit, auch unter Druck.
• Fließende Deutschkenntnisse (C1/C2) und Englischkenntnisse (C1).
• Eine klare, wertschätzende Kommunikation und Freude daran, Menschen weiterzuentwickeln.

Schön, wenn du zusätzlich mitbringst:

• Erfahrung im Bildungs- oder Gesundheitsbereich oder in operativen Dienstleistungen.
• Praktische Erfahrung mit Prozessoptimierung oder Workflow-Automatisierung.
• Erfahrung in einem wachsenden Unternehmen.

Das erwartet dich bei Lingoda:

• Ansprechbare Führungskräfte und transparente Kommunikation - bei Lingoda zählt jede Stimme!
• Firmenveranstaltungen und Kolleg*innen, die immer gerne Kontakte knüpfen + Budgets für Teambuilding-Veranstaltungen!
• Ein integratives Umfeld mit großem Teamgeist und Leidenschaft für Sprachen
• Ein gut strukturierter und spannender Onboarding-Prozess, der Sie auf Erfolgskurs bringt!
• Die Möglichkeit von zu Hause aus zu arbeiten oder im Büro im Herzen Berlins
• Bildungsfonds, weil wir wollen, dass unsere Mitarbeitenden wachsen
• Kostenloser Zugang zu unseren Sprachkursen
• Programme für psychische Gesundheit
• Betriebliche Sozialleistungen und Pensionskassen
• Vergünstigte Urban Sports-Mitgliedschaften (EU-weit)
• ÖPNV-Rabatte in Berlin
• 30 Urlaubstage im Jahr
• Kostenlose Snacks und Getränke im Büro
• Die für deine Arbeit notwendige moderne Hardware (n.z. für Freelancers)
• Flexible Arbeitszeiten

Lingoda fördert Vielfalt und Integration am Arbeitsplatz. Wir streben nach Chancengleichheit und Maßnahmen der affirmativen Action und wir bemühen uns, eine Belegschaft zu schaffen, die die Vielfalt unserer Nutzer*innen widerspiegelt. Unser Engagement stellt sicher, dass jede Bewerbende auf der Grundlage der eigenen Fähigkeiten und Qualifikationen beurteilt wird, unabhängig von Alter, Geschlechtsidentität, ethnischer Zugehörigkeit, sexueller Orientierung, Behinderung oder Religion.

Bitte beachte, dass bei einem Wohnsitz außerhalb Deutschlands nur ein Freelance Vertrag (freiberufliche Basis) angeboten werden kann. Alle unsere Verträge, ob freiberuflich oder regulärer deutscher Arbeitsvertrag, beginnen mit einer Laufzeit von 2 Jahren.