Stellvertretende Teilprojektleitung Dokumentenmanagement (m/w/d)

ILF; Berlin; Vor Ort; EUR 55.000 - 75.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeiten

Kostenlose Getränke & Obstkorb

Weiterbildungsbudget

Excellence Awards

Jobticket bzw. Bike-Leasing

Zusammenfassung

ILF Berlin sucht eine erfahrene Fachkraft im PMO & Dokumentenmanagement zur operativen Unterstützung des Teilprojektleiters und zur Koordination von Ablageprozessen im Großprojektumfeld.

Sie arbeiten eng mit PMO, Projektsteuerung und Schnittstellen zusammen, optimieren Dokumentenmanagementprozesse auf Basis von Microsoft 365, insbesondere SharePoint Online, und tragen durch klare KPI-Auswertungen zur Transparenz des Fortschritts bei.

Qualifikationen

• Abgeschlossenes Studium oder kaufmännische/technische Ausbildung mit Zusatzqualifikation im Informationsmanagement/PMO.
• Qualifikation im Dokumentenmanagement oder Microsoft 365 / SharePoint Online wünschenswert.
• Mindestens fünf Jahre Erfahrung im Dokumentenmanagement, PMO oder Project Controls, ideal in Großprojekten.
• Fundierte Kenntnisse in DMS-Prozessen, Lenkung, Prüfung, Statusverfolgung und QS-Anforderungen.
• Sehr gute MS-365-Anwenderkenntnisse, insbesondere SharePoint Online, Teams, Excel und PowerPoint.
• Verständnis von Metadatenstrukturen, Versionierung, Berechtigungen und Vorlagenmanagement.
• Bereitschaft zu Reisen; Führerschein von Vorteil.
• Ausgeprägte Kommunikations- und Koordinationsfähigkeit; professionelles Auftreten.
• Hohe Organisationsfähigkeit; strukturiertes Arbeiten und Prioritätensetzung.

Aufgaben

• Operative Unterstützung und fachliche Koordination innerhalb des Dokumentenmanagement-Teams.
• Steuerung, Prüfung und Organisation der Ablage sowie termingerechte Übergabe von Unterlagen.
• Organisation, Pflege, Konsolidierung und Nachverfolgung der Master Document List (MDL).
• Sicherstellung von DMS-Standards, Dateinamenskonventionen und Ablagestrukturen.
• Betreuung von DMS-Systemen auf Basis von Microsoft 365, insbesondere SharePoint Online.
• Einrichtung, Pflege und Optimierung von SharePoint-Bibliotheken, Metadaten und Berechtigungen.
• Unterstützung von Dokumentenerstellern, Planlaufmanagement und DCC-Personal.
• Erstellung von KPI-Auswertungen, Statusberichten und Entscheidungsgrundlagen.
• Enge Abstimmung mit PMO, Projektsteuerung und externen Schnittstellen; Wissensmanagement mitgestalten.

Kenntnisse

Dokumentenmanagement

PMO

Projektsteuerung

Microsoft 365 / SharePoint Online

Metadatenstrukturen

Berechtigungskonzepte

Kommunikation & Koordination

Organisation & Priorisierung

Ausbildung

Abgeschlossenes Studium oder Ausbildung im Informationsmanagement/PMO

Tools

SharePoint Online

Excel

PowerPoint

Teams

Jobbeschreibung

Ein Team, in dem man sich wohlfühlt:

Wir sind ein mittelständisches Familienunternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitenden an 8 Standorten in Deutschland. Als Ingenieurs- und Beratungsdienstleister sind wir weltweit in Projekten tätig, welche die Energiewende vorantreiben, den Schutz der Umwelt fördern und zur Verbesserung unser aller Lebensqualität beitragen.

Die Position ist in unserem Abteilung PMO & Dokumentenmanagement mit aktuell etwa 15 Mitarbeitenden angesiedelt.

Aufgaben, die motivieren:

• Operative Unterstützung und qualifizierte Vertretung des Teilprojektleiters Dokumentenmanagement im Tagesgeschäft sowie Übernahme fachlicher Koordinationsaufgaben innerhalb des Dokumentenmanagement-Teams.
• Mitarbeit bei der Steuerung, Prüfung und Organisation der Ablage sowie der termingerechten Übergabe von Projektunterlagen, ID-/OD-Dokumenten und Lieferergebnissen an den Auftraggeber.
• Organisation, Pflege, Konsolidierung und Nachverfolgung der Master Document List (MDL) einschließlich Statuspflege, Forecast-Erstellung und Terminüberwachung.
• Sicherstellung der Einhaltung von Dokumentenmanagement- und Qualitätssicherungsstandards, Dateinamenskonventionen, Prüfprozessen und Ablagestrukturen im Projekt.
• Operative Betreuung und Weiterentwicklung von Dokumentenmanagementsystemen auf Basis von Microsoft 365, insbesondere SharePoint Online als zentrale Plattform für Ablage, Steuerung und Zusammenarbeit.
• Einrichtung, Pflege und Optimierung von SharePoint-Bibliotheken, Metadaten, Ansichten, Berechtigungen und standardisierten Vorlagen gemäß den Projektanforderungen.
• Unterstützung von Dokumentenerstellern, Planlaufmanagement und DCC-Personal bei formalen Anforderungen, Systemanwendungen, Uploads und Prüfprozessen.
• Erstellung und Aufbereitung von KPI-Auswertungen, Statusberichten sowie Entscheidungsgrundlagen zum Dokumentenfortschritt.
• Enge Abstimmung mit PMO, Projektsteuerung, Dokumentensteuerung, Planlaufmanagement und weiteren internen sowie externen Schnittstellen zu operativen Fragestellungen.
• Mitwirkung bei Schulungen, Wissensmanagement sowie der kontinuierlichen Weiterentwicklung von Prozessen, Templates und Dokumentationsstandards im Projektumfeld.

Qualifikationen, die überzeugen:

• Abgeschlossenes Studium, kaufmännische oder technische Ausbildung mit Zusatzqualifikation; bevorzugt in Informationsmanagement, Projektmanagement, Bau-/Ingenieurwesen, Wirtschaftsingenieurwesen oder vergleichbarer Fachrichtung.
• Von Vorteil: Qualifizierung im Dokumentenmanagement, Projektmanagement oder in Microsoft 365 / SharePoint Online; gute Kenntnisse in Dokumentenlenkung, Qualitätsmanagement und digitaler Zusammenarbeit.
• Mindestens fünf Jahre Berufserfahrung im Dokumentenmanagement, PMO, Project Controls oder vergleichbaren Projektfunktionen; Erfahrungen in Infrastruktur- oder Großprojekten sind wünschenswert.
• Fundierte Kenntnisse in Dokumentenmanagementprozessen, Dokumentenlenkung, Dokumentenprüfung, Statusverfolgung, Master Document Lists sowie formalen QS-Anforderungen.
• Sehr gute Anwenderkenntnisse in Microsoft 365, insbesondere SharePoint Online, Teams, Excel und PowerPoint.
• Gutes Verständnis für Metadatenstrukturen, Versionierung, Berechtigungskonzepte, Bibliotheken, Such- und Ablagestrukturen sowie Vorlagenmanagement.
• Bereitschaft zu projektbezogenen Reisen und Abstimmungsterminen; Führerschein von Vorteil.
• Ausgeprägte Kommunikations- und Koordinationsfähigkeit sowie ein sicheres und professionelles Auftreten gegenüber internen und externen Stakeholdern.
• Hohe Organisationsfähigkeit, strukturierte Arbeitsweise, Genauigkeit sowie die Fähigkeit, Prioritäten zielgerichtet zu setzen und operative Themen konsequent nachzuverfolgen.
• Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein, Belastbarkeit, Lernbereitschaft und Flexibilität in einem dynamischen Projektumfeld.
• Keine disziplinarische Führungsverantwortung, jedoch fachliche Anleitung, Koordination und Vertretung von Aufgabenpaketen innerhalb des Dokumentenmanagements.
• Prozess- und serviceorientierte Denkweise sowie aktiver Beitrag zur Standardisierung, Digitalisierung und kontinuierlichen Verbesserung der Dokumentenmanagementlandschaft.

Worüber wir uns freuen:

Wenn Sie für Ihren Job brennen, egal welcher ethnischen Herkunft, Religion oder Weltanschauung Sie angehören. Auch Geschlecht, Behinderung, Alter oder sexuelle Identität spielen für uns keine Rolle. Hauptsache, Sie passen zu uns!

91% unserer Mitarbeitenden stimmen der Aussage zu, dass ILF in Deutschland ein "Great Place to work" ist:

• Sympathische Unternehmenskultur und gelebte VIEFalt: Viele lokale aber auch überregionale Live-Events prägen unser Miteinander und der Großteil der Mitarbeitenden ist per "Du". Besonders stolz macht uns die Internationalität unseres Teams mit mehr als 30 unterschiedlichen Nationen.
• Moderne Arbeitsumgebung: An allen Standorten sind unsere Arbeitsplätze technisch hochwertig und mit höhenverstellbaren Schreibtischen ausgestattet. Auch wenn es uns von anderen Unternehmen vielleicht nicht unterscheidet: Wir bieten freie Getränke, den obligatorischen Obstkorb und weitere Snacks für Zwischendurch inklusive Eis im Sommer.
• Entwicklung und Netzwerken: Wir planen für alle Mitarbeitenden jährliche Weiterbildungsbudgets ein, die für externe Angebote (z.B. Udemy) und unsere interne ILF-Academy genutzt werden können. Außerdem wird in regelmäßigen Feedbackgesprächen auf Wunsch die Möglichkeit neuer oder erweiterter Verantwortungsbereiche besprochen. Unsere Nachwuchskräfte treffen sich regelmäßig im Club der Jungingenieur:innen.
• Über das Gehalt hinaus: Wir beteiligen unsere Mitarbeitenden an Unternehmensgewinnen, honorieren Mitarbeiterempfehlungen sowie Fachartikel und -vorträge mit großzügigen Prämien und würdigen herausragende Projekte mit unseren Excellence Awards. Zusätzlich kann sich jeder Mitarbeitende wahlweise für eine Pluxee Guthabenkarte, eine Zusatzkrankenversicherung oder den EGYM-Wellpass entscheiden.
• Gesund und nachhaltig: Wir erstatten die monatlichen Kosten für das Jobticket und bieten die Option auf Bike-Leasing. Außerdem bezuschussen wir die Mitgliedschaft in einem Fitnessstudio und Arbeitsplatzbrillen. Bei Fragen aus allen Lebensbereichen bekommen Sie mit unserem externen Employee Assistance Program unkomplizierte und schnelle Unterstützung.
• Work-Life-Balance: Für individuelle Bedürfnisse in allen Lebenslagen finden wir passende Lösungen in Bezug auf Arbeitszeit (flexible Arbeitszeitgestaltung inkl. Gleitzeitkonto und verschiedene Teilzeitvarianten) und Arbeitsort (z.B. mobiles Arbeiten, Standortwechsel, Auslandseinsätze). Zusätzlich zu 30 Urlaubstagen und Sonderurlaubstagen bei besonderen Anlässen wie z.B. Hochzeit oder Umzug sind Heiligabend und Silvester jedes Jahr frei.

• Internationalität & Vielfalt: Wir sind Teil der von den Gründerfamilien geführten ILF Gruppe mit über 45 Standorten und mehr als 3.700 Mitarbeitenden und arbeiten in nationalen sowie internationalen Projekten mit diversen Teams aus über 30 Nationen.