Stellvertretende Teilprojektleitung Dokumentenmanagement (m/w/d)

ILF Consulting Engineers in Germany; Essen; Vor Ort; EUR 52.000 - 78.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Jobticket-Kostenübernahme

Bike-Leasing

30 Urlaubstage

Excellence Awards

EGYM-Wellpass

Zusammenfassung

ILF Consulting Engineers Germany sucht zur Verstärkung im Bereich PMO & Dokumentenmanagement eine erfahrene Fachkraft. Sie unterstützen den Teilprojektleiter im Tagesgeschäft, koordinieren Ablageprozesse und steuern Dokumentenfluss sowie Übergaben an Auftraggeber.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Pflege der Master Document List, QT-/DMS-Standards, DMS-Systembetreuung mit SharePoint Online sowie die Erstellung von KPI-Auswertungen und Statusberichten. Reisebereitschaft wird erwartet.

Qualifikationen

• Abgeschlossenes Studium oder Ausbildung im relevanten Bereich; bevorzugt Informationsmanagement/Projektmanagement.
• Vorteil: Qualifikation im Dokumentenmanagement, PMO oder MS 365/SharePoint Online; Kenntnisse in Dokumentenlenkung und QS.
• Mindestens fünf Jahre Berufserfahrung im Dokumentenmanagement/PMO; Erfahrung in Infrastruktur- oder Großprojekten vorteilhaft.
• Fundierte Kenntnisse in Dokumentenmanagementprozessen, -lenkung, -prüfung und Statusverfolgung.
• Sehr gute MS-365-Kenntnisse, insbesondere SharePoint Online, Teams, Excel, PowerPoint.
• Verständnis für Metadatenstrukturen, Versionierung, Berechtigungen, Bibliotheken und Vorlagenmanagement.
• Bereitschaft zu Reisen; Führerschein von Vorteil.
• Ausgeprägte Kommunikations- und Koordinationsfähigkeit; professionelles Auftreten.
• Hohe Organisationsfähigkeit, strukturierte Arbeitsweise und Prioritäten setzen.
• Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und Lernbereitschaft.
• Keine disziplinarische Führungsverantwortung; koordinierende Aufgaben.
• Prozess- und serviceorientierte Denkweise; Beitrag zur Standardisierung und Digitalisierung.

Aufgaben

• Unterstützung des Teilprojektleiters Dokumentenmanagement im Tagesgeschäft.
• Koordination und Organisation der Ablage sowie Übergabe von Unterlagen an den Auftraggeber.
• Pflege der Master Document List (MDL) inklusive Status, Forecast und Termine.
• Sicherstellung von QM-/DMS-Standards, Dateinamenskonventionen und Ablagestrukturen.
• Betreuung von DMS-Systemen auf Basis von Microsoft 365; SharePoint Online als zentrale Plattform.
• Einrichtung, Pflege und Optimierung von SharePoint-Bibliotheken, Metadaten, Ansichten und Berechtigungen.
• Unterstützung von Dokumentenersteller:innen, Planlaufmanagement und Prüfprozessen.
• Erstellung von KPI-Auswertungen, Statusberichten und Entscheidungsgrundlagen.
• Abstimmung mit PMO, Projektsteuerung und externen Schnittstellen.
• Mitwirkung bei Schulungen, Wissensmanagement und Prozessverbesserung.

Kenntnisse

Dokumentenmanagement

PMO

Microsoft 365

SharePoint Online

Metadatenmanagement

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

Reisebereitschaft

Teamkoordination

Ausbildung

Abgeschlossenes Studium oder Ausbildung

Zusatzqualifikation Informations- oder Projektmanagement

Tools

SharePoint Online

Microsoft Teams

Excel

PowerPoint

Jobbeschreibung

Ein Team, in dem man sich wohlfühlt

Wir sind ein mittelständisches Familienunternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitenden an 8 Standorten in Deutschland. Als Ingenieurs- und Beratungsdienstleister sind wir weltweit in Projekten tätig, welche die Energiewende vorantreiben, den Schutz der Umwelt fördern und zur Verbesserung unser aller Lebensqualität beitragen.

Unsere Abteilung

Die Position ist in unserer Abteilung PMO & Dokumentenmanagement mit aktuell etwa 15 Mitarbeitenden angesiedelt.

Aufgaben, die motivieren

• Operative Unterstützung und qualifizierte Vertretung des Teilprojektleiters Dokumentenmanagement im Tagesgeschäft sowie Übernahme fachlicher Koordinationsaufgaben innerhalb des Dokumentenmanagement-Teams.
• Mitarbeit bei der Steuerung, Prüfung und Organisation der Ablage sowie der termingerechten Übergabe von Projektunterlagen, ID-/OD-Dokumenten und Lieferergebnissen an den Auftraggeber.
• Organisation, Pflege, Konsolidierung und Nachverfolgung der Master Document List (MDL) einschließlich Statuspflege, Forecast-Erstellung und Terminüberwachung.
• Sicherstellung der Einhaltung von Dokumentenmanagement- und Qualitätssicherungsstandards, Dateinamenskonventionen, Prüfprozessen und Ablagestrukturen im Projekt.
• Operative Betreuung und Weiterentwicklung von Dokumentenmanagementsystemen auf Basis von Microsoft 365, insbesondere SharePoint Online als zentrale Plattform für Ablage, Steuerung und Zusammenarbeit.
• Einrichtung, Pflege und Optimierung von SharePoint-Bibliotheken, Metadaten, Ansichten, Berechtigungen und standardisierten Vorlagen gemäß den Projektanforderungen.
• Unterstützung von Dokumentenersteller:innen, Planlaufmanagement und DCC-Personal bei formalen Anforderungen, Systemanwendungen, Uploads und Prüfprozessen.
• Erstellung und Aufbereitung von KPI-Auswertungen, Statusberichten sowie Entscheidungsgrundlagen zum Dokumentenfortschritt.
• Enge Abstimmung mit PMO, Projektsteuerung, Dokumentensteuerung, Planlaufmanagement und weiteren internen sowie externen Schnittstellen zu operativen Fragestellungen.
• Mitwirkung bei Schulungen, Wissensmanagement sowie der kontinuierlichen Weiterentwicklung von Prozessen, Templates und Dokumentationsstandards im Projektumfeld.

Qualifikationen, die überzeugen

• Abgeschlossenes Studium, kaufmännische oder technische Ausbildung mit Zusatzqualifikation; bevorzugt in Informationsmanagement, Projektmanagement, Bau-/Ingenieurwesen, Wirtschaftsingenieurwesen oder vergleichbarer Fachrichtung.
• Von Vorteil: Qualifizierung im Dokumentenmanagement, Projektmanagement oder in Microsoft 365 / SharePoint Online; gute Kenntnisse in Dokumentenlenkung, Qualitätsmanagement und digitaler Zusammenarbeit.
• Mindestens fünf Jahre Berufserfahrung im Dokumentenmanagement, PMO, Project Controls oder vergleichbaren Projektfunktionen; Erfahrungen in Infrastruktur- oder Großprojekten sind wünschenswert.
• Fundierte Kenntnisse in Dokumentenmanagementprozessen, Dokumentenlenkung, Dokumentenprüfung, Statusverfolgung, Master Document Lists sowie formalen QS-Anforderungen.
• Sehr gute Anwenderkenntnisse in Microsoft 365, insbesondere SharePoint Online, Teams, Excel und PowerPoint.
• Gutes Verständnis für Metadatenstrukturen, Versionierung, Berechtigungskonzepte, Bibliotheken, Such- und Ablagestrukturen sowie Vorlagenmanagement.
• Bereitschaft zu projektbezogenen Reisen und Abstimmungsterminen; Führerschein von Vorteil.
• Ausgeprägte Kommunikations- und Koordinationsfähigkeit sowie ein sicheres und professionelles Auftreten gegenüber internen und externen Stakeholdern.
• Hohe Organisationsfähigkeit, strukturierte Arbeitsweise, Genauigkeit sowie die Fähigkeit, Prioritäten zielgerichtet zu setzen und operative Themen konsequent nachzuverfolgen.
• Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein, Belastbarkeit, Lernbereitschaft und Flexibilität in einem dynamischen Projektumfeld.
• Keine disziplinarische Führungsverantwortung, jedoch fachliche Anleitung, Koordination und Vertretung von Aufgabenpaketen innerhalb des Dokumentenmanagements.
• Prozess- und serviceorientierte Denkweise sowie aktiver Beitrag zur Standardisierung, Digitalisierung und kontinuierlichen Verbesserung der Dokumentenmanagementlandschaft.

Benefits & Kultur

Wenn Sie für Ihren Job brennen, egal welcher ethnischen Herkunft, Religion oder Weltanschauung Sie angehören. Auch Geschlecht, Behinderung, Alter oder sexuelle Identität spielen für uns keine Rolle. Hauptsache, Sie passen zu uns!

• Sympathische Unternehmenskultur und gelebte Vielfalt: Viele lokale, aber auch überregionale Live-Events prägen unser Miteinander und der Großteil der Mitarbeitenden ist per „Du“. Besonders stolz macht uns die Internationalität unseres Teams mit mehr als 30 unterschiedlichen Nationen.
• Moderne Arbeitsumgebung: An allen Standorten sind unsere Arbeitsplätze technisch hochwertig und mit höhenverstellbaren Schreibtischen ausgestattet. Wir bieten freie Getränke, den obligatorischen Obstkorb und weitere Snacks für Zwischendurch inklusive Eis im Sommer.
• Entwicklung und Netzwerken: Wir planen für alle Mitarbeitenden jährliche Weiterbildungsbudgets ein, die für externe Angebote (z.B. Udemy) und unsere interne ILF-Academy genutzt werden können. Außerdem wird in regelmäßigen Feedbackgesprächen auf Wunsch die Möglichkeit neuer oder erweiterter Verantwortungsbereiche besprochen. Unsere Nachwuchskräfte treffen sich regelmäßig im Club der Jungingenieur:innen.
• Über das Gehalt hinaus: Wir beteiligen unsere Mitarbeitenden an Unternehmensgewinnen, honorieren Mitarbeiterempfehlungen sowie Fachartikel und -vorträge mit großzügigen Prämien und würdigen herausragende Projekte mit unseren Excellence Awards. Zusätzlich kann sich jeder Mitarbeitende wahlweise für eine Pluxee Guthabenkarte, eine Zusatzkrankenversicherung oder den EGYM-Wellpass entscheiden.
• Gesund und nachhaltig: Wir erstatten die monatlichen Kosten für das Jobticket und bieten die Option auf Bike-Leasing. Außerdem bezuschussen wir die Mitgliedschaft in einem Fitnessstudio und Arbeitsplatzbrillen. Bei Fragen aus allen Lebensbereichen bekommen Sie mit unserem externen Employee Assistance Program unkomplizierte und schnelle Unterstützung.
• Work-Life-Balance: Für individuelle Bedürfnisse in allen Lebenslagen finden wir passende Lösungen in Bezug auf Arbeitszeit (flexible Arbeitszeitgestaltung inkl. Gleitzeitkonto und verschiedene Teilzeitvarianten) und Arbeitsort (z.B. mobiles Arbeiten, Standortwechsel, Auslandseinsätze). Zusätzlich zu 30 Urlaubstagen und Sonderurlaubstagen bei besonderen Anlässen wie z.B. Hochzeit oder Umzug sind Heiligabend und Silvester jedes Jahr frei.
• Internationalität & Vielfalt: Wir sind Teil der von den Gründerfamilien geführten ILF Gruppe mit über 45 Standorten und mehr als 3.700 Mitarbeitenden und arbeiten in nationalen sowie internationalen Projekten mit diversen Teams aus über 30 Nationen.

Überzeugt?

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Ihr Ansprechpartner: Frau Lina Thiele (040524754614 / [e-mail])