Koordinator Dokumentenmanagement (m/w/d)

ILF; Berlin; Vor Ort; EUR 50.000 - 70.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Weiterbildungsbudget

Flexible Arbeitszeit

Urlaubstage 30

Jobticket

Zusatzkrankenversicherung

EGYM-Wellpass

Zusammenfassung

ILF sucht eine engagierte Fachkraft im PMO & Dokumentenmanagement. Sie betreuen projektspezifische Prozeduren, überwachen Änderungen und koordinieren die Dokumentation in Zusammenarbeit mit Ingenieur:innen, Kund:innen und Stakeholdern.

Sie bringen ein abgeschlossenes Studium oder gleichwertige Qualifikation, 3 Jahre Koordinationserfahrung sowie sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse mit. Moderne Arbeitsumgebung, Weiterbildung und attraktive Zusatzleistungen warten.

Qualifikationen

• Abgeschlossenes kaufmännisches oder technisches Studium bzw. gleichwertige Qualifikation.
• Mindestens drei Jahre Berufserfahrung in koordinierender Funktion, idealerweise im Projekt- oder Dokumentenmanagement.
• IT‑Affinität sowie Erfahrung im Umgang mit DMS und digitalen Projektplattformen (SharePoint, tpCDE, EPLASS, Aconex oder Dalux).
• Sehr gute Deutsch‑ und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie sicherer Umgang mit MS Office.
• Organisations- und Kommunikationsstärke, analytisches Denkvermögen, Kundenorientierung sowie strukturierte, belastbare Arbeitsweise.

Aufgaben

• Erstellung projektspezifischer Dokumentenmanagement‑Prozeduren und Einarbeitung in Vorgaben.
• Sicherstellung des Überblicks über Änderungen in Prozeduren und rechtzeitige Kommunikation an das Projektteam.
• Einarbeitung in projektspezifische Nummerierungssysteme und Abstimmung mit Stakeholdern.
• Verwaltung und Nachverfolgung des projektrelevanten Schriftverkehrs sowie Pflege der MDL/LOD.
• Koordination zwischen ILF‑Dokumentenmanagement, Kund:innen und Projektbeteiligten; Unterstützung von Teil‑/Abschnittsleitungen.

Kenntnisse

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

MS Office

Dokumentenmanagement

IT-Affinität

Ausbildung

Kaufmännisches oder technisches Studium bzw. gleichwertige Qualifikation

Tools

SharePoint

tpCDE

EPLASS

Aconex

Dalux

Jobbeschreibung

Ein Team, in dem man sich wohlfühlt:

Wir sind ein mittelständisches Familienunternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitenden an 8 Standorten in Deutschland. Als Ingenieurs- und Beratungsdienstleister sind wir weltweit in Projekten tätig, welche die Energiewende vorantreiben, den Schutz der Umwelt fördern und zur Verbesserung unser aller Lebensqualität beitragen.

Die Position ist in unserer Abteilung PMO & Dokumentenmanagement mit aktuell etwa 15 Mitarbeitenden angesiedelt.

Aufgaben, die motivieren:

• Erstellung projektspezifischer Dokumentenmanagement‑Prozeduren sowie Einarbeitung in bestehende Vorgaben und Prozesse.
• Sicherstellung eines Überblicks über Änderungen in Prozeduren sowie deren rechtzeitige Kommunikation an das Projektteam.
• Einarbeitung in projektspezifische Nummerierungssysteme (z. B. RKZ, DKZ, DCC-Kennzeichen) und Abstimmung mit Ingenieur:innen, Dokumentenautor:innen und weiteren Stakeholdern.
• Verwaltung und Nachverfolgung des projektrelevanten Schriftverkehrs und der Projektdokumentation sowie Pflege der MDL/LOD (Master Document List / List of Deliverables).
• Koordination und Schnittstellenfunktion zwischen ILF‑Dokumentenmanagement, Kund:innen und Projektbeteiligten sowie Unterstützung von Teilprojektleitungen und Abschnittsleitungen bei Bedarf.

Qualifikationen, die überzeugen:

• Erfolgreich abgeschlossenes kaufmännisches oder technisches Studium oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Mindestens drei Jahre Berufserfahrung in einer koordinierenden Funktion, idealerweise im Projekt- oder Dokumentenmanagement.
• IT‑Affinität sowie Erfahrung im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen und digitalen Projektplattformen (z. B. SharePoint, tpCDE, EPLASS, Aconex oder Dalux).
• Sehr gute Deutsch‑ und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie ein sicherer Umgang mit MS Office.
• Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsstärke, analytisches Denkvermögen, Kundenorientierung sowie eine strukturierte, belastbare und teamorientierte Arbeitsweise.

Worüber wir uns freuen:

Wenn Sie für Ihren Job brennen, egal welcher ethnischen Herkunft, Religion oder Weltanschauung Sie angehören. Auch Geschlecht, Behinderung, Alter oder sexuelle Identität spielen für uns keine Rolle. Hauptsache, Sie passen zu uns!

Benefits & Unternehmenswerte:

• Sympathische Unternehmenskultur und gelebte ViELf: Viele lokale aber auch überregionale Live‑Events prägen unser Miteinander und der Großteil der Mitarbeitenden ist per "Du". Besonders stolz macht uns die Internationalität unseres Teams mit mehr als 30 unterschiedlichen Nationen.
• Moderne Arbeitsumgebung: An allen Standorten sind unsere Arbeitsplätze technisch hochwertig und mit höhenverstellbaren Schreibtischen ausgestattet. Wir bieten freie Getränke, den obligatorischen Obstkorb und weitere Snacks für Zwischendurch inklusive Eis im Sommer.
• Entwicklung und Netzwerken: Wir planen für alle Mitarbeitenden jährliche Weiterbildungsbudgets ein, die für externe Angebote (z. B. Udemy) und unsere interne ILF‑Academy genutzt werden können. Außerdem wird in regelmäßigen Feedbackgesprächen auf Wunsch die Möglichkeit neuer oder erweiterter Verantwortungsbereiche besprochen. Unsere Nachwuchskräfte treffen sich regelmäßig im Club der Jungingenieur:innen.
• Über das Gehalt hinaus: Wir beteiligen unsere Mitarbeitenden an Unternehmensgewinnen, honorieren Mitarbeiterempfehlungen sowie Fachartikel und -vorträge mit großzügigen Prämien und würdigen herausragende Projekte mit unseren Excellence Awards. Zusätzlich kann sich jeder Mitarbeitende wahlweise für eine Pluxee‑Guthabenkarte, eine Zusatzkrankenversicherung oder den EGYM‑Wellpass entscheiden.
• Gesund und nachhaltig: Wir erstatten die monatlichen Kosten für das Jobticket und bieten die Option auf Bike‑Leasing. Außerdem bezuschussen wir die Mitgliedschaft in einem Fitnessstudio und Arbeitsplatzbrillen. Bei Fragen aus allen Lebensbereichen bekommen Sie mit unserem externen Employee Assistance Program unkomplizierte und schnelle Unterstützung.
• Work‑Life‑Balance: Für individuelle Bedürfnisse in allen Lebenslagen finden wir passende Lösungen in Bezug auf Arbeitszeit (flexible Arbeitszeitgestaltung inkl. Gleitzeitkonto und verschiedene Teilzeitvarianten) und Arbeitsort (z. B. mobiles Arbeiten, Standortwechsel, Auslandseinsätze). Zusätzlich zu 30 Urlaubstagen und Sonderurlaubstagen bei besonderen Anlässen wie z. B. Hochzeit oder Umzug sind Heiligabend und Silvester jedes Jahr frei.

Internationalität & Vielfalt:

• Wir sind Teil der von den Gründerfamilien geführten ILF Gruppe mit über 45 Standorten und mehr als 3.700 Mitarbeitenden und arbeiten in nationalen sowie internationalen Projekten mit diversen Teams aus über 30 Nationen.

Überzeugt?

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Ihr Ansprechpartner:

Frau Lina Thiele (040524754614 / [e-mail])