Standort-Assistenz (m/w/d)

PSI Software AG; Oldenburg; Vor Ort; EUR 32.000 - 42.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Corporate Benefits

Zusammenfassung

PSI Software AG in Oldenburg sucht eine engagierte Büro- und Verwaltungsassistenz zur Organisation aller standortbezogenen Abläufe. Sie betreuen Besucher, Kunden, Dienstleister und Handwerker und übernehmen das Besuchermanagement.

Zu Ihren Aufgaben zählen die Vorbereitung von Meetings und Reisen, die Bearbeitung von Deutsch- und Englisch-Korrespondenz sowie die Verwaltung von Verträgen, Aufträgen und Rechnungen. Sie arbeiten selbstständig, strukturiert und serviceorientiert.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise mit hoher Eigenverantwortung.
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie Kommunikations- und Serviceorientierung.
• Diskretion, Zuverlässigkeit und professionelles Auftreten.
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office; idealerweise Confluence und Webkonferenz-Tools.
• Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Organisation und Betreuung aller standortbezogenen administrativen Aufgaben.
• Empfang und Betreuung von Besuchern, Kunden, Dienstleistern und Handwerkern; Besuchermanagement.
• Organisation von Besprechungen, Kundenveranstaltungen und Dienstreisen inkl. Reisekostenabrechnung.
• Bearbeitung der Korrespondenz in Deutsch und Englisch; Verwaltung von Verträgen, Aufträgen, Rechnungen und Projektdokumenten.
• Annahme und Versand von Waren; Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien sowie Mobiltelefonmanagement.
• Erstellung und Formatierung von Dokumenten; Pflege von Intranet-Seiten (Confluence); Optimierung standortinterner Abläufe.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikation

MS Office

Confluence

Webkonferenz-Tools

Sprachkenntnisse Deutsch/Englisch

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Confluence

MS Office

Webkonferenz-Tools

Jobbeschreibung

Der PSI-Konzern entwickelt Softwareprodukte zur Optimierung des Energie- und Materialflusses bei Versorgern und Industrie. Als unabhängiger Softwarehersteller mit über 2.300 Beschäftigten ist PSI seit 1969 Technologieführer für Prozesssteuerungssysteme, die durch die Kombination von KI-Methoden mit industriell bewährten Optimierungsverfahren für eine nachhaltige Energieversorgung, Produktion und Logistik sorgen. Die innovativen Branchenprodukte können vom Kunden selbst oder in der Cloud betrieben werden.

Die Business-Unit Grid- & Energymanagement ist auf die Entwicklung von Softwarelösungen für den Energiesektor spezialisiert. Unser Angebot umfasst Intelligente Lösungen für Netzbetreiber der Sparten Strom, Gas, Wärme, Öl und Wasser. Schwerpunkte bilden moderne Netzleitsysteme und Energiehandelssoftware für den Energiemarkt.

Aufgaben, die dich begeistern

• Organisation und Betreuung aller standortbezogenen administrativen und organisatorischen Aufgaben
• Empfang und Betreuung von Besuchern, Kunden, Dienstleistern und Handwerkern sowie Verantwortung für das Besuchermanagement
• Organisation und Vorbereitung von Besprechungen, Kundenveranstaltungen und Dienstreisen inklusive Reisekostenabrechnung
• Bearbeitung der Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache sowie Verwaltung von Verträgen, Aufträgen, Rechnungen und Projektdokumenten
• Annahme und Versand von Waren, Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien sowie Mobiltelefonmanagement
• Erstellung und Formatierung von Dokumenten, Pflege von Intranet-Seiten (Confluence) sowie Unterstützung bei der Optimierung standortinterner Abläufe und Prozesse

Qualifikationen, die uns begeistern

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise mit hoher Eigenverantwortung
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie Kommunikations- und Serviceorientierung
• Diskretion, Zuverlässigkeit und ein professionelles Auftreten
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office, idealerweise Erfahrung mit Confluence und Webkonferenz-Tools
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Freu dich auf

Corporate Benefits

Deine Ansprechperson

Hinweis:Abhängig vom konkreten (Projekt-) Einsatz können Tätigkeiten bei Kunden im Bereich kritischer Infrastrukturen (KRITIS) anfallen. In diesen Fällen ist eine erweiterte Sicherheitsüberprüfung (Ü2 – vorbeugender personeller Sabotageschutz) gemäß § 9 i.V.m. § 1 Abs. 4 SÜG gesetzlich vorgeschrieben. Die Bereitschaft zur Durchführung dieser Überprüfung wird ausdrücklich vorausgesetzt. Die Prüfung der SÜG-Relevanz im Einzelfall erfolgt durch den Sabotageschutzbeauftragten vor dem jeweiligen Kundeneinsatz.