Spezialist (w/m/d) E-Invoicing & Digitale Rechnungsprozesse

HZaborowski - Die Personalberatung für HR, CSR & Leadership; Köln; Hybrid; EUR 60.000 - 75.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Unbefristete Festanstellung

Flexibles Arbeitszeitmodell

Mobiles Arbeiten möglich

Moderne Büroflächen in Köln

Corporate Benefits

Zusammenfassung

HZaborowski - Die Personalberatung für HR, CSR & Leadership sucht in Köln eine/n Spezialist/in (w/m/d) E-Invoicing & Digitale Rechnungsprozesse. Sie arbeiten in der Zentrale der Logistik- und Versorgungsmanagement-Organisation, übernehmen die Verantwortung für elektronische Rechnungsübermittlung und digitale Archivierung über SAP und gestalten Prozesse zunehmend digital.

Sie bringen mehrjährige Erfahrung im Rechnungswesen, sichere Kenntnisse der XRechnung bzw.

Qualifikationen

• Abgeschlossenes Studium der BWL, Wirtschaftsinformatik oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Rechnungswesen und sichere elektronische Rechnungsübermittlung (XRechnung).
• Gute Kenntnisse in MS Office (Excel) und ERP-Systemen, ideal SAP.
• Verhandlungssicheres Deutsch (C2) in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Stelle eine effiziente, fristgerechte und rechtssichere elektronische Rechnungsübermittlung sicher.
• Klärung komplexer Fragen zur Rechnungsstellung und zu betriebswirtschaftlichen, steuerrechtlichen und buchhalterischen Themen.
• Beteiligung an Digitalisierungs- und Prozessoptimierungsprojekten rund um E-Invoicing und Dokumentenmanagement.
• Erstellung und Überarbeitung von Verfahrensdokumentationen, Richtlinien, Dashboards und Kennzahlen.
• Begleitung fachlicher Abstimmungen mit Wirtschaftsprüfern, Steuerberatern, Lieferanten und internen Fachbereichen; Mitwirkung bei Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen nach HGB.

Kenntnisse

Excel

SAP

MS Office

ERP Systeme

Deutsch C2

Ausbildung

Betriebswirtschaftslehre oder Wirtschaftsinformatik

Tools

XRechnung

Strukturierte Formate

Jobbeschreibung

Unser Kunde ist ein etabliertes Unternehmen im Bereich Logistik- und Versorgungsmanagement des öffentlichen Sektors mit Hauptsitz in Köln. Nach der erfolgreichen Umstellung auf SAP S/4HANA liegt der Fokus nun auf der weiteren Digitalisierung und Optimierung der Finanzprozesse. Für die Abteilung Finanzbuchhaltung in der Zentrale wurde diese Position neu geschaffen, um den wachsenden Anforderungen gerecht zu werden. In dieser unbefristeten Vollzeitposition übernimmst du eine Schlüsselrolle bei der Gestaltung der digitalen Rechnungsprozesse. Du berichtest direkt an die Teamleiterin Debitoren & DMS und arbeitest eng mit ihr zusammen, um Abläufe aktiv voranzutreiben. Das Team sucht daher einen

Spezialist (w/m/d) E-Invoicing & Digitale Rechnungsprozesse

Deine Aufgaben:

• Operative Exzellenz: Du stellst im Tagesgeschäft eine effiziente, fristgerechte und rechtssichere elektronische Rechnungsübermittlung (debitorisch und kreditorisch) sowie die digitale Archivierung über SAP sicher.
• Prozessverantwortung: Als zentrale Ansprechperson klärst du komplexe Fragen zur Rechnungsstellung sowie zu betriebswirtschaftlichen, steuerrechtlichen und buchhalterischen Themen und bereitest diese lösungsorientiert auf.
• Digitalisierung & Optimierung: Du wirkst aktiv in Digitalisierungs- und Prozessoptimierungsprojekten rund um E-Invoicing und Dokumentenmanagement mit und bringst deine Expertise ein.
• Reporting & Dokumentation: Du erstellst und überarbeitest Verfahrensdokumentationen, Richtlinien, Dashboards und Kennzahlen und bereitest diese adressatengerecht auf.
• Schnittstellenfunktion: Du begleitest fachliche Abstimmungen mit Wirtschaftsprüfern, Steuerberatern, Lieferanten sowie internen Fachbereichen und unterstützt bei der Klärung technischer und prozessualer Fragen. Zudem wirkst du bei Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen nach HGB mit.

Dein Profil:

• Ausbildung: Du verfügst über ein abgeschlossenes Studium der Betriebswirtschaftslehre, Wirtschaftsinformatik oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung: Du bringst mehrjährige Berufspraxis im Rechnungswesen mit sowie sehr gute Kenntnisse in der elektronischen Rechnungsübermittlung (z. B. XRechnung, strukturierte Formate) sowie der digitalen Archivierung.
• Fachwissen: Du hast einen sicheren Umgang mit MS Office (insbesondere Excel) und fundierte Erfahrung mit ERP-Systemen, idealerweise SAP.
• Persönlichkeit: Eine hohe IT-Affinität, großes Interesse an Prozessdigitalisierung und Freude an der Weiterentwicklung interner Abläufe zeichnen dich aus.
• Sprache: Du kommunizierst verhandlungssicher auf Deutsch (Niveau C2) in Wort und Schrift.

Das erwartet Dich:

• Sicherheit & Perspektive: Eine unbefristete Festanstellung in einem krisensicheren Unternehmen mit gelebter Feedback-Kultur und regelmäßiger Gehaltsanpassung.
• Entwicklung: Eine strukturierte Einarbeitung in ein dynamisches Team, das sich durch gegenseitigen Austausch und Unterstützung auszeichnet. Individuelle Weiterbildungen - intern wie extern - werden gefördert.
• Flexibilität: Gestalte deine Arbeitszeit flexibel (Gleitzeitrahmen von 06:30 bis 21:00 Uhr ohne Kernarbeitszeit) und nutze die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten.
• Ausstattung & Lage: Arbeite in modernen Büroräumen in Köln mit direkter Anbindung an ÖPNV und Autobahn (kostenfreie Firmenparkplätze vorhanden). Zudem profitierst du von attraktiven Corporate Benefits und Mitarbeiterrabatten.