Specialist Order Processing and Export (m/w/d)

TOPTICA Photonics, Inc.; Gräfelfing; On-site; EUR 52,000 - 66,000; Full time

Benefits offered by this job

Tischtennis

Kaffee/Tee & Obst

Betriebliche Altersvorsorge

Weiterbildungsmöglichkeiten

Mitarbeiter-Events

Job summary

TOPTICA Photonics SE in Gräfelfing sucht eine/n Specialist Order Processing and Export (m/w/d) zur Koordination internationaler Aufträge, Exportabwicklung und Versandvorbereitung. Sie arbeiten eng mit Vertrieb, Exportkontrolle, Einkauf und Buchhaltung zusammen.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung, Erfahrung in der Auftragsabwicklung und gute Deutsch- sowie Englischkenntnisse mit. Eine strukturierte Arbeitsweise und Teamgeist runden das Profil ab.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (Groß-/Außenhandel, Spedition) oder fachlich passendes Studium.
• Berufserfahrung in internationaler Auftragsabwicklung.
• Erfahrung mit ERP-Systemen.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse für Zusammenarbeit mit internen/externen Schnittstellen.
• Strukturierter, sorgfältiger Arbeitsstil und hohe Qualitätsansprüche.
• Teamfähigkeit und hohe Eigenverantwortung.

Responsibilities

• Auftragsbearbeitung in Abstimmung mit Vertrieb und Exportkontrolle.
• Vorbereitung des Auftragsdurchlaufs und Terminüberwachung.
• Erstellung von Versanddokumenten und Exportabwicklung inkl. Ausfuhranmeldung.
• Beauftragung von Spediteuren und Überwachung des Transports.
• Fakturierung, Rechnungskontrolle und Inkasso-Dokumente.
• Abstimmung mit internen/externen Schnittstellen.
• Beratung interner Abteilungen im internationalen Warenverkehr.
• Stammdatenverwaltung im ERP-System.
• Unterstützung der Einkaufsabteilung beim Import.

Skills

Kommunikationsfähigkeit

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Eigenverantwortung

Education

kaufmännische Ausbildung

passendes Studium

Tools

Navision / Dynamics 365 BC

Dokumentenmanagementsysteme

Job description

Die TOPTICA Photonics SE ist ein international führender, mittelständischer Hightech-Hersteller von Lasersystemen für Wissenschaft, Biotechnologie und Messtechnik mit weltweit über 600 Mitarbeitenden. Hohe Motivation und Eigenverantwortung im Dienste der Kund*innen prägen die Firmenphilosophie des privat geführten "Hidden Champion", welche von den Mitarbeitenden mit großem Engagement gemeinsam gelebt wird. Zu den Kund*innen zählen namhafte Industrieunternehmen genauso wie zahlreiche Nobelpreisträger*innen.Wenn Kunden unsere Lasersysteme bestellen, kommt das Team „Order Processing“ ins Spiel. Es ist Dreh- und Angelpunkt für die Erfassung und administrative Abwicklung der eingehenden Aufträge und begleitet den Prozess bis zur erfolgreichen Auslieferung unserer Produkte an Kunden weltweit. Das Team koordiniert auch die Versandvorbereitung, kümmert sich um die erforderlichen Exportformalitäten und stellt sicher, dass alle relevanten Steuer-, Zoll- und gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden. Als zentrale Schnittstelle arbeitet das Team eng mit vielen Bereichen des Unternehmens zusammen - unter anderem mit Sales, Produktionsplanung, Lager & Logistik, Einkauf und Buchhaltung.

Specialist Order Processing and Export (m/w/d)

Was erwartet Sie als Sachbearbeiter*in Auftragsabwicklung und Export bei uns?

• Auftragsbearbeitung in Absprache mit den Abteilungen Vertrieb und Exportkontrolle mit Prüfung auf Vollständigkeit
• Vorbereitung des Auftragsdurchlaufs und Terminüberwachung
• Erstellung von Versanddokumenten (Deutschland, Europa, Drittländer) und ggf. gesamte Zollabwicklung, inklusive Erstellung der Ausfuhranmeldung gemäß der entsprechenden Außenhandelsrichtlinien
• Beauftragung der Spediteure und Überwachung des Transportwegs
• Fakturierung, Rechnungskontrolle und Abwicklung von Dokumenteninkassos
• Aktive Abstimmungen mit externen und internen Schnittstellenpartnern
• Beratung und Unterstützung interner Fachabteilungen im internationalen Warenverkehr
• Stammdatenverwaltung im ERP-System
• Unterstützung der Einkaufsabteilung beim Import von Waren aus Nicht-EU-Ländern

Must-haves – Das bringen Sie unbedingt mit:

• eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z.B. im Groß- und Außenhandel oder in der Spedition oder ein fachlich passendes Studium
• Berufserfahrung in der Auftragsabwicklung in einem international tätigen Unternehmen
• Erfahrung im Umgang mit ERP-Systemen
• gute Kenntnisse im Versandablauf sowie im Export- und Zollwesen
• sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch, um die Zusammenarbeit und den Austausch mit den internen und externen Schnittstellen zielführend zu steuern
• ein strukturierter und sorgfältiger Arbeitsstil mit einem hohen Qualitätsanspruch und Aufmerksamkeit für die vielen kundenspezifischen Anforderungen
• Spaß an der Arbeit im Team gepaart mit einer hohen Eigenverantwortung

Nice-to-haves – Es wäre super, wenn Sie Folgendes mitbringen:

• Interesse an der aktiven Mitgestaltung von Prozessverbesserungen
• Berufserfahrung in einem produzierenden Unternehmen
• Erfahrung im Umgang mit Navision / Microsoft Dynamics 365 Business Central und Dokumentenmanagementsystemen
• Grundlegende Kenntnisse im Bereich Import

Schön, wenn Sie folgende Begriffe schon mal gehört haben:

• Exportkontrolle
• Akkreditiv
• Gelangensbestätigung
• Beistellung
• Dreiecks-Geschäft
• Präferenz

Das bieten wir Ihnen:

• eine lebendige Gemeinschaft mit Austausch auf Augenhöhe, gemeinsamem Lachen, unter anderem beim Tischtennis, Billard oder einfach bei einem Espresso - in unserem „Kulinarium“ und epischen Unternehmungen (Sommerfest, Betriebsausflug, Lunch-Lotterie, Weihnachtsfeier)
• eine authentische Duz-Kultur und kurze Entscheidungswege
• eine individuelle Einarbeitung neuer TOPTICAner*innen begleitet durch eine*n persönliche*n Patin/Paten
• maßgeschneiderte Weiterbildung – vielfältige Lernmöglichkeiten für jeden Bedarf
• Unterstützung in allen Lebenslagen: Employee Assistance Program für Mitarbeitende und Angehörige
• Energie für zwischendurch in Form kostenfreier Softgetränke, Kaffee/Tee, frischem Obst und Eis
• großzügige Urlaubstage: 30 + zusätzlich besondere Feiertage (z.B. Heiligabend, Silvester)
• finanzielle Extras wie Weihnachtsgeld, Mitarbeiterbonus, betriebliche Altersvorsorge
• stolze Auszeichnungen als „Bayern's Best 50“ und „Fahrradfreundlicher Arbeitgeber“