Specialist Order Processing and Export in Teilzeit (20-25 h/Wo)

TOPTICA Photonics, Inc.; Gräfelfing; On-site; EUR 28,000 - 38,000; Part time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub + Sonderfeiertage

Weihnachtsgeld

Mitarbeiterbonus

Betriebliche Altersvorsorge

EAP – Mitarbeiterunterstützung

Kaffee/Softgetränke & Obst

Job summary

TOPTICA Photonics SE in Gräfelfing sucht eine/n Sachbearbeiter/in Auftragsabwicklung und Export in Teilzeit (20–25 Std/Wo). Sie koordinieren Aufträge, prüfen Vollständigkeit, überwachen Termine und erstellen Versanddokumente bis zur Zollabwicklung.

Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung, Erfahrung in der internationalen Auftragsabwicklung, versierte ERP-Kenntnisse (Navision/Dynamics 365) sowie sichere Deutsch- und Englischkenntnisse.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbares Studium.
• Berufserfahrung in der internationalen Auftragsabwicklung.
• Erfahrung mit ERP-Systemen, ideal Navision/Dynamics 365.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in der Zusammenarbeit.
• Strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise mit Qualitätsanspruch.
• Teamfähigkeit und Einsatzfreude in einem internationalen Umfeld.

Responsibilities

• Auftragsbearbeitung in Abstimmung mit Vertrieb und Exportkontrolle.
• Auftragsdurchlauf vorbereiten und Termine überwachen.
• Versanddokumente erstellen; ggf. Zollabwicklung inkl. Ausfuhranmeldung.
• Spediteure beauftragen und Transport überwachen.
• Fakturierung, Rechnungskontrolle und Inkassoabwicklung.
• Abstimmung mit internen/externen Schnittstellenpartnern.
• Unterstützung bei internationalem Warenverkehr der Fachbereiche.
• Stammdatenpflege im ERP-System.
• Import-Unterstützung für Nicht-EU-Waren.

Skills

Deutsch/Englisch Kommunikation

Strukturierte Arbeitsweise

Teamfähigkeit

Eigenverantwortung

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Navision / Dynamics 365 BC

Dokumentenmanagementsysteme

Job description

Die TOPTICA Photonics SE ist ein international führender, mittelständischer Hightech-Hersteller von Lasersystemen für Wissenschaft, Biotechnologie und Messtechnik mit weltweit über 600 Mitarbeitenden. Hohe Motivation und Eigenverantwortung im Dienste der Kund*innen prägen die Firmenphilosophie des privat geführten "Hidden Champion", welche von den Mitarbeitenden mit großem Engagement gemeinsam gelebt wird. Zu den Kund*innen zählen namhafte Industrieunternehmen genauso wie zahlreiche Nobelpreisträger*innen.Wenn Kunden unsere Lasersysteme bestellen, kommt das Team „Order Processing“ ins Spiel. Es ist Dreh- und Angelpunkt für die Erfassung und administrative Abwicklung der eingehenden Aufträge und begleitet den Prozess bis zur erfolgreichen Auslieferung unserer Produkte an Kunden weltweit. Das Team koordiniert auch die Versandvorbereitung, kümmert sich um die erforderlichen Exportformalitäten und stellt sicher, dass alle relevanten Steuer-, Zoll- und gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.Als zentrale Schnittstelle arbeitet das Team eng mit vielen Bereichen des Unternehmens zusammen – unter anderem mit Sales, Produktionsplanung, Lager & Logistik, Einkauf und Buchhaltung.

Specialist Order Processing and Export in Teilzeit (20-25 h/Wo)

Was erwartet Sie als Sachbearbeiter*in Auftragsabwicklung und Export bei uns?

• Auftragsbearbeitung in Absprache mit den Abteilungen Vertrieb und Exportkontrolle mit Prüfung auf Vollständigkeit
• Vorbereitung des Auftragsdurchlaufs und Terminüberwachung
• Erstellung von Versanddokumenten (Deutschland, Europa, Drittländer) und ggf. gesamte Zollabwicklung, inklusive Erstellung der Ausfuhranmeldung gemäß der entsprechenden Außenhandelsrichtlinien
• Beauftragung der Spediteure und Überwachung des Transportwegs
• Fakturierung, Rechnungskontrolle und Abwicklung von Dokumenteninkassos
• Aktive Abstimmungen mit externen und internen Schnittstellenpartnern
• Beratung und Unterstützung interner Fachabteilungen im internationalen Warenverkehr
• Stammdatenverwaltung im ERP-System
• Unterstützung der Einkaufsabteilung beim Import von Waren aus Nicht-EU-Ländern

Must-haves – Das bringen Sie unbedingt mit:

• eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z.B. im Groß- und Außenhandel oder in der Spedition oder ein fachlich passendes Studium
• Berufserfahrung in der Auftragsabwicklung in einem international tätigen Unternehmen
• Erfahrung im Umgang mit ERP-Systemen
• gute Kenntnisse im Versandablauf sowie im Export- und Zollwesen
• sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch, um die Zusammenarbeit und den Austausch mit den internen und externen Schnittstellen zielführend zu steuern
• ein strukturierter und sorgfältiger Arbeitsstil mit einem hohen Qualitätsanspruch und Aufmerksamkeit für die vielen kundenspezifischen Anforderungen
• Spaß an der Arbeit im Team gepaart mit einer hohen Eigenverantwortung

Nice-to-haves – Es wäre super, wenn Sie Folgendes mitbringen:

• Interesse an der aktiven Mitgestaltung von Prozessverbesserungen
• Berufserfahrung in einem produzierenden Unternehmen
• Erfahrung im Umgang mit Navision / Microsoft Dynamics 365 Business Central und Dokumentenmanagementsystemen
• Grundlegende Kenntnisse im Bereich Import

Schön, wenn Sie folgende Begriffe schon mal gehört haben:

• Exportkontrolle
• Akkreditiv
• Gelangensbestätigung
• Beistellung
• Dreiecks-Geschäft
• Präferenz

Das bieten wir Ihnen:

• eine lebendige Gemeinschaft mit Austausch auf Augenhöhe, gemeinsamem Lachen, unter anderem beim Tischtennis, Billard oder einfach bei einem Espresso – Siebträger ;) – in unserem „Kulinarium“ und epischen Unternehmungen (Sommerfest, Betriebsausflug, Lunch-Lotterie, Weihnachtsfeier)
• eine authentische Duz-Kultur und kurze Entscheidungswege
• eine individuelle Einarbeitung neuer TOPTICAner*innen begleitet durch eine*n persönliche*n Patin/Paten
• maßgeschneiderte Weiterbildung – vielfältige Lernmöglichkeiten für jeden Bedarf
• Unterstützung in allen Lebenslagen: Employee Assistance Program für Mitarbeitende und Angehörige
• Energie für zwischendurch in Form kostenfreier Softgetränke, Kaffee/Tee, frischem Obst und Eis
• großzügige Urlaubstage: 30 + zusätzlich besondere Feiertage (z.B. Heiligabend, Silvester)
• finanzielle Extras wie Weihnachtsgeld, Mitarbeiterbonus, betriebliche Altersvorsorge
• stolze Auszeichnungen als „Bayern's Best 50“ und „Fahrradfreundlicher Arbeitgeber“