Senior Document Controller

Mercury; Düsseldorf; On-site; EUR 60,000 - 75,000; Full time

Job summary

Mercury, the European leader in construction solutions, seeks a Senior Document Controller in Düsseldorf to lead the project document control team and ensure timely distribution of drawings and documents. The role requires proficiency with ACC and BIM360, SAP data handling, and strong administration.

The candidate will liaise with site management and clients, maintain document registers, and support project controls while upholding company guidelines and quality standards.

Qualifications

• Experience with online platforms such as ACC and BIM360.
• Strong administration and organizational skills.
• Excellent communication abilities and attention to detail.
• Ability to liaison with site paperwork and multiple teams.

Responsibilities

• Lead direct reports within the project document control team.
• Distribute documents and drawings to project personnel on time.
• Maintain controlled document registers and filing systems.
• Data entry in SAP and running SAP reports.
• Coordinate with site management, design team and client.

Tools

BIM360

ACC

SAP

Microsoft Office

Job description

Senior Document Controller, Dusseldorf, Germany

Mercury is the European leader in construction solutions. We build and manage complex engineering & construction projects for the world’s leading corporations. Our solutions help deliver technologies and life changing advancements that connect people, communities and businesses, giving them the power to achieve incredible things. Our people have the courage to be innovative. Their determination and sharp focus enable us to deliver with certainty, time and time again.

We deliver our clients’ visions through leading edge construction solutions across multiple sectors, including: Enterprise Data Centres, Advanced Technology & Life Sciences, Hyperscale Data Centres, Fire Protection.

At Mercury, it is our duty to encourage and back our people to realise their vision of themselves. We place them at the heart of what we do, providing challenging opportunities to develop within a great team in a supportive environment that allows them to reach their full potential.

Key Responsibilities Of The Role

• Manage direct reports within the project document control team
• Working on Digital platforms such BIM 360 and ACC etc
• Ensuring the timely distribution of documents & drawings to project personnel
• Working in accordance with company procedures & guidelines
• Distribution of drawing transmittals and submittals to client
• Maintenance of controlled document registers and associated documentation
• Developing and maintaining filing systemsGeneral Administration including typing, printing
• Data entry on SAP, Running SAP reports and queries
• Liaising with Site Management, Design Team and Client
• Maintain up to date Org Charts
• Cover for the Time Administration of the Project when required
• All other duties associated with this role

Essential Criteria For The Role

• Must have experience with online digital platforms such as ACC & BIM360
• Min 5 years relevant experience
• Strong Administration experience
• Fluent in English language
• PC literate with competency in Microsoft Word, Excel, Outlook
• Ability to liaise and manage all site paperwork
• Excellent telephone manner
• Attention to detail
• Ability to multitask and work under pressure
• Strong interpersonal and Organisational skills
• Pride in the quality and presentation of work
• Excellent communication skills

Desirable Skills

• Experience in the construction or engineering industry advantage but not essential
• SAP experience advantage but not essential as full training will be given

Mercury is an equal opportunities employer

Leitender Dokumentencontroller, Düsseldorf

Mercury ist der europäische Marktführer für Baulösungen. Wir realisieren und managen komplexe Ingenieur- und Bauprojekte für die weltweit führenden Unternehmen. Unsere Lösungen helfen dabei, Technologien und lebensverändernde Fortschritte bereitzustellen, die Menschen, Gemeinschaften und Unternehmen miteinander verbinden und ihnen die Möglichkeit geben, Unglaubliches zu erreichen. Unsere Mitarbeiter haben den Mut, innovativ zu sein. Ihre Entschlossenheit und ihr ausgeprägter Fokus ermöglichen es uns, immer wieder mit Sicherheit Ergebnisse zu liefern.

Wir setzen die Visionen unserer Kunden durch zukunftsweisende Baulösungen in verschiedenen Sektoren um, darunter: Enterprise-Rechenzentren, Spitzentechnologie & Biowissenschaften, Hyperscale-Rechenzentren und Brandschutz.

Bei Mercury ist es unsere Pflicht, unsere Mitarbeiter zu ermutigen und zu unterstützen, damit sie ihre Vision von sich selbst verwirklichen können. Wir stellen sie in den Mittelpunkt unseres Handelns und bieten ihnen herausfordernde Möglichkeiten zur Weiterentwicklung in einem großartigen Team in einem unterstützenden Umfeld, das es ihnen ermöglicht, ihr volles Potenzial auszuschöpfen.

Hauptverantwortlichkeiten Der Rolle

• Die direkt unterstellten Mitarbeiter im Projektdokumentenkontrollteam führen
• Arbeiten mit digitalen Plattformen wie BIM 360 und ACC usw
• Sicherstellung der rechtzeitigen Verteilung von Dokumenten und Zeichnungen an die Projektmitarbeiter
• Arbeiten gemäß den Unternehmensrichtlinien
• Verteilung von Zeichnungsübermittlungen und -vorlagen an den Kunden
• Pflege der Register kontrollierter Dokumente und der zugehörigen Dokumentation
• Entwicklung und Pflege von Ablagesystemen
• Allgemeine Verwaltung einschließlich Schreiben, Drucken
• Dateneingabe in SAP, Ausführen von SAP-Berichten und -Abfragen
• Abstimmung mit Baustellenleitung, Designteam und Kunde
• Halten Sie Ihre Organigramme stets aktuell
• Vertretung für die Zeitverwaltung des Projekts bei Bedarf
• Alle weiteren mit dieser Rolle verbundenen Aufgaben

Wesentliche Kriterien Für Die Stelle

• Erfahrung mit Online-Plattformen wie ACC und BIM360 ist erforderlich
• Mindestens 5 Jahre einschlägige Berufserfahrung
• Umfangreiche Verwaltungserfahrung
• Fließend in Englisch
• Sicherer Umgang mit dem PC und Kompetenz in Microsoft Word, Excel und Outlook
• Fähigkeit zur Kommunikation und Verwaltung aller Baustellenunterlagen
• Ausgezeichnete Umgangsformen am Telefon
• Liebe zum Detail
• Fähigkeit zum Multitasking und Arbeiten unter Druck
• Ausgeprägte zwischenmenschliche und organisatorische Fähigkeiten
• Stolz auf die Qualität und Präsentation der Arbeit
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten

Wünschenswert Fähigkeiten

• Erfahrung in der Bau- oder Ingenieurbranche ist von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich
• SAP-Kenntnisse sind von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich, da eine umfassende Schulung angeboten wird

Mercury ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet.