Sekretärin Vorstandssekretariat (m/w/d)

persona service AG & Co. KG; Karlsruhe; On-site; EUR 47,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

31 Tage Urlaub

AVR DD Tarifgehalt + Zulagen

13. Monatsgehalt durch Weihnachts- und

Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Jobrad-Leasing

Firmenevents

monatlicher Kinderzuschlag 100€ in VOL

Zuschüsse zu Gesundheitskosten

Betriebliche Altersvorsorge

Job summary

persona service AG & Co. KG sucht eine engagierte Assistenz des Vorstands zur operativen Unterstützung im Tagesgeschäft und zur Entlastung des Führungsteams. Sie koordinieren Kommunikationsflüsse, planen Termine, bereiten Sitzungen vor und erstellen Unterlagen sowie Präsentationen.

Sie arbeiten diskret, bringen Branchenkenntnisse mit und profitieren von umfangreichen Weiterbildungsmöglichkeiten. Wir bieten tarifliches Gehalt nach AVR DD, 31 Urlaubstage, betriebliche Altersvorsorge, sowie

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium in Betriebswirtschaft bevorzugt.
• Mehrjährige Berufserfahrung im kaufmännischen Umfeld.
• Erfahrung auf Geschäftsführungs- oder Vorstandsebene vorteilhaft.
• Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Unternehmerisches, strategisches und analytisches Denkvermögen.
• Gutes Verständnis für Organisations- und Unternehmenszusammenhänge.
• Sichere MS-Office-Kenntnisse.
• Zeitliche Flexibilität Montag bis Freitag.

Responsibilities

• Unterstützung des Vorstands operativ im Tagesgeschäft.
• Koordination interner/externer Kommunikations- und Informationsflüsse.
• Organisation von Terminen, Fristen und Wiedervorlagen.
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Protokollführung und Nachverfolgung von Maßnahmen.
• Erstellung von Geschäftskorrespondenz, Unterlagen und Präsentationen.
• Office- und Aufgabenmanagement für effiziente Abläufe.
• Diskreter Umgang mit vertraulichen Informationen; zentrale Ansprechperson.

Skills

Organisationsgeschick

Vertraulichkeit

Unternehmensstrategie

MS Office

flexible Arbeitszeiten

Kommunikation

Vorstandsebene-Erfahrung

Education

Kaufmann/-frau Büromanagement

Industriekaufmann/-frau

Fremdsprachenkorrespondent

Betriebswirtschaftliches Studium

Tools

MS Office

Office-Software

Job description

Du willst dein Fachwissen in einem neuen Arbeitsumfeld einbringen? Dann bist du hier genau richtig! Wir sind mehr als nur Recruiter:innen – wir sind dein persönlicher Karriereberater. Unser Fokus: Dein nächster beruflicher Schritt, in dem du dich wirklich wohlfühlst.

Deine Aufgaben

• du unterstützt den Vorstand operativ im Tagesgeschäft und nimmst ihm administrative Aufgaben ab
• interne und externe Kommunikations- und Informationsflüsse koordinierst und steuerst du eigenständig
• Termine, Fristen und Wiedervorvorlagen organisierst du selbstständig und behältst sie im Blick
• Sitzungen bereitest du organisatorisch vor und nach, führst Protokoll und verfolgst beschlossene Maßnahmen nach
• du erstellst und bereitest Geschäftskorrespondenz, Unterlagen und Präsentationen auf
• im Office- und Aufgabenmanagement sorgst du für effiziente Abläufe und übernimmst administrative Tätigkeiten
• vertrauliche Informationen behandelst du diskret und bist erste Ansprechperson für Anfragen an das Vorstandssekretariat

Das wünschen wir uns

• eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau für Büromanagement (m/w/d), Industriekaufmann (m/w/d) oder Fremdsprachenkorrespondent (m/w/d) bzw. ein abgeschlossenes Studium der Betriebswirtschaft liegt bei dir vor
• mehrjährige fundierte Berufserfahrung im kaufmännischen Umfeld bringst du mit
• du kannst nachgewiesene Erfahrung in einer vergleichbaren Position auf Geschäftsführungs- oder Vorstandsebene vorweisen
• diskret und absolut loyal gehst du mit vertraulichen Informationen um
• du denkst unternehmerisch, strategisch und analytisch
• ein sehr gutes Verständnis für Organisations- und Unternehmenszusammenhänge bringst du mit
• im Umgang mit MS-Office-Anwendungen bist du sicher
• zeitliche Flexibilität innerhalb der Regelarbeitszeiten (Montag bis Freitag) bringst du mit

Das bieten wir

• 31 Tage Urlaub
• tarifliches Grundgehalt (AVR DD) nach Absprache, abhängig von der Berufserfahrung, zzgl. tariflicher Zulagen
• Weihnachts- und Urlaubsgeld (ergibt zusammen ein volles 13. Monatsgehalt)
• fundierte Einarbeitung sowie ein engagiertes Team
• regelmäßige Gehaltserhöhungen
• vermögenswirksame Leistungen
• betriebliche Altersvorsorge
• weitere Benefits: Sehr gute Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, Möglichkeit zum Leasen eines Jobrades, Firmenevents, monatlicher Kinderzuschlag von 100€ in Vollzeit, Zuschüsse zu Gesundheitskosten

Worauf du dich immer bei persona service verlassen kannst:

• intensive Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch bei unserem Auftraggeber
• 50 € monatlich geschenkt für deine Mobilität je nach Stelle, z. B. für das Deutschlandticket uvm.
• Prämien sowie Urlaubs-Weihnachtsgeld und attraktive Branchenzuschläge
• kostenlose Nachhilfe für deine Kinder auf der Lern- und Nachhilfeplattform Ubimaster
• zahlreiche Shopping-Rabatte bei namhaften Marken über unser corporate benefits Programm
• exzellente persönliche Betreuung und regelmäßige Feedbackgespräche
• vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten

Mach den nächsten Schritt – mit uns an deiner Seite! Seit 1967 sind wir eng mit dem Arbeitsmarkt vernetzt und wissen genau, welcher Kunde zu dir passt. So startest du nicht nur irgendeinen Job, sondern genau den richtigen.