Sekretariat / Teamassistenz (w/m/d) – Adaptive Bayesianische Intelligenz

Technische Universität Darmstadt; Darmstadt; On-site; EUR 42,000 - 55,000; Full time

Benefits offered by this job

Weiterbildung

30 Tage Urlaub

Mobilität – LandesTicket Hessen

Vorsorge/Versicherung

Flexible Arbeitszeiten

Altersvorsorge (VBL)

Dienstrad

Kinderbetreuung

Job summary

Die Technische Universität Darmstadt sucht eine engagierte Verwaltungsfachkraft zur Unterstützung des Fachgebiets Informatik. Sie übernehmen organisatorische Aufgaben, verwalten Budgets und unterstützen bei der Abrechnung von Drittmitteln, Personalangelegenheiten und Beschaffungen.

Sie arbeiten eng mit dem Team zusammen, koordinieren Termine und Organisation von Veranstaltungen und tragen so zu effizienten Abläufen im Fachbereich bei. Gute Deutsch- und Englischkenntnisse runden das Profil ab.

Qualifications

• Erfahrung in administrativer Projektverwaltung und Buchhaltung
• Routine im Umgang mit Standardsoftware und moderner Kommunikationstechnik
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Responsibilities

• Allgemeine administrative Unterstützung des Fachgebiets
• Verwaltung und Überwachung von Budgets, Kostenstelle und Drittmittelkonten
• Selbständige Verwaltung und Kontrolle von Projektmitteln
• Personalsachbearbeitung
• Vorbereitung und Durchführung von Bestellungen und Beschaffungsvorgängen
• Administratives Mitarbeiten bei der Studierendenbetreuung
• Organisation von Dienstreisen und Reisekostenabrechnungen
• Unterstützung bei Meetings und Veranstaltungen

Skills

Organisationstalent

Teamfähigkeit

Selbstständigkeit

Verantwortungsbewusstsein

Education

Berufsausbildung im Büro-/Verwaltungsbereich

Tools

Microsoft Word

Microsoft Excel

PowerPoint

Job description

Über die TU Darmstadt

Die TU Darmstadt steht für exzellente und relevante Wissenschaft. Die tiefgreifenden globalen Veränderungsprozesse – von Energiewende bis zu Künstlicher Intelligenz – gestalten wir durch herausragende Erkenntnisse und zukunftsweisende Studienangebote entscheidend mit. Unsere Spitzenforschung bündeln wir in drei Feldern: Energy and Environment, Information and Intelligence, Matter and Materials. Als eine in der Metropolregion Frankfurt-Rhein-Main verankerte und sehr stark international geprägte Universität sehen wir uns den europäischen Werten und der europäischen Integration verpflichtet.

Über unseren Bereich

Der Fachbereich Informatik gehört zu den forschungsstärksten Informatikfakultäten Deutschlands und ist mit über 300 Mitarbeitenden und einem Gesamtbudget von mehr als 30 Millionen Euro p.a. ein Leistungsträger der TU Darmstadt. Im Forschungsfeld 'Information + Intelligence' treiben unsere Wissenschaftler:innen die Profilthemen Künstliche Intelligenz, Cybersicherheit & Privatheit sowie komplexe, vernetzte Systeme voran und prägen damit das wissenschaftliche Profil unserer Universität.

Das neu gegründete Fachgebiet „Adaptive Bayesianische Intelligenz“ beschäftigt sich mit der Entwicklung nachhaltiger und transparenter Systeme der künstlichen Intelligenz (KI). Dabei werden zwei Ziele verfolgt: Erstens soll die starke Abhängigkeit von extrem großen Datensätzen, Berechnungen und Energieressourcen verringert werden, und zweitens sollen Systeme mit transparenten Funktionalitäten entwickelt werden. Wir wollen diese Ziele erreichen, indem wir KI-Systeme entwickeln, die ähnlich wie Menschen und Tiere durch schnelle und kontinuierliche Anpassung lernen. Wir nutzen Techniken aus einer Vielzahl von Bereichen, wie Deep Learning, Statistik und Optimierung, und decken dabei sowohl theoretische als auch praktische Methoden ab.

Das Fachgebiet trägt zur Forschung des Hessischen Zentrums für Künstliche Intelligenz (hessian.AI) sowie zur strategischen Schwerpunktsetzung des Fachbereichs Informatik der TU Darmstadt im Bereich Künstliche Intelligenz bei.

Ihre Aufgaben

• Allgemeine administrative Unterstützung des Fachgebiets (Korrespondenz, Termin- und Arbeitsorganisation, Dokumentenablage, Verwaltung von Büromaterial etc.)
• Verwaltung und Überwachung von Budgets, Kostenstelle und Drittmittelkonten
• Selbständige Verwaltung und Kontrolle von Projektmitteln (Mittelanforderungen, Erstellung von Verwendungsnachweisen für Drittmittelprojekte)
• Personalsachbearbeitung
• Vorbereitung und Durchführung von Bestellungen und Beschaffungsvorgängen
• Administratives Mitarbeit bei der Studierendenbetreuung
• Organisation von Dienstreisen, Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen
• Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Meetings und Veranstaltungen

Ihr Profil

• abgeschlossene Berufsausbildung im Büro- oder Verwaltungsbereich oder eine vergleichbare Qualifikation sowie einschlägige Berufserfahrung
• Erfahrung in der administrativen Projektverwaltung und Buchhaltung
• Routine im Umgang mit Standardsoftware (u.a. Microsoft Word, Excel, PowerPoint) und moderner Kommunikationstechnik
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• strukturierte, eigenständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• teamorientiertes und freundliches Auftreten
• Bereitschaft zur Weiterbildung

Wir bieten

Die Technische Universität Darmstadt bietet vielfältige und herausfordernde Aufgaben, eigenverantwortliches Arbeiten, aktuelle Technologien, gute kollegiale und partnerschaftliche Zusammenarbeit, bedarfsorientierte Fortbildungsmöglichkeiten und eine individuelle Personalentwicklung.

• Entfaltung und Gestaltung – ein umfassendes internes Weiterbildungsangebot sowie Möglichkeiten der Weiterqualifizierung und Entwicklung
• Urlaub/Bildungsurlaub – 30 Tage Urlaub pro Jahr (bei Vollzeit) und 5 Tage Bildungsurlaub
• Nachhaltig und Mobil – Freifahrtberechtigung im gesamten Regionalverkehr in Hessen durch das LandesTicket Hessen nach den jeweils geltenden tariflichen Bestimmungen sowie mobiles Arbeiten
• Fit und Gesund – kostenlose medizinische Vorsorgeuntersuchungen und umfangreiches vergünstigtes Sportangebot
• Work-Life-Balance – flexible Arbeitszeitmodelle; Betriebliches Gesundheitsmanagement
• Altersvorsorge –Zusatzversorgung des öffentlichen Dienstes (VBL) nach den jeweils geltenden Bestimmungen
• Dienstrad/Fahrradleasing
• Familienfreundlichkeit/Vereinbarkeit Familie/Pflege/Beruf –Kinderbetreuungsangebote sowie Zahlung einer Kinderzulage (gemäß tariflichen Bestimmungen), Ferienangebote