Sekretariat / Teamassistenz & Projektkoordination (Kunst & Verwaltung)

Kulturplattform Upper; München; Vor Ort; EUR 40.000 - 50.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine bedeutende Kulturorganisation mit Sitz in München sucht eine engagierte Persönlichkeit für die Rolle der Teamassistenz und Projektkoordination. Sie werden für die Organisation des Büroalltags und die Koordination von Kunsttransporten zuständig sein. Die ideale Bewerberin oder der ideale Bewerber bringt eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, mindestens 5 Jahre Erfahrung und hervorragende Englischkenntnisse mit.

Leistungen

Vielseitige Tätigkeit in einem inspirierenden Umfeld

Familiengeprägtes Arbeitsklima

Zentrale Lage in München

Qualifikationen

• Min. 5 Jahre Berufserfahrung in Assistenz- oder Projektkoordination.
• Sorgfältige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise.
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Eigenständige Organisation und Koordination des Büroalltags.
• Bearbeitung eingehender Post sowie Weiterleitung von Rechnungen.
• Organisation nationaler und internationaler Kunsttransporte.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

Teamfähigkeit

Technische Affinität

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

Apple-Systeme

Microsoft Office

Jobbeschreibung

Sekretariat / Teamassistenz & Projektkoordination (Kunst & Verwaltung)

Im Zuge der Neustrukturierung unseres seit den 1990er-Jahren bestehenden Unternehmens im internationalen Kunstbereich mit Sitz in der Münchner Innenstadt suchen wir zur Unterstützung unseres Teams eine engagierte Persönlichkeit mit ausgeprägtem Organisationstalent, Verantwortungsbewusstsein und Freude an abwechslungsreichen Aufgaben in einem dynamischen Umfeld.

Ihre Aufgaben

• Eigenständige Organisation und Koordination des Büroalltags
• Bearbeitung eingehender Post (geschäftlich & privat) sowie Weiterleitung von Rechnungen an die Buchhaltung
• Angebots- und Auftragsbearbeitung, Kommunikation mit Dienstleistern und Partnern
• Organisation nationaler und internationaler Kunsttransporte, einschließlich Abstimmung mit Speditionen und Zollbehörden
• Unterstützung bei der Vorbereitung und Betreuung von Leihgaben, Wanderausstellungen und Kooperationen
• Prüfung von Objektlisten, Zustandsberichten und Vollständigkeit bei Rückläufen
• Betreuung und Pflege des Archivs: Erfassung, Inventarisierung und Digitalisierung von Kunstwerken und Dokumenten (inkl. Scannen und Aufbereitung von Film- und Bildmaterial)
• Pflege vom Datenbanksystem (z.B. FileMaker)
• Allgemeine administrative und organisatorische Unterstützung des Teams und der Geschäftsführung

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Min. 5 Jahre Berufserfahrung in einer Assistenz- oder Projektkoordination, idealerweise im internationalen Kunst-, Kultur- oder Stiftungsumfeld
• Ausgeprägtes Organisationstalent und die Fähigkeit, auch in dynamischen Situationen den Überblick zu behalten
• Sorgfältige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise
• Hohe Kommunikations- und Teamfähigkeit im Umgang mit unterschiedlichen Persönlichkeiten
• Sicherer Umgang mit Apple-Systemen und sehr gute Kenntnisse der gängigen Office-Programme (insbesondere Word, Excel)
• Allgemeine technische Affinität und Routine im Umgang mit digitalen Abläufen
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Interesse an Kunst, Kultur und internationalen Zusammenhängen

Unser Angebot

• Eine vielseitige Tätigkeit in einem inspirierenden Umfeld
• Ein wertschätzendes, familiär geprägtes Arbeitsklima
• Zentrale Lage in der Münchner Innenstadt
• Enge Zusammenarbeit mit einem engagierten Team und spannenden Kunstprojekten

Klingt nach Ihnen?

Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Lebenslauf und Gehaltsvorstellung per E‑Mail an: [e-mail]