Sekretariat des Ersten Beigeordneten und Geschäftsbereichsleiters Familie, Jugend, Schule, Sozial...

IT-Systemhaus der Bundesagentur für Arbeit; Gütersloh; Hybrid; EUR 40.000 - 50.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine öffentliche Einrichtung in Gütersloh sucht eine/n Verwaltungsfachangestellte/n zur Unterstützung der Organisationsabläufe im Sekretariat des Ersten Beigeordneten. Die Position bietet unbefristete Anstellung in Voll- oder Teilzeit mit attraktiven Entwicklungsmöglichkeiten. Der/die ideale Kandidat/in hat eine abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich sowie Erfahrung im Sekretariat und gute EDV-Kenntnisse.

Leistungen

Vorteile des öffentlichen Dienstes

Arbeitsplatzsicherheit

Verkehrsgünstige Anbindung

Qualifikationen

• Selbstständige Bearbeitung aller Sekretariatsaufgaben.
• Erfahrung in der öffentlichen Verwaltung oder Privatwirtschaft.
• Hohe Vertrauenswürdigkeit und Verantwortungsbewusstsein.

Aufgaben

• Organisation und Steuerung des Büroablaufs.
• Vorbereitung und Nachbereitung von Sitzungen.
• Digitale Kommunikation mit verschiedenen Zielgruppen.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

Diskretion

Flexibilität

Ausbildung

Abgeschlossene dreijährige Ausbildung im Verwaltungs-, Büro- oder kaufmännischen Bereich

Tools

EDV-Kenntnisse

Jobbeschreibung

Overview

Sekretariat des Ersten Beigeordneten und Geschäftsbereichsleiters Familie, Jugend, Schule, Sozial und Sport (m/w/d) (EG 9a TVöD bzw. A8 LBesO A NRW).

Gütersloh: Weltunternehmen, Netzwerke und Top-Technologien. Die Kreisstadt mit mehr als 100.000 Einwohnern verfügt über intakte und vitale Strukturen, die einen hohen Lebens- und Freizeitwert bieten. Als familienfreundliche Stadtverwaltung fördern wir die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben und eine ausgeglichene Work-Life-Balance. Wir bieten sichere Jobs mit Zukunftsperspektiven und vielseitigen Entwicklungsmöglichkeiten.

Die Stelle ist unbefristet als Vollzeitstelle im Umfang von 39 Wochenstunden ausgeschrieben. Die Vollzeitstelle ist grundsätzlich auch in Teilzeit zu besetzen, wobei die Bereitschaft erwartet wird, sich hinsichtlich der Arbeitszeitgestaltung den Erfordernissen des Arbeitsplatzes anzupassen.

Stellenbezeichnung

• Verwaltungsfachangestellte/r - Kommunalverwaltung

Standort und Anstellungsart

Angebotsart: Arbeit

Arbeitsort: Gütersloh

Anstellungsart: Vollzeit, Teilzeit (Vormittag, Nachmittag)

Befristung

Unbefristet

Stellenbeschreibung

Bei der Stadt Gütersloh ist die verantwortungsvolle Position im Sekretariat des Ersten Beigeordneten und Geschäftsbereichsleiters Familie, Jugend, Schule, Soziales und Sport (m/w/d) zu vergeben.

Ihre Aufgaben umfassen die vertrauensvolle und selbstständige Arbeit im Vorzimmer des Ersten Beigeordneten. Sie sind die erste Ansprechperson für interne und externe Kontakte und tragen wesentlich dazu bei, dass die vielfältigen Aufgaben des Geschäftsbereichs effizient und serviceorientiert umgesetzt werden.

Sie unterstützen den Ersten Beigeordneten in allen organisatorischen und administrativen Belangen und sorgen für einen reibungslosen Tages- und Arbeitsablauf. Ihre Arbeit erfordert vorausschauendes Denken, Diskretion und die Fähigkeit, auch in hektischen Situationen den Überblick zu behalten.

• effiziente Organisation und Steuerung des Termin- und Büroablaufs
• selbstständige Bearbeitung aller anfallenden Sekretariatsaufgaben
• eigenverantwortliche Aufbereitung und Zusammenstellung von Unterlagen
• Vorbereitung und Nachbereitung von Sitzungen des Geschäftsbereichs
• mündliche, schriftliche und digitale Kommunikation mit unterschiedlichen Zielgruppen innerhalb und außerhalb der Stadtverwaltung

• Sie besitzen eine erfolgreich abgeschlossene dreijährige Ausbildung im Verwaltungs-, Büro- oder kaufmännischen Bereich (z.B. Verwaltungsfachangestellte*r, bzw. die Laufbahnbefähigung für den mittleren Dienst)
• Sie verfügen über mehrjährige berufliche Sekretariatserfahrung in der Privatwirtschaft oder vorzugsweise in der öffentlichen Verwaltung
• fundierte Kenntnisse in Büroorganisation und -kommunikation; Kenntnisse über Verwaltungsstrukturen und politische Gremien unterstützen Ihre Bewerbung
• sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit
• hohes Maß an Organisationsgeschick, Vertrauenswürdigkeit, Loyalität und Verantwortungsbewusstsein
• Flexibilität und Einsatzbereitschaft; Bereitschaft zur Arbeitszeitanpassung
• positives Auftreten und höfliche Umgangsformen
• gute EDV-Kenntnisse und Bereitschaft, sich in neue Programme einzuarbeiten

• Wir bieten ein Arbeitsumfeld mit vielen Gestaltungsmöglichkeiten in einer zukunftsorientierten Stadtverwaltung
• Vorteile des öffentlichen Dienstes, Arbeitsplatzsicherheit
• Vorteile eines zentral gelegenen Arbeitsplatzes in der Innenstadt
• Verkehrsgünstige Anbindung; Nähe zum Gütersloher Hauptbahnhof; Pendelmöglichkeit

Qualifikationen

• Hinweis: Die Stelle erfordert eine abgeschlossene dreijährige Ausbildung im verwaltungs-, büro- oder kaufmännischen Bereich
• Relevante Berufserfahrung im Sekretariat erwünscht
• Gute EDV-Kenntnisse und Bereitschaft zur Einarbeitung in vorhandene Programme

Ausländische Studien- und Berufsabschlüsse können nur berücksichtigt werden, wenn der Gleichwertigkeitsnachweis vorliegt. Weitere Informationen finden Sie unter www.anerkennung-in-deutschland.de.

Gleichstellung und Bewerbungen

Die Stadt Gütersloh fördert die Gleichstellung aller Mitarbeiter*innen. Bewerbungen von Personen unabhängig von kultureller und sozialer Herkunft, Geschlecht, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität werden begrüßt und besonders berücksichtigt. Schwerbehinderte Menschen sind ausdrücklich willkommen.

Hat die Stelle Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Onlinebewerbung mit allen erforderlichen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse) bis zum 09.11.2025 unter www.interamt.de. Die Stellen-ID lautet 1373797.

Hinweis: Bewerbungen werden ausschließlich online entgegengenommen. Bitte übersenden Sie keine Bewerbungen per E-Mail oder Post.

Bitte bewerben Sie sich online über www.interamt.de, Stellen-ID 1373797.