Sekretär/in (m/w/d)

Stadt Gotha; Gotha; On-site; EUR 40,000 - 45,000; Full time

Benefits offered by this job

Jahressonderzahlung

Vermögenswirksame Leistungen

Betriebliche Altersvorsorge

30 Tage Urlaub pro Jahr

JobRad

Fort- und Weiterbildung

Job summary

Stadt Gotha sucht zur Verstärkung des Kämmereibereichs ab sofort eine/n Sekretär/in (m/w/d) in der Kämmerei der Stadtverwaltung Gotha.

Zu Ihren Kernaufgaben gehören die fachliche Anwendungsbetreuung und Systempflege der Finanzsoftware H&H proDoppik, sowie Unterstützung der Amtsleitung in administrativen Angelegenheiten und Büroorganisation. Wichtig sind eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung und gute MS-Office Kenntnisse.

Qualifications

• Abgeschlossene Berufsausbildung zum Verwaltungsfachangestellten oder kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung.
• > gute Kenntnisse in MS-Office, insbesondere Word/Outlook.
• > IT-Affinität und Bereitschaft, sich in H&H proDoppik einzuarbeiten.
• > Erfahrung mit Fachverfahren und kommunalen Finanzprozessen.

Responsibilities

• Fachliche Anwendungsbetreuung und Systempflege der Finanzsoftware H&H proDoppik; Stammdaten, Systemeinstellungen und Nutzungsberechtigungen.
• Unterstützung der Amtsleitung in administrativen Angelegenheiten; Büroorganisation und Terminplanung.
• Mitarbeit bei Organisations- und Digitalisierungsprojekten; Optimierung von Arbeitsabläufen und Fachverfahren.

Skills

Kommunikationsfähigkeit

Teamorientierung

Organisationsvermögen

Koordinierungsvermögen

serviceorientierter Umgang

IT-Affinität

Kenntnisse im kommunalen Finanzwesen

Education

Verwaltungsfachangestellten-Ausbildung oder kaufmännische Ausbildung

Tools

H&H proDoppik

MS-Office (Word, Outlook)

Job description

Sekretär/in (m/w/d)

Die Stadt Gotha sucht zur Verstärkung des Teams ab sofort eine/n Sekretär/in (m/w/d) in der Kämmerei der Stadtverwaltung Gotha.

Zu Ihren Kernaufgaben gehören:

• Fachliche Anwendungsbetreuung und Systempflege

  Betreuung und Pflege der Finanzsoftware H&H proDoppik einschließlich Stammdaten, Systemeinstellungen und Nutzerberechtigungen

  Erstellung und Pflege von Standardauswertungen sowie Unterstützung der Fachämter bei Anwendungsfragen und Anpassungen

• Unterstützung der Amtsleitung in administrativen Angelegenheiten

  Unterstützung bei Büroorganisation, Terminplanung und Kommunikation sowie Überwachung von Wiedervorlagen

  Vorbereitung von Besprechungen, Bearbeitung des Schriftverkehrs, Pflege der Ablage und Bearbeitung eingehender Anfragen

• Mitarbeit bei Organisations- und Digitalisierungsprojekten

  Mitwirkung bei der Optimierung von Arbeitsabläufen sowie der Einführung und Anpassung von Fachverfahren

  Abstimmung fachlicher Anforderungen und Schnittstellen sowie Mitarbeit an Organisations- und Digitalisierungsprojekten

• Bearbeitung fachlicher und technischer Problemstellungen

  Prüfung und Analyse von Fehlermeldungen und Anwendungsproblemen sowie Abstimmung geeigneter Lösungen

  Zusammenarbeit mit Fachbereichen, IT-Dienstleistern und Softwareherstellern sowie Dokumentation und Nachverfolgung von Störungen und Änderungsbedarfen

Unsere Erwartungen:

• Eine abgeschlossene Berufsausbildung zum Verwaltungsfachangestellten oder eine kaufmännische oder vergleichbare Berufsausbildung

Erwünscht sind zudem:

• Gute Kenntnisse im Umgang mit gängigen Standardsystemen der Informations- und Kommunikationstechnik (MS-Office), insbesondere ein sicherer Umgang mit Word und Outlook sowie gute Rechtschreib- und Grammatikkenntnisse
• Eine ausgeprägte IT-Affinität und die Bereitschaft, sich in die Finanzsoftware H&H proDoppik einzuarbeiten
• Erfahrung mit der Betreuung von Fachverfahren
• Kenntnisse im kommunalen Finanzwesen
• Eine strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise
• Ein sehr gutes Organisations- und Koordinierungsvermögen
• Gute Kommunikationsfähigkeit, Teamorientierung und serviceorientierter Umgang mit unterschiedlichen Ansprechpartnern
• Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Diskretion

Ihre Vorzüge:

• Eine tarifgerechte Eingruppierung nach den Bestimmungen des TVöD (VKA)
• Jahressonderzahlung sowie eine jährliche leistungsorientierte Bezahlung (LOB)
• Vermögenswirksame Leistungen in Höhe von bis zu 40,00 € monatlich
• Betriebliche Altersvorsorge über die ZVK Thüringen
• 30 Tage Erholungsurlaubs pro Kalenderjahr
• Maßnahmen zur betrieblichen Gesundheitsförderung, unter anderem Epassi Sports und weitere Angebote
• Möglichkeit des Fahrradleasings über JobRad
• Einen sicheren und modernen Arbeitsplatz im Herzen der Residenzstadt Gotha
• Eine unbefristete Beschäftigung in Vollzeit
• Vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Entwicklung

Eingruppierung:

Die Vergütung erfolgt nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst in der Entgeltgruppe 6 TVöD (VKA).

Gleichstellung

Angesichts der in der Stadt Gotha anzustrebenden Chancengleichheit in allen Bereichen des Berufslebens sind Bewerbungen von Frauen und Männern gleichermaßen erwünscht. Bewerber des unterrepräsentierten Geschlechts werden bei gleicher Eignung, Leistung und Befähigung nach Maßgabe des § 8 Abs. 1 Thüringer Gleichstellungsgesetzes bevorzugt berücksichtigt.

Bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung werden Bewerbungen schwerbehinderter Menschen und ihnen gleichgestellter behinderter Menschen entsprechend der gesetzlichen Bestimmungen besonders berücksichtigt.

Im Übrigen ist die zu besetzende Stelle in gleicher Weise für alle Geschlechter geeignet, unabhängig von kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung oder sexueller Identität.

Datenschutz

Ihre Bewerbungsdaten werden entsprechend der DSGVO und dem Thüringer Datenschutzgesetz verarbeitet. Weitere Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten entnehmen Sie bitte den auf unserer Homepage (Rubrik: Stellenausschreibung) hinterlegtenHinweisen zur Datenverarbeitung.

Mit der Übersendung Ihrer Bewerbungsunterlagen erteilen Sie die Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Stadt Gotha im Rahmen des Ausschreibungsverfahrens (Zweck der Verarbeitung) und bestätigen zugleich die Kenntnisnahme unserer Hinweise zur Datenverarbeitung. Die Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen, allerdings führt dies zum Ausschluss aus dem laufenden Verfahren. Bitte beachten Sie, dass Ihre Daten beim Versand per E-Mail unverschlüsselt übertragen werden. Nach Abschluss des Stellenbesetzungsverfahrens werden die Bewerbungsunterlagen nicht berücksichtigter Bewerber/innen entsprechend § 16 Abs. 1 Nr. 2 ThürDSG i. V. m. Art. 17 DSGVO ordnungsgemäß gelöscht bzw. vernichtet.

gez. Kreuch Oberbürgermeister