Sekretär:in (Junior) (all genders)

Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE); Hamburg; Vor Ort; EUR 35.000 - 45.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine führende Universitätsklinik in Hamburg sucht eine:n Sekretär:in (Junior) zur Unterstützung im Empfangsbereich. Dieser Posten umfasst die organisatorische Koordination und administrative Tätigkeiten. Wünschenswert sind eine kaufmännische Ausbildung und sehr gute Deutschkenntnisse. Die Stelle ist zunächst für 8 Monate im Rahmen einer Elternzeitvertretung ausgeschrieben und bietet ein familienfreundliches Arbeitsumfeld sowie zahlreiche Fortbildungsmöglichkeiten.

Leistungen

Attraktive Bezahlung nach TVöD/VKA

Familienfreundliches Arbeitsumfeld

Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsprogramme

Zuschüsse zum Deutschlandticket

Gesundheits- und Sportangebote

Qualifikationen

• Abgeschlossene Berufsausbildung in einem kaufmännischen Beruf oder als medizinische Fachangestellte.
• Erfahrung in der koordinierten Arbeit in einem administrativen Umfeld.
• Idealerweise erste Berufserfahrungen in einem ähnlichen Umfeld.

Aufgaben

• Sicherstellung eines reibungslosen administrativen Ablaufs im Empfang der Klinik.
• Bearbeitung von Posteingängen und Koordination von Terminen.
• Pflege der Patient:innendaten in SAP und der elektronischen Akte.

Kenntnisse

Sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache

Büroorganisationskenntnisse

Verwaltungsprozesskenntnisse

Selbständige Arbeitsweise

Teamfähigkeit

Flexibilität

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Fähigkeiten

Tools

MS-Office

Outlook

SAP-ISH

Jobbeschreibung

Abteilung/Aufgabengebiet

Wir sind das Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE) – und stehen für exzellente Kompetenz in Forschung, Lehre und der vollumfänglichen Gesundheitsversorgung in unseren Kliniken. Unsere rund 14.400 Mitarbeiter:innen streben jeden Tag aufs Neue danach, mit ihrem Beitrag die Welt ein bisschen gesünder zu machen.

Es ist unser Anspruch, eine der führenden Universitätskliniken zu sein – und gleichzeitig der beste Arbeitgeber unserer Branche. So glauben wir im UKE fest daran, dass erfolgreiches und erfüllendes Arbeiten im Einklang mit den persönlichen Bedürfnissen und individuellen Lebensentwürfen der Mitarbeitenden stehen sollte. Und so unterschiedlich diese sind, so vielfältig ist unser Angebot an individuellen Lösungen.

Sekretär:in (Junior) (all genders) - Ambulanz

Die Psychiatrische Institutsambulanz versorgt Kinder und Jugendliche vom Säuglingsalter bis in die späte Adoleszenz und deren Familien und kooperiert eng mit den teil-/stationären Bereichen der Klinik, mit externen Praxen und Einrichtungen der Jugendhilfe sowie mit den Kliniken für Kinder- und Jugendmedizin und für Psychiatrie und Psychotherapie am UKE.

Ihre Aufgaben:

• Sicherstellung des reibungslosen administrativen Ablaufes im Empfang/Frontoffice der Klinik sowie Koordination der anfallenden Aufgaben (in der Zeit Mo-Do 08:00-16:30 Uhr, Fr 08:00-15:00)
• Allgemeine Sekretariatsaufgaben: Bearbeitung der Posteingänge, Überwachung der Wiedervorlagen, Ablage, Terminkoordination, Beschaffungsangelegenheiten, Bearbeitung und Weiterleitung von Anfragen (postalisch, per Mail und telefonisch)
• Aufnahme und Pflege von Patient:innendaten, Eingabe der Stammdaten mit Anforderungen der Leistungen in SAP/IS-H und in der elektronischen Patient:innenakte
• Schriftverkehr, Erstellung von Schreibarbeiten, Korrektur und Versand von Arztbriefen
• Vorbereitung von (Online-)Sitzungen,
• Vertretung anderer Sekretariate

Diese Position ist als Elternzeitvertretung für vorerst 8 Monate ab dem 01.05.2026 zu besetzen.

Profil/Qualifikationen

• Abgeschlossene Berufsausbildung: Kaufmännische Ausbildung, Medizinische:r Fachangestellte:r oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
• Selbständige, strukturierte und organisierte Arbeitsweise, auch bei erhöhtem Patient:innenaufkommen
• Sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache
• Sicherer Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen (MS-Office, Outlook) idealerweise SAP-ISH
• Büroorganisationskenntnisse, Verwaltungsprozesskenntnisse
• Wünschenswert: erste Berufserfahrungen
• Fähigkeit zum ergebnis- und serviceorientierten Arbeiten, Durchsetzungsvermögen, Zuverlässigkeit, Diskretion, Einsatzbereitschaft, Koordinations-, Kommunikationsgeschick, Teamfähigkeit, Flexibilität

Immunitätsstatus

Eine Einstellung ist nur möglich, wenn nach den jeweils geltenden (gesetzlichen und medizinischen) Vorgaben gegen das Masernvirus ein vollständiger Immunisierungs- bzw. Immunitätsnachweis vorliegt. Dies ist vor Beschäftigungsbeginn durch entsprechende Unterlagen (z.B. Impfausweis) nachzuweisen.

Stellenangebot und Perspektiven

• Attraktive Bezahlung nach TVöD/VKA
• Krisensicherer Arbeitsplatz, sinnstiftende Tätigkeit, wertschätzendes Miteinander
• Strukturierte Einarbeitung und offener Wissensaustausch im Team
• Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsprogramme an unserer UKE-Akademie für Bildung und Karriere
• Möglichkeiten zur Mitgestaltung unserer Personalpolitik „UKE INside“ in berufsgruppen- und hierarchieübergreifenden Projekten
• Nachhaltig unterwegs: Zuschüsse zum Deutschlandticket als Jobticket und Dr. Bike Fahrradservice; Option zum Dienstrad-Leasing
• Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
• Ausgezeichnete Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote
• Unser Mitarbeitendenrestaurant bietet eine reiche Auswahl an kulinarischen Angeboten; weitere Angebote gibt es in den „Health Kitchen“ Cafés und Bistros und in einem Supermarkt direkt auf dem Gelände