Sekretär*in im Chefsekretariat

Universitätsmedizin Greifswald Körperschaft des öffentlichen Rechts; Greifswald; On-site; EUR 25,000 - 42,000; Part time

Benefits offered by this job

TV-L-E6 (tarifliche Vergütung)

Betriebliche Altersvorsorge

Mitarbeitendenvergünstigungen

Jobrad-Leasing

Flexible Arbeitszeiten

Hansefit

Wohnungssuche-Unterstützung

Job summary

Universitätsmedizin Greifswald sucht eine Sekretär*in im Chefsekretariat zur Bearbeitung aller administrativen Vorgänge im Büro des Klinikdirektors. Sie bereiten Sitzungen vor, protokollieren und verwalten Verträge für wissenschaftliche Hilfskräfte sowie Doktorand*innen.

Zu Ihren Aufgaben zählt außerdem die Pflege der Literaturdatenbank, die Implementierung von Software-Updates und die Kommunikation mit universitären Partner*innen, Industriepartner*innen, Studierenden und Organen des

Qualifications

• Abgeschlossene dreijährige Ausbildung oder mindestens drei Jahre Berufserfahrung im kaufmännischen oder medizinischen Bereich.
• Vertiefte Kenntnisse im kaufmännischen Schriftverkehr, Telefon- und Empfangsmanagement und Terminmanagement.
• Grundkenntnisse in MS-Outlook/Teams, Zoom und Moodle sowie in SAP, KAS, E-Campus und Endnote (Publikationssoftware).
• Kenntnisse von klinischen Prozessen, universitärer Lehrabläufe und im Beschaffungswesen sowie vom Landesreisekostengesetz.
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mind. A2-Niveau).
• Eine selbstständige, diskrete und zuverlässige Arbeitsweise.
• Ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsfähigkeit.

Responsibilities

• Bearbeitung und Koordinierung aller administrativen Vorgänge sowie der schriftlichen und digitalen Korrespondenz im Büro des Klinikdirektors.
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Beratungen inkl. Protokollführung.
• Gestaltung und Verwaltung der Arbeitsverträge von wissenschaftlichen Hilfskräften und Doktorand*innen.
• Pflege der Literaturdatenbank und Implementierung von Software-Updates.
• Kommunikation mit universitären Partner*innen, Industriepartner*innen, Studierenden und internen Organen des Wissenschaftsmanagements.

Skills

Schriftverkehr

Telefon- und Empfangsmanagement

Terminmanagement

Englischkenntnisse

Selbstständigkeit

Diskretion

Zuverlässigkeit

Kommunikationsfähigkeit

Organisationsfähigkeit

Education

Dreijährige Ausbildung

Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich

Berufserfahrung im medizinischen Bereich

Tools

MS Outlook/Teams

Zoom

Moodle

SAP

KAS

E-Campus

Endnote

Job description

Sekretär*in im Chefsekretariat

Zentrum für Zahn-, Mund- & Kieferheilkunde: Zahnärztliche Prothetik, Alterszahnheilkunde & med. Werkstoffkunde

Ab sofort in Voll- oder Teilzeit (20 - 50 %), befristet im Rahmen einer Krankheitsvertretung

Ihre Aufgaben

• Bearbeitung und Koordinierung aller administrativen Vorgänge sowie der schriftlichen und digitalen Korrespondenz im Büro des Klinikdirektors
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Beratungen inkl. Protokollführung
• Gestaltung und Verwaltung der Arbeitsverträge von wissenschaftlichen Hilfskräfte und Doktorand*innen
• Pflege der Literaturdatenbank und Implementierung von Software- Updates
• Kommunikation mit universitären Partner*innen, Industriepartner*innen, Studierenden und internen Organen des Wissenschaftsmanagements

Unsere Anforderungen

• Abgeschlossene dreijährige Ausbildung oder mindestens drei Jahre Berufserfahrung im kaufmännischen oder medizinischen Bereich
• Vertiefte Kenntnisse im kaufmännischen Schriftverkehr, Telefon- und Empfangsmanagement und Terminmanagement
• Grundkenntnisse in MS-Outlook/-Teams, Zoom und Moodle sowie in den Programmen SAP, KAS, E-Campus und Endnote (Publikationssoftware)
• Kenntnisse von klinischen Prozessen, universitärern Lehrabläufen und im Beschaffungswesen (Materialwirtschaft) sowie vom Landesreisekostengesetz
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mind. A2-Niveau)
• Eine selbstständige, diskrete und zuverlässige Arbeitsweise
• Ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsfähigkeit

Unser Angebot

• Attraktive Vergütung und Zusatzleistungen: Neben der tariflichen Vergütung nach TV-L (Eingruppierung E6 abhängig von der persönlichen Qualifikation) bietet die Universitätsmedizin Greifswald attraktive Zusatzleistungen wie betriebliche Altersvorsorge und Mitarbeitendenvergünstigungen auf der Corporate Benefits Plattform. Außerdem fördern wir die nachhaltige Mobilität mit der Möglichkeit des Jobrad-Leasings.
• Fortbildungsmöglichkeiten: Es werden regelmäßig Weiterbildungs- und Schulungsprogramme angeboten, um die persönliche und berufliche Entwicklung der Mitarbeitenden zu fördern und ihnen zu helfen, auf dem neusten Stand der Forschung und Technologie zu bleiben.
• Work-Life-Balance: Die Universitätsmedizin Greifswald setzt sich für eine ausgewogene Work-Life-Balance ihrer Mitarbeitenden ein und bietet flexible Arbeitszeitmodelle sowie Programme zur Förderung von Gesundheit und Wohlbefinden, wie z.B. die Kooperation mit der Hansefit GmbH, an. Unser Familienbüro unterstützt Sie bei der Wohnungssuche und allen Fragen rund um das Thema „Vereinbarkeit von Familie und Beruf