Sekretär*in im Chefsekretariat

Greifswald; Greifswald; On-site; EUR 42,000 - 54,000; Part time

Benefits offered by this job

TV-L tarifliche Vergütung E6

Betriebliche Altersvorsorge

Mitarbeitendenvergünstigungen (Corp.福利

Jobrad-Leasing

Fortbildungsmöglichkeiten

Flexible Arbeitszeitmodelle

Hansefit-Kooperation

Familienbüro unterstützt Wohnungssuche

Job summary

Die Universitätsmedizin Greifswald sucht ab sofort flexible Verwaltungsmitarbeiterinnen/Verwaltungsmitarbeiter in Voll- oder Teilzeit (20–50 %) zur Krankheitsvertretung im Zentrum für Zahn-, Mund- und Kieferheilkunde. Zu Ihren Aufgaben gehören die Bearbeitung und Koordinierung aller administrativen Vorgänge im Büro des Klinikdirektors, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen sowie Protokollführung.

Sie bringen eine abgeschlossene Ausbildung oder mind.

Qualifications

• Abgeschlossene dreijährige Ausbildung oder mind. 3 Jahre Berufserfahrung im kaufmännischen oder medizinischen Bereich.
• Vertiefte Kenntnisse im kaufmännischen Schriftverkehr, Telefon- und Empfangsmanagement sowie Terminmanagement.
• Grundkenntnisse in MS-Outlook/Teams, Zoom und Moodle sowie in SAP, KAS, E-Campus und Endnote (Publikationssoftware).
• Kenntnisse klinischer Prozesse, universitärer Lehrabläufe und im Beschaffungswesen (Materialwirtschaft) sowie vom Landesreisekostengesetz.
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mind. A2).
• Selbstständige, diskrete und zuverlässige Arbeitsweise.
• Ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsfähigkeit.

Responsibilities

• Bearbeitung und Koordinierung aller administrativen Vorgänge sowie der schriftlichen und digitalen Korrespondenz im Büro des Klinikdirektors
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Beratungen inkl. Protokollführung
• Gestaltung und Verwaltung der Arbeitsverträge von wissenschaftlichen Hilfskräften und Doktorand*innen
• Pflege der Literaturdatenbank und Implementierung von Software-Updates
• Kommunikation mit universitären Partner*innen, Industriepartner*innen, Studierenden und internen Organen des Wissenschaftsmanagements

Skills

Kommunikationsfähigkeit

Organisationsfähigkeit

Teamfähigkeit

Selbstständige Arbeitsweise

Diskretion

Englischkenntnisse

Education

Dreijährige kaufmännische oder medizinische Ausbildung

Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im kaufmännischen oder medizinischen Bereich

Tools

MS Outlook/Teams

Zoom

Moodle

SAP

KAS

E-Campus

Endnote

Job description

Ab sofort in Voll- oder Teilzeit (20 - 50 %), befristet im Rahmen einer Krankheitsvertretung

Zentrum für Zahn-, Mund- & Kieferheilkunde: Zahnärztliche Prothetik, Alterszahnheilkunde & med. Werkstoffkunde

Ihre Aufgaben

• Bearbeitung und Koordinierung aller administrativen Vorgänge sowie der schriftlichen und digitalen Korrespondenzim Büro des Klinikdirektors
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Beratungen inkl. Protokollführung
• Gestaltung und Verwaltung der Arbeitsverträge von wissenschaftlichen Hilfskräfte und Doktorand*innen
• Pflege der Literaturdatenbank und Implementierung von Software- Updates
• Kommunikation mit universitären Partner*innen, Industriepartner*innen, Studierenden und internen Organen des Wissenschaftsmanagements

Unsere Anforderungen

• Abgeschlossene dreijährige Ausbildung oder mindestens drei Jahre Berufserfahrung im kaufmännischen oder medizinischen Bereich
• Vertiefte Kenntnisse imkaufmännischen Schriftverkehr,Telefon- und Empfangsmanagement undTerminmanagement
• Grundkenntnissein MS-Outlook/-Teams, Zoom und Moodle sowie in den Programmen SAP, KAS, E-Campus und Endnote (Publikationssoftware)
• Kenntnisse vonklinischen Prozessen,universitären Lehrabläufen undim Beschaffungswesen (Materialwirtschaft) sowie vom Landesreisekostengesetz
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mind.A2-Niveau)
• Eine selbstständige, diskrete und zuverlässigeArbeitsweise
• Ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsfähigkeit

Unser Angebot

Attraktive Vergütung und Zusatzleistungen: Neben der tariflichen Vergütung nach TV-L (Eingruppierung E6 abhängig von der persönlichen Qualifikation) bietet die Universitätsmedizin Greifswald attraktive Zusatzleistungen wie betriebliche Altersvorsorge und Mitarbeitendenvergünstigungen auf der Corporate Benefits Plattform. Außerdem fördern wir die nachhaltige Mobilität mit der Möglichkeit des Jobrad-Leasings.
Fortbildungsmöglichkeiten: Es werden regelmäßig Weiterbildungs- und Schulungsprogramme angeboten, um die persönliche und berufliche Entwicklung der Mitarbeitenden zu fördern und ihnen zu helfen, auf dem neusten Stand der Forschung und Technologie zu bleiben.
Work-Life-Balance: Die Universitätsmedizin Greifswald setzt sich für eine ausgewogene Work-Life-Balance ihrer Mitarbeitenden ein und bietet flexible Arbeitszeitmodelle sowie Programme zur Förderung von Gesundheit und Wohlbefinden, wie z.b. die Kooperation mit der Hansefit GmbH, an.Unser Familienbüro unterstützt Sie bei der Wohnungssuche und allen Fragen rund um das Thema „Vereinbarkeit von Familie und Beruf