Sekretär*in im Chefsekretariat

Universitätsmedizin Greifswald; Greifswald; Hybrid; EUR 10,000 - 20,000; Full time

Benefits offered by this job

Betriebliche Altersvorsorge

Mitarbeitendenvergünstigungen

Jobrad-Leasing

Fortbildungsprogramme

Flexible Arbeitszeitmodelle

Job summary

Universitätsmedizin Greifswald sucht zur Krankheitsvertretung eine administrative Unterstützung in Voll- oder Teilzeit (20–50%). Sie koordinieren alle Vorgänge, bereiten Sitzungen vor, protokollieren, betreuen Arbeitsverträge und pflegen Literaturdatenbanken.

Zudem kommunizieren Sie mit Partnern und Studierenden und helfen beim Beschaffungswesen.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder 3 Jahre Berufserfahrung im kaufmännischen/medizinischen Bereich.
• Fundierte Kenntnisse im Schriftverkehr, Telefon- und Empfangsmanagement sowie Terminplanung.
• Grundkenntnisse in MS-Office, Zoom, Moodle, SAP, KAS, E-Campus und Endnote.
• Verständnis klinischer Prozesse, Lehrabläufe und Beschaffungswesen.
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Bearbeitung und Koordinierung aller administrativen Vorgänge sowie der Korrespondenz.
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen inkl. Protokollführung.
• Gestaltung und Verwaltung von Arbeitsverträgen von Assistenten und Doktoranden.
• Pflege der Literaturdatenbank und Implementierung von Software-Updates.
• Kommunikation mit universitären Partnern, Industriepartnern, Studierenden und Organen.

Skills

kaufmännischer Schriftverkehr

Telefon- und Empfangsmanagement

Terminmanagement

Englische Sprachkenntnisse

Selbstständige Arbeitsweise

Diskretion

Zuverlässigkeit

Kommunikationsfähigkeit

Organisationsfähigkeit

Education

Dreijährige kaufmännische Ausbildung oder 3 Jahre Berufserfahrung

Tools

MS Outlook/Teams

Zoom

Moodle

SAP

KAS

E-Campus

Endnote

Job description

Ab sofort in Voll- oder Teilzeit (20 - 50 %), befristet im Rahmen einer Krankheitsvertretung

Zentrum für Zahn-, Mund- & Kieferheilkunde: Zahnärztliche Prothetik, Alterszahnheilkunde & med. Werkstoffkunde

Ihre Aufgaben

• Bearbeitung und Koordinierung aller administrativen Vorgänge sowie der schriftlichen und digitalen Korrespondenz im Büro des Klinikdirektors
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Beratungen inkl. Protokollführung
• Gestaltung und Verwaltung der Arbeitsverträge von wissenschaftlichen Hilfskräfte und Doktorand*innen
• Pflege der Literaturdatenbank und Implementierung von Software- Updates
• Kommunikation mit universitären Partner*innen, Industriepartner*innen, Studierenden und internen Organen des Wissenschaftsmanagements

Unsere Anforderungen

• Abgeschlossene dreijährige Ausbildung oder mindestens drei Jahre Berufserfahrung im kaufmännischen oder medizinischen Bereich
• Vertiefte Kenntnisse im kaufmännischen Schriftverkehr, Telefon- und Empfangsmanagement und Terminmanagement
• Grundkenntnisse in MS-Outlook/-Teams, Zoom und Moodle sowie in den Programmen SAP, KAS, E-Campus und Endnote (Publikationssoftware)
• Kenntnisse von klinischen Prozessen, universitären Lehrabläufen und im Beschaffungswesen (Materialwirtschaft) sowie vom Landesreisekostengesetz
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mind. A2-Niveau)
• Eine selbstständige, diskrete und zuverlässige Arbeitsweise
• Ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsfähigkeit

Unser Angebot

Attraktive Vergütung und Zusatzleistungen: Neben der tariflichen Vergütung nach TV-L (Eingruppierung E6 abhängig von der persönlichen Qualifikation) bietet die Universitätsmedizin Greifswald attraktive Zusatzleistungen wie betriebliche Altersvorsorge und Mitarbeitendenvergünstigungen auf der Corporate Benefits Plattform. Außerdem fördern wir die nachhaltige Mobilität mit der Möglichkeit des Jobrad-Leasings.

Fortbildungsmöglichkeiten: Es werden regelmäßig Weiterbildungs- und Schulungsprogramme angeboten, um die persönliche und berufliche Entwicklung der Mitarbeitenden zu fördern und ihnen zu helfen, auf dem neusten Stand der Forschung und Technologie zu bleiben.

Work-Life-Balance: Die Universitätsmedizin Greifswald setzt sich für eine ausgewogene Work-Life-Balance ihrer Mitarbeitenden ein und bietet flexible Arbeitszeitmodelle sowie Programme zur Förderung von Gesundheit und Wohlbefinden, wie z.b. die Kooperation mit der Hansefit GmbH, an. Unser Familienbüro unterstützt Sie bei der Wohnungssuche und allen Fragen rund um das Thema "Vereinbarkeit von Familie und Beruf".

Hanseatischer Standort: Greifswald ist eine charmante Universitätsstadt in Ostseenähe mit einer hohen Lebensqualität, vielfältigen kulturellen Angeboten und einer geschichtsträchtigen Umgebung für Arbeit und Freizeit.

Willkommen

• bei der Universitätsmedizin Greifswald - dem Ort, an dem Innovation auf Tradition trifft und gemeinsam die Zukunft der Gesundheitsversorgung gestaltet wird. Wir sind stolz auf unser vielfältiges Team von Fachkräften, das sich leidenschaftlich für exzellente Patientenversorgung, Forschung und Lehre engagiert. Wenn Sie Teil eines dynamischen und inspirierenden Umfelds werden möchten, in dem Ihre Ideen und Ihr Engagement geschätzt werden, dann sind Sie bei uns genau richtig. Diversität und Chancengleichheit sind uns besondere Anliegen und wir möchten alle Personen ermutigen, sich bei uns zu bewerben - wir freuen uns über Bewerbungen von allen Menschen, unabhängig von Herkunft und Geschlecht sowie einer Schwerbehinderung oder Gleichstellung.