Secretary Administrator (m/w/d)

Rolls-Royce Power Systems AG; Friedrichshafen; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Tarifbindung Metall- & Elektro

Betriebliche Altersvorsorge

Gesundheitsmanagement

JobTicket und Jobrad

Corporate Benefits

Job summary

Rolls-Royce Power Systems in Friedrichshafen sucht eine engagierte Assistenz im administrativen Umfeld. Sie unterstützen bei Entscheidungsvorlagen, planen eigenständig interne und externe Termine und koordinieren Veranstaltungen sowie Workshops.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Organisation von Reisen, Reisekostenabrechnungen, Bearbeitung der Eingangspost, Ablage- und Dokumentenverwaltung sowie die sachgerechte Informationsweitergabe an interne und externe Stellen.

Qualifications

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung
• Idealerweise Berufserfahrung im Assistenzbereich eines mittelständischen Konzerns/Unternehmens
• Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit MS-Office-Anwendungen sowie eine IT-Affinität
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Durchsetzungsvermögen, Flexibilität und Teamorientierung
• Selbstständige, zuverlässige und gut organisierte Arbeitsweise
• Interesse an fachübergreifenden und finanzwirtschaftlichen Themen

Responsibilities

• Unterstützung bei der Erstellung von Entscheidungsvorlagen in MS-Office
• Eigenständige Terminplanung, -steuerung und -verwaltung von internen und externen Besprechungen, Veranstaltungen und Workshops
• Steuerung und Koordination offener Aufgaben und Maßnahmen insbesondere Sicherstellung der frist- und sachgerechten Erledigung durch konsequente Nachverfolgung
• Organisation und Durchführung von Reisen und Besuchsprogrammen im In- und Ausland inklusive Planung, Überwachung, Organisation und Reisekosten-Abrechnung
• Koordination von Reisetätigkeiten innerhalb der Abteilung
• Anlegen und Nachverfolgenden von Bestellungen und Büromanagement
• Arbeitszeitkorrekturen und Zeitbeauftragtenaufgaben
• Erfassung und Verarbeitung fachspezifischer Informationen, z. B. Erstellung von Unterlagen und Grafiken für Präsentationen
• Administrative Mitarbeit bei typischen Sachgebietsaufgaben und Zusammenarbeit mit internen und externen Stellen, inklusive Erteilung einfacher Fachauskünfte
• Nutzung abteilungsspezifischer Kommunikations- und Verwaltungsinstrumente
• Strukturierte Einrichtung und Verwaltung von physischen und digitalen Ablagen /Sharepoints für spezielle Arbeitsgebiete (z. B. Projekte), Dokumentenklassifizierung und Ablage
• Bearbeitung und Priorisierung der Eingangspost sowie Information der Betroffenen
• Überprüfung der Ausgangspost auf formale Richtigkeit und Vollständigkeit, Versandvorbereitung und ggf. Einholung von Unterschriften

Skills

Verhandlungssichere Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Teamorientierung

Selbstständige Arbeitsweise

Education

Kaufmännische Berufsausbildung

Tools

MS Office

SharePoint

IT-Affinität

Job description

• Unterstützung bei der Erstellung von Entscheidungsvorlagen in MS-Office
• Eigenständige Terminplanung, -steuerung und -verwaltung von internen und externen Besprechungen, Veranstaltungen und Workshops
• Steuerung und Koordination offener Aufgaben und Maßnahmen insbesondere Sicherstellung der frist- und sachgerechten Erledigung durch konsequente Nachverfolgung
• Organisation und Durchführung von Reisen und Besuchsprogrammen im In- und Ausland inklusive Planung, Überwachung, Organisation und Reisekosten-Abrechnung
• Koordination von Reisetätigkeiten innerhalb der Abteilung
• Anlegen und Nachverfolgenden von Bestellungen und Büromanagement
• Arbeitszeitkorrekturen und Zeitbeauftragtenaufgaben
• Erfassung und Verarbeitung fachspezifischer Informationen, z. B. Erstellung von Unterlagen und Grafiken für Präsentationen
• Administrative Mitarbeit bei typischen Sachgebietsaufgaben und Zusammenarbeit mit internen und externen Stellen, inklusive Erteilung einfacher Fachauskünfte
• Nutzung abteilungsspezifischer Kommunikations- und Verwaltungsinstrumente
• Strukturierte Einrichtung und Verwaltung von physischen und digitalen Ablagen /Sharepoints für spezielle Arbeitsgebiete (z. B. Projekte), Dokumentenklassifizierung und Ablage
• Bearbeitung und Priorisierung der Eingangspost sowie Information der Betroffenen
• Überprüfung der Ausgangspost auf formale Richtigkeit und Vollständigkeit, Versandvorbereitung und ggf. Einholung von Unterschriften

Aufgaben - Das erwartet Sie bei uns:

• Unterstützung bei der Erstellung von Entscheidungsvorlagen in MS-Office
• Eigenständige Terminplanung, -steuerung und -verwaltung von internen und externen Besprechungen, Veranstaltungen und Workshops
• Steuerung und Koordination offener Aufgaben und Maßnahmen insbesondere Sicherstellung der frist- und sachgerechten Erledigung durch konsequente Nachverfolgung
• Organisation und Durchführung von Reisen und Besuchsprogrammen im In- und Ausland inklusive Planung, Überwachung, Organisation und Reisekosten-Abrechnung
• Koordination von Reisetätigkeiten innerhalb der Abteilung
• Anlegen und Nachverfolgenden von Bestellungen und Büromanagement
• Arbeitszeitkorrekturen und Zeitbeauftragtenaufgaben
• Erfassung und Verarbeitung fachspezifischer Informationen, z. B. Erstellung von Unterlagen und Grafiken für Präsentationen
• Administrative Mitarbeit bei typischen Sachgebietsaufgaben und Zusammenarbeit mit internen und externen Stellen, inklusive Erteilung einfacher Fachauskünfte
• Nutzung abteilungsspezifischer Kommunikations- und Verwaltungsinstrumente
• Strukturierte Einrichtung und Verwaltung von physischen und digitalen Ablagen /Sharepoints für spezielle Arbeitsgebiete (z. B. Projekte), Dokumentenklassifizierung und Ablage
• Bearbeitung und Priorisierung der Eingangspost sowie Information der Betroffenen
• Überprüfung der Ausgangspost auf formale Richtigkeit und Vollständigkeit, Versandvorbereitung und ggf. Einholung von Unterschriften

Qualifikationen - Was wir uns wünschen:

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung
• Idealerweise Berufserfahrung im Assistenzbereich eines mittelständischen Konzernes/Unternehmens
• Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit MS-Office-Anwendungen sowie eine IT-Affinität
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Durchsetzungsvermögen, Flexibilität und Teamorientierung
• Selbstständige, zuverlässige und gut organisierte Arbeitsweise
• Interesse an fachübergreifenden und finanzwirtschaftlichen Themen

Warum Rolls-Royce Power Systems – Das bieten wir Ihnen:

• Gesunde und faire Arbeitsbedingungen durch Tarifbindung (Metall- und Elektroindustrie)
• Betriebseigene Krankenkasse BKK MTU für unsere Mitarbeitenden und Familienangehörigen
• Umfangreiches betriebliches Gesundheitsmanagement inklusive Firmenfitnessprogramm (EGYM Wellpass)
• Attraktive betriebliche Altersvorsorge – Mit uns für das Alter sparen!
• Berufsunfähigkeitsversicherung – Absicherung für alle Fälle!
• Mobilitätsunterstützung im Alltag – JobTicket und Jobrad
• Corporate Benefits Programm – Attraktive Mitarbeiterrabatte auf zahlreiche starke Marken

Wir sind ein Arbeitgeber, der sich für Chancengleichheit einsetzt. Wir setzen uns für die Entwicklung einer vielfältigen Belegschaft und eines integrativen Arbeitsumfelds ein. Wir glauben, dass Menschen mit unterschiedlichen Hintergründen und Kulturen uns unterschiedliche Perspektiven geben. Und je mehr Perspektiven wir haben, desto erfolgreicher werden wir sein. Durch den Aufbau einer Kultur des Respekts und der Wertschätzung geben wir jedem, der hier arbeitet, die Möglichkeit, sein volles Potenzial auszuschöpfen.

Ihr Ansprechpartner

Mirnes Jusic

[e-mail]

Vertragsart

Permanent