Secretary Administrator (m/w/d)

Rolls-Royce Corporation; Friedrichshafen; On-site; EUR 36,000 - 47,000; Full time

Benefits offered by this job

Tarifbindung Metall- und Elektroind.

Krankenkasse MTU inkl. Familienangehör

Gesundheitsmanagement inkl. Fitness

Altersvorsorge

JobTicket/Jobrad

Job summary

Rolls-Royce Power Systems in Friedrichshafen sucht eine/n Sekretär/in/Administrator/in (m/w/d) in Vollzeit. Sie unterstützen bei Entscheidungsvorlagen, planen Termine, koordinieren Reisen und übernehmen Büromanagement inkl. Reklamationen.

Sie arbeiten eigenständig, flexibel und teamorientiert. Deutsche Verhandlungssicherheit und gute Englischkenntnisse runden Ihr Profil ab. Bewerbungen online über das Karriereportal sind erwünscht.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse und IT-Affinität.
• Deutsch verhandlungssicher, Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Selbstständige, zuverlässige und gut organisierte Arbeitsweise.

Responsibilities

• Terminplanung und -verwaltung interner/externer Besprechungen.
• Reiseorganisation inkl. Reisekostenabrechnung und Budgetüberblick.
• Bestellungen anlegen und Büromanagement führen.
• Postbearbeitung, Dokumentenablage (SharePoint) und Informationsaufbereitung.
• Unterlagen für Präsentationen erstellen und Aufgaben nachverfolgen.

Skills

MS Office Kenntnisse

Deutsch verhandlungssicher

Englischkenntnisse

Organisationstalent

Teamfähigkeit

Education

Kaufmännische Berufsausbildung

Tools

SharePoint

Job description

## Secretary Administrator (m/w/d)Apply: Friedrichshafen: Full time: Posted Today: JR6157282# **Job Description**## **Aufgaben - Das erwartet Sie bei uns:** * Unterstützung bei der Erstellung von Entscheidungsvorlagen in MS-Office* Eigenständige Terminplanung, -steuerung und -verwaltung von internen und externen Besprechungen, Veranstaltungen und Workshops* Steuerung und Koordination offener Aufgaben und Maßnahmen insbesondere Sicherstellung der frist- und sachgerechten Erledigung durch konsequente Nachverfolgung* Organisation und Durchführung von Reisen und Besuchsprogrammen im In- und Ausland inklusive Planung, Überwachung, Organisation und Reisekosten-Abrechnung* Koordination von Reisetätigkeiten innerhalb der Abteilung* Anlegen und Nachverfolgenden von Bestellungen und Büromanagement* Arbeitszeitkorrekturen und Zeitbeauftragtenaufgaben* Erfassung und Verarbeitung fachspezifischer Informationen, z.B. Erstellung von Unterlagen und Grafiken für Präsentationen* Administrative Mitarbeit bei typischen Sachgebietsaufgaben und Zusammenarbeit mit internen und externen Stellen, inklusive Erteilung einfacher Fachauskünfte* Nutzung abteilungsspezifischer Kommunikations- und Verwaltungsinstrumente* Strukturierte Einrichtung und Verwaltung von physischen und digitalen Ablagen /Sharepoints für spezielle Arbeitsgebiete (z.B. Projekte), Dokumentenklassifizierung und Ablage* Bearbeitung und Priorisierung der Eingangspost sowie Information der Betroffenen* Überprüfung der Ausgangspost auf formale Richtigkeit und Vollständigkeit, Versandvorbereitung und ggf. Einholung von Unterschriften## ## **Qualifikationen - Was wir uns wünschen:** * Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung* Idealerweise Berufserfahrung im Assistenzbereich eines mittelständischen Konzernes/Unternehmens* Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit MS-Office-Anwendungen sowie eine IT-Affinität* Verhandlungssichere Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift* Durchsetzungsvermögen, Flexibilität und Teamorientierung* Selbstständige, zuverlässige und gut organisierte Arbeitsweise* Interesse an fachübergreifenden und finanzwirtschaftlichen Themen ## **Warum Rolls-Royce Power Systems – Das bieten wir Ihnen:** * Gesunde und faire Arbeitsbedingungen durch Tarifbindung (Metall- und Elektroindustrie)* Betriebseigene Krankenkasse BKK MTU für unsere Mitarbeitenden und Familienangehörigen* Umfangreiches betriebliches Gesundheitsmanagement inklusive Firmenfitnessprogramm (EGYM Wellpass)* Attraktive betriebliche Altersvorsorge – Mit uns für das Alter sparen!* Berufsunfähigkeitsversicherung – Absicherung für alle Fälle!* Mobilitätsunterstützung im Alltag – JobTicket und Jobrad* Corporate Benefits Programm – Attraktive Mitarbeiterrabatte auf zahlreiche starke Marken Wir sind ein Arbeitgeber, der sich für Chancengleichheit einsetzt. Wir setzen uns für die Entwicklung einer vielfältigen Belegschaft und eines integrativen Arbeitsumfelds ein. Wir glauben, dass Menschen mit unterschiedlichen Hintergründen und Kulturen uns unterschiedliche Perspektiven geben. Und je mehr Perspektiven wir haben, desto erfolgreicher werden wir sein. Durch den Aufbau einer Kultur des Respekts und der Wertschätzung geben wir jedem, der hier arbeitet, die Möglichkeit, sein volles Potenzial auszuschöpfen. **Ihr Ansprechpartner** Mirnes [e-mail]**Hinweis:** Bitte bewerben Sie sich ausschließlich online über unser Karriereportal. Bewerbungen auf anderen Kanälen (insb. auch E-Mail) können nicht berücksichtigt werden.# **Type of Contract**Permanent