Schulsachbearbeitung (m,w,d)

Landkreis Ludwigslust-Parchim; Wittenburg; Vor Ort; EUR 30.000 - 38.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Familienfreundliche Arbeitsbedingungen

Zusammenfassung

Landkreis Ludwigslust-Parchim sucht eine Schulsachbearbeitung (m,w,d) im Fachdienst 42 – Bildung, kreisliche Schulen und Sport. Die Stelle ist befristet in Vollzeit für Krankenvertretung und am Gymnasialzentrum Wittenburg – Gymnasialteil angesiedelt.

Zu Ihren Aufgaben gehören Sekretariatsführung, Haushaltsplanung, SIP-Verwaltung, Schulgeldbescheide, Kassen- und Rechnungswesen sowie Materialverwaltung. Sie unterstützen Bewerbermanagement, Schulwechsel und Zeugniserstellung und arbeiten eng mit

Qualifikationen

• Abschluss als Kauffrau bzw. Kaufmann für Bürokommunikation oder Verwaltungsfachangestellte bzw. Verwaltungsfachangestellter oder gleichwertig.
• Kenntnisse im Haushaltsrecht.
• Erfahrungen in der Sekretariatsarbeit und im Umgang mit dem Schulverwaltungsprogramm sind erforderlich.
• Gute Rechtschreib- und PC-Kenntnisse.
• Gute mündliche und schriftliche Ausdrucks- und Kommunikationsfähigkeit.
• Pkw-Führerschein (Bereitschaft zur Nutzung des eigenen Pkw für dienstliche Zwecke – Kostenerstattung nach Landesreisekostengesetz M-V)

Aufgaben

• Organisation und Führung des Sekretariats der Schulleitung
• Mitarbeit beim Erstellen des Haushaltsplanes für die Schule
• Organisation und Kontrolle der Haushaltsüberwachung
• Führen des SIP (Schulinformations- und Planungssystems)
• Erstellung der Schulgeldbescheide über FuxMedia
• Kassen- und Rechnungswesen
• Inventar- und Materialverwaltung
• Annahme und Bearbeitung von Schülerangelegenheiten
• Bearbeiten der Postangelegenheiten (Posteingang und -ausgang, Umgang mit der elektronischen Post sowie dem Intranet und Internet)
• Erledigen des allgemeinen Schriftverkehrs und der Schreibarbeiten für die Schulleitung sowie die Überwachung der Termine
• Einordnen und Verwalten des Schriftgutes nach Aktenplan, Fertigen von Sitzungsprotokollen sowie Verwalten der Vordrucke für schulinterne Veranstaltungen
• Ansprechpartner/-in bei Havarien, Notfällen, Ersthilfemaßnahmen und Absetzung Notruf
• Verwalten und Überwachen des Schulbudgets in Abstimmung mit dem Schulträger und der Schulleitung
• Zuarbeiten zu den Haushaltsplanungen sowie Quartals- und Jahresberichten des Schulträgers
• Ermitteln des Bedarfes, Beschaffen und Verwalten von Lehr-, Unterrichts-, Büro- und Verbrauchsmaterial sowie Zeugnissen und Vordrucken
• Einholen von Preisen und Fertigen von Bestellungen im Auftrag und nach Anweisung der Schulleitung sowie die anschließende Prüfung auf Vollständigkeit
• Aktualisieren und Verwalten der Lehrkraft- und Schülerakten sowie Pflegen der Daten
• Unterstützen der Schulleitung im Rahmen des Bewerbermanagements sowie Mithilfe bei der Durchführung der An- und Abmeldeverfahren
• Bearbeiten von Schülerwechsel sowie Erstellen und Aushändigen von Schulbescheinigungen
• Mitwirken bei Durchführung von Konferenzen und anderen Schulgremien
• Unterstützen bei der Organisation von schulübergreifenden Spiel-, Sport- und Schulfesten, von schulärztlichen Untersuchungen, Vorsorgeuntersuchungen und ggf. Impfaktionen
• Entgegennahme von Krank-, Gesund- und Unfallmeldungen, Sachbeschädigungen etc. und ggf. Weiterleiten an entsprechende Stellen sowie Überwachung der Abwicklung oder Regulierung bei Schadensfällen

Kenntnisse

Bürokommunikation

Haushaltsrecht

Sekretariatsarbeit

Schriftliche und mündliche Ausdrucksf"

PC-Kenntnisse

Pkw-Führerschein

Schulverwaltungsprogramm

Ausbildung

Kaufmann/-frau für Bürokommunikation oder Verwaltungsfachangestellte

Tools

FuxMedia

Schulverwaltungsprogramm

Jobbeschreibung

Beim Landkreis Ludwigslust-Parchim ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle als Schulsachbearbeitung (m,w,d) im Fachdienst 42 – Bildung, kreisliche Schulen und Sport zu besetzen.

Es handelt sich um eine befristete Vollzeitstelle für die Dauer der Krankenvertretung, die mit der Entgeltgruppe 6 TVöD bewertet ist. Der Einsatz erfolgt am Gymnasialen Schulzentrum Wittenburg - Gymnasialteil.

Tätigkeiten

• Organisation und Führung des Sekretariats der Schulleitung
• Mitarbeit beim Erstellen des Haushaltsplanes für die Schule
• Organisation und Kontrolle der Haushaltsüberwachung
• Führen des SIP (Schulinformations- und Planungssystems)
• Erstellung der Schulgeldbescheide über FuxMedia
• Kassen- und Rechnungswesen
• Inventar- und Materialverwaltung
• Annahme und Bearbeitung von Schülerangelegenheiten

Allgemeine Sekretariatstätigkeiten

• Bearbeiten der Postangelegenheiten (Posteingang und -ausgang, Umgang mit der elektronischen Post sowie dem Intranet und Internet)
• Erledigen des allgemeinen Schriftverkehrs und der Schreibarbeiten für die Schulleitung sowie die Überwachung der Termine
• Einordnen und Verwalten des Schriftgutes nach Aktenplan, Fertigen von Sitzungsprotokollen sowie Verwalten der Vordrucke für schulinterne Veranstaltungen, Klassenfahrten
• Ansprechpartner/-in bei Havarien, Notfällen, Ersthilfemaßnahmen und Absetzung Notruf

Budget-/Finanzangelegenheiten

• Verwalten und Überwachen des Schulbudgets in Abstimmung mit dem Schulträger und der Schulleitung
• Zuarbeiten zu den Haushaltsplanungen sowie Quartals- und Jahresberichten des Schulträgers
• Ermitteln des Bedarfes, Beschaffen und Verwalten von Lehr-, Unterrichts-, Büro- und Verbrauchsmaterial sowie Zeugnissen und Vordrucken
• Einholen von Preisen und Fertigen von Bestellungen im Auftrag und nach Anweisung der Schulleitung sowie die anschließende Prüfung auf Vollständigkeit

Leistungen für Schüler/-innen und Lehrkräfte

• Aktualisieren und Verwalten der Lehrkraft- und Schülerakten sowie Pflegen der Daten
• Unterstützen der Schulleitung im Rahmen des Bewerbermanagements sowie Mithilfe bei der Durchführung der An- und Abmeldeverfahren
• Bearbeiten von Schülerwechsel sowie Erstellen und Aushändigen von Schulbescheinigungen
• Mitwirken bei Durchführung von Konferenzen und anderen Schulgremien
• Unterstützen bei der Organisation von schulübergreifenden Spiel-, Sport- und Schulfesten, von schulärztlichen Untersuchungen, Vorsorgeuntersuchungen und ggf. Impfaktionen
• Entgegennahme von Krank-, Gesund- und Unfallmeldungen, Sachbeschädigungen etc. und ggf. Weiterleiten an entsprechende Stellen sowie Überwachung der Abwicklung oder Regulierung bei Schadensfällen

Anforderungsprofil

• Abschluss als Kauffrau beziehungsweise Kaufmann für Bürokommunikation oder Verwaltungsfachangestellte beziehungsweise Verwaltungsfachangestellter oder gleichwertig
• Kenntnisse im Haushaltsrecht
• Erfahrungen in der Sekretariatsarbeit und im Umgang mit dem Schulverwaltungsprogramm sind erforderlich
• gute Rechtschreib- und PC-Kenntnisse
• gute mündliche und schriftliche Ausdrucks- und Kommunikationsfähigkeit sowie freundliches und korrektes Auftreten im Umgang mit den Schülern, Lehrern und Eltern
• Pkw-Führerschein (Bereitschaft zur Nutzung des eigenen Pkw für dienstliche Zwecke – Kostenerstattung nach Landesreisekostengesetz M-V)

Das bieten wir Ihnen

• Einstieg in einen vielfältigen Aufgabenbereich in einer innovativen Verwaltung
• familienfreundliche Arbeitsbedingungen, ausgezeichnet mit dem Qualitätssiegel „Familienfreundlicher Arbeitgeber“
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Auskünfte zum ausgeschriebenen Aufgabenbereich erteilt Ihnen gerne die Leiterin des Fachdienstes, Frau Dittmann, unter der Telefonnummer 03871 722-4200.

Weitere Informationen über den Landkreis Ludwigslust-Parchim finden Sie unter www.kreis-lup.de.

Bewerberinnen und Bewerber mit Migrationshintergrund sind ausdrücklich erwünscht.

Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber oder ihnen gleichgestellte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Es wird darum gebeten, auf eine Schwerbehinderung beziehungsweise Gleichstellung bereits im Anschreiben hinzuweisen.

Sternberg

Landrat