Sales Support Coordinator – Vertriebsinnendienst (m/w/d)

Waterdrop Inc.; Hamburg; Hybrid; EUR 36,000 - 42,000; Full time

Job summary

Waterdrop Inc. in Hamburg sucht eine/n erfahrene/n Administrative/n Mitarbeiter/in für den B2B-Vertriebsinnendienst. Sie betreuen Geschäftskunden vom Erstkontakt bis zum Auftrag, pflegen Stammdaten und unterstützen Budget- sowie Rechnungsprozesse.

Zu Ihren Aufgaben gehören das Erstellen von Outbound-Kampagnen, die Koordination von Marketingkooperationen und die Erstellung von regelmäßigen Reportings. Sie arbeiten eng mit Logistik, Finance und Customer Service zusammen und profitieren von einer

Qualifications

• Berufserfahrung in einer administrativen Rolle im B2B-Umfeld.
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
• Strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise mit Datenqualität.
• Erfahrung in Stammdatenpflege, idealerweise Kunden-/Händlerportale.
• ERP-Kenntnisse von Vorteil.
• Sicherer Umgang mit Google Workspace und MS Office.
• Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Standort in Hamburg bevorzugt; Remote-Zusammenarbeit möglich.

Responsibilities

• Bearbeitung und Abwicklung von Inbound-Anfragen im B2B-Bereich.
• Budgetplanung und Rechnungsprüfung.
• Erstellung von Outbound-Kampagnen zur Akquise.
• Koordination von Produktanfragen bei Marketingkooperationen.
• Administratives Support im Geschäfts- und Verkaufsprozess.
• Datenpflege auf Plattformen unserer Vertriebskunden.
• Monatliche Reportings und allgemeine Administrationsaufgaben.

Skills

Deutsch- und Englischkenntnisse

Administrative Fähigkeiten

Kunden-/Vertriebsinnendienst-Erfahrung

Datenqualität & Stammdatenpflege

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Google Workspace

MS Office

ERP-Systeme

Job description

Drink More Water, together we grow.

Bei waterdrop® machen wir mehr Trinken einfach, praktisch und vor allem geschmackvoll! Entdecke eine neue Art der Erfrischung mit unseren kleinen fruchtigen Würfeln – den Microdrinks – die aus Wasser etwas machen, worauf man sich richtig freut. Ob fruchtiger Geschmack, ein Energieschub oder eine Extraportion Vitamine und Elektrolyte – bei uns findet man alles.

Heute ist waterdrop® über den eigenen Onlineshop, mehr als 50 Stores in Europa, Australien und den USA sowie B2B-Partnerschaften und über 25.000 Handelspartner präsent.

• Bearbeitung und Abwicklung von Inbound-Anfragen im B2B-Bereich:Betreuung von Geschäftskunden vom Erstkontakt über die Angebotserstellung bis zum Verkaufsabschluss.

• Budgetplanung & Rechnungsprüfung: Planung und Überwachung der Budgets sowie Prüfung und Abgleich eingehender Rechnungen.

• Erstellung von Outbound-Kampagnen zur aktiven Kundenakquise: Konzeption und Umsetzung gezielter Outbound-Aktionen im Rahmen unserer Key Moments zur aktiven Ansprache potenzieller Corporate-Kunden.

• Betreuung von Produktanfragen bei Marketingkooperationen: Koordination und Kalkulation von Produktanfragen, die im Zusammenhang mit gemeinsamen Marketingaktivitäten mit Partner:innen entstehen.

• Administrative Unterstützung im Geschäfts- & Verkaufsprozess: Pflege von Kundendaten, Angebotsdokumentation sowie Zusammenarbeit mit Logistik, Finance und Customer Service zur reibungslosen Auftragsabwicklung.

• Datenpflege auf den Plattformen unserer Vertriebskunden: Befüllung und laufende Pflege der Datenplattformen unserer Vertriebskunden – vollständig, korrekt und termingerecht, da verlässliche Daten eine zentrale Grundlage für die Zusammenarbeit mit unseren Handelspartnern sind.

• Monatliche Reportings & administrative Unterstützung: Erstellung der monatlichen Reportings sowie Unterstützung des Teams bei allgemeinen administrativen Aufgaben.

Marketing-Koordination

• Erstellung von verkaufsunterstützenden Materialien: Entwicklung und Pflege von Unterlagen wie Produktvorstellungen, Flyern, Materialien für Außendienstbesuche sowie Unterlagen zur Unterstützung von Marketingkampagnen – stets markenkonform und hochwertig.

• Koordination von Marketing-Umsetzungen im B2B-Bereich: Abstimmung und Umsetzung individueller Maßnahmen für Geschäftskunden in Zusammenarbeit mit internen Schnittstellen wie Design, Marketing und Vertrieb.

• Operative Unterstützung von B2B-Marketingkampagnen: Mitarbeit bei händlerspezifischen Kampagnen – von der Planung bis zur Umsetzung – mit Fokus auf effiziente interne Koordination und markengerechte Ausspielung.

Requirements

• Berufserfahrung in einer administrativen Rolle im B2B-Umfeld, z. B. im Vertriebsinnendienst, in der Vertriebs- oder Key-Account-Assistenz, im Einkauf oder im Getränke- bzw. Lebensmittelhandel

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

• Echte Freude an administrativen Aufgaben, eine strukturierte und sehr sorgfältige Arbeitsweise sowie ein hoher Anspruch an Datenqualität

• Erfahrung in der Stammdatenpflege, idealerweise auch in Kunden‑ bzw. Händlerportalen; ERP-Kenntnisse von Vorteil

• Sicherer Umgang mit Google Workspace bzw. MS Office (insbesondere Google Sheets/Excel), E‑Mail-Kommunikation und Dokumentenerstellung (Angebote, Präsentationen, Reportings)

• Belastbarkeit und ein kühler Kopf auch bei hohem Arbeitsaufkommen und parallelen Deadlines

• Find‑a‑way‑Mentalität: selbstständige, lösungsorientierte Arbeitsweise und Eigeninitiative

• Sehr gute Deutsch‑ und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

• Idealerweise mit Standort in Hamburg, bei gleichzeitiger Möglichkeit zur Remote‑Zusammenarbeit.

We work in a changing world which offers great opportunities for people with diverse backgrounds and experiences. We seek to attract and employ the best people from the widest talent pool because creating value through diversity is what makes us strong as a business and enables us to solve important problems and deliver added value. We encourage an inclusive culture where people can be themselves, are valued for their strengths and are empowered to be the best they can be.

*Based on packaging weight comparison: waterdrop® pod incl. lid (0.44 g) vs. average 500 ml single‑use PET bottle (23.09 g).