Sachbearbeitung (w, m, d) im Schulsekretariat

Stadt Duisburg; Duisburg; Vor Ort; EUR 32.000 - 42.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Krisensicherer Arbeitsplatz

Tarifliche Sonderzahlungen

Fortbildungsmöglichkeiten

Moderne Arbeitsplatzausstattung

Corporate Benefits

Zusammenfassung

Die Stadt Duisburg sucht eine Sachbearbeitung (w, m, d) im Schulsekretariat des Sophie-Scholl-Berufskollegs. Sie koordinieren Schulsekretariatsaufgaben, verwalten Termine und führen Korrespondenz mit Ministerien, Behörden und Ausbildungsbetrieben.

Zu Ihrem Profil gehören eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit entsprechender Berufserfahrung sowie Kenntnisse in SCHILD NRW und MS-Office. Sie arbeiten eng mit der Schulleitung zusammen und unterstützen administrative Abläufe inkl.

Qualifikationen

• eine abgeschlossene mindestens 3-jährige kaufmännische Berufsausbildung und eine mindestens 3-jährige dienliche Berufserfahrung
• Notar-, Rechtsanwalts- oder Sozialversicherungsangestellte bzw. -angestellter (w, m, d) und eine mindestens 3-jährige dienliche Berufserfahrung
• eine abgeschlossene mindestens 3-jährige kaufmännische Berufsausbildung und eine mindestens 2-jährige Berufserfahrung in einem Schulsekretariat der Stadt Duisburg

Aufgaben

• Koordination und Wahrnehmung Schulsekretariatsaufgaben, Erstversorgung kranker/verletzter Schülerinnen und Schüler sowie Benachrichtigung von Angehörigen
• Führung des Schulterminkalenders
• Durchführung der Korrespondenz mit Ministerien, Bezirksregierung, Schulaufsicht, IHK, HWK, Ausbildungsbetrieben, Ämtern und Verbänden
• Schulpflichtüberwachung
• Verwaltung des Schulbudgets
• Haushalt und Beschaffung
• Archivierung
• Pflege der digitalen Lehrer- und Schülerdaten in SCHILD NRW sowie Erstellen von Schulbescheinigungen, Schülerausweisen
• Unterstützung der Schulleitung, Schreibarbeiten und Pflege der Handakten
• Führung von Statistiken und Schulleitungsdateiverwaltung
• Terminkoordination und -absprache für die Schulleitung
• Vorbereitung von Sitzungen, Konferenzen und Tagungen
• Mitarbeit am schulscharfen Auswahlverfahren
• Koordination von Schulpartnerschaften, Konferenzen und anderen Schulgremien
• Betreuung der Öffentlichkeitsarbeit, insbesondere Informations- und Werbeflyer zusammenstellen und Druckaufträge entscheidungsreif vorbereiten

Kenntnisse

MS Office

Organisationsfähigkeit

Teamfähigkeit

Administrative Fähigkeiten

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Schulsekretariatserfahrung (NRW)

Notar-/Rechtsanwalts-/Sozialversicherungserfahrung

Tools

SCHILD NRW

Verwaltungssoftware

Jobbeschreibung

Duisburg – kontrastreich und lebendig: Naherholungsgebiete, Industriekultur, kulturelle Angebote, sportliche Highlights und eine attraktive Arbeitgeberin.

Die Stadt Duisburg sucht für das Amt für Schulische Bildung eine Sachbearbeitung (w, m, d) im Schulsekretariat des Sophie-Scholl-Berufskollegs.

Die Stadt Duisburg – Amt für Schulische Bildung – als Schulträger stellt unter anderem das erforderliche Personal in den Schulsekretariaten. Derzeit sind ca. 190 Mitarbeitende in 128 Schulsekretariaten aller Schulformen tätig.

Ihre Aufgabenschwerpunkte

• Koordination und Wahrnehmung Schulsekretariatsaufgaben, insbes.die Erstversorgung kranker, verletzter Schülerinnen und Schüler und Benachrichtigung von Angehörigen
• Führung des Schulterminkalenders
• Durchführung der Korrespondenz mit Ministerien, der Bezirksregierung - insbesondere der Schulaufsicht (auch in Personalangelegenheiten) -, IHK, HWK, Ausbildungsbetrieben, Ämtern und Verbänden
• Schulpflichtüberwachung
• Verwalten des Schulbudgets
• Haushalt und Beschaffung
• Archivierungstätigkeiten
• Pflege der digitalen Lehrer- und Schülerdaten in SCHILD NRW sowie das Erstellen von Schulbescheinigungen, Schülerausweisen, etc.
• Unterstützung der Schulleitung, insbes.Schreibarbeiten und die Pflege der Handakten
• Führung von Statistiken und Übernahme der Schulleitungsdateiverwaltung
• Terminkoordination und -absprache für die Schulleitung
• Vorbereitung von Sitzungen, Konferenzen und Tagungen
• Mitarbeit am schulscharfen Auswahlverfahren
• Koordination von Schulpartnerschaften, Konferenzen und anderen Schulgremien
• Betreuung der Öffentlichkeitsarbeit, insbesondere Informations- und Werbeflyer zusammenstellen und Druckaufträge entscheidungsreif vorbereiten

Ihre fachlichen Kompetenzen

• eine abgeschlossene mindestens 3-jährige kaufmännische Berufsausbildung und eine mindestens 3-jährige dienliche Berufserfahrung nach Erwerb der o. a. Qualifikation oder
• Notar-, Rechtsanwalts- oder Sozialversicherungsangestellte bzw. -angestellter (w, m, d) und eine mindestens 3-jährige dienliche Berufserfahrung nach Erwerb der o. a. Qualifikation oder
• eine abgeschlossene mindestens 3-jährige kaufmännische Berufsausbildung und eine mindestens 2-jährige Berufserfahrung in einem Schulsekretariat der Stadt Duisburg

Bewerbende, die nach 1970 geboren sind, haben einen ausreichenden Masernschutz bzw. eine Masernimmunität gem. Infektionsschutzgesetz nachzuweisen.

Ihre persönlichen Kompetenzen

• sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen sowie die Bereitschaft zur Einarbeitung in die genutzten Programme im Schulsekretariat
• gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit
• freundliches und sicheres Auftreten
• Organisationsvermögen, Teamfähigkeit und Belastbarkeit
• Geschick- und Einfühlungsvermögen sowie Durchsetzungsfähigkeit
• Bereitschaft zur Weiterbildung in dem Arbeitsbereich, insbesondere zur „Ersthelferausbildung“
• Bereitschaft zur flexiblen Arbeitszeitgestaltung innerhalb der Kernarbeitszeit der Schule

Wir bieten Ihnen

• einen krisensicheren Arbeitsplatz
• eine gute Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• tarifrechtliche Sonderzahlungen
• eine qualifizierte Personalentwicklung
• eine moderne Arbeitsplatzausstattung
• vielfältige Fortbildungsmöglichkeiten
• ein innovatives Gesundheitsmanagement
• attraktive Mobilitätsangebote
• Corporate Benefits

Diversität und Chancengleichheit sind uns wichtig. Alle Bewerbungen - unabhängig von ethnischer, kultureller oder sozialer Herkunft, Alter, Religion, Geschlecht, Weltanschauung oder Behinderung - sind ausdrücklich erwünscht.

Bewerbungen von Frauen werden in der Auswahlentscheidung nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes NRW sowie des Gleichstellungsplans der Stadt Duisburg www.duisburg.de/frauenbuero besonders berücksichtigt.

Bei gleicher Eignung werden schwerbehinderte und gleichgestellte Bewerbende besonders berücksichtigt.

Sie haben keine Möglichkeit Ihre Bewerbung online einzureichen? Dann rufen Sie uns an – wir finden eine Lösung.

Hierfür steht Ihnen Louis Feldkamp, Amt für Personal- und Organisationsmanagement, Telefon [phone], gerne zur Verfügung.

Sie haben noch Fragen zum Bewerbungsverfahren? Dann wenden Sie sich bitte an Melissa Farken, Amt für Schulische Bildung, Telefon [phone].